L’IA comme partenaire RH chez Protime

Protime fournit des logiciels de workforce management à des clients dans toute l’Europe. Avec 540 collaborateurs, ils aident les organisations à maîtriser leur temps précieux. Et si vous appliquiez cet énoncé de mission, « make time valuable », à votre propre service du personnel ?

L’intégration de l’IA dans les RH semble impressionnante, mais la pratique est toujours plus complexe. Trop d’outils, trop peu de stratégie et des collaborateurs qui doutent que cela fonctionne. Protime a choisi sa propre approche : laisser de la marge de manœuvre pour expérimenter, identifier et soutenir les adeptes de la première heure et être honnête sur les obstacles en chemin.

« Make time valuable » : tel est l’énoncé de mission de Protime. Et l’IA s’inscrit parfaitement dans ce cadre, insiste Jonas Van Herck, Chief People Officer. « L’IA est l’un des éléments qui permettent de redonner une véritable valeur au temps des travailleurs. En tant que collaborateur, vous pourrez de plus en plus réellement compter sur votre expertise. Vous êtes mis au défi par des tâches complexes. Et tout le reste est automatisé. »

Cette philosophie définit la manière dont Protime utilise l’IA dans sa propre politique des RH. Il ne s’agit pas de remplacer des personnes, mais de les libérer du travail répétitif. Pour qu’elles puissent se concentrer sur ce qui a un réel impact : prendre des décisions, coacher, mettre en place des projets significatifs. L’IA se charge des tâches d’exécution et les collaborateurs, du travail de réflexion.

Protime voit le plus grand impact dans la création et la traduction de contenu. Auparavant, l’équipe L&D développait des supports en trois à quatre langues, un investissement de temps considérable qui prenait des mois. Maintenant, elle se concentre sur une seule langue et l’IA se charge du reste. L’anglais devient la base et les mêmes documents seront traduits en français, en espagnol ou en néerlandais en quelques heures.

« Au lieu d’avoir une équipe qui va développer tout le contenu en trois ou quatre langues, nous nous concentrons désormais sur une seule langue. Pour le faire bien. La traduction est ensuite assurée par l’IA » ajoute Jonas. Traduction en direct dans les présentations, sous-titrage automatique pour les webinaires, même les sessions multilingues. Tout se passe maintenant en temps réel. « Je suis moi-même étonné de voir à quel point c’est cool. »

Le résultat ? L'équipe L&D peut se concentrer sur l’expertise et le contenu, tandis que l’IA se charge de la traduction. Plus besoin de faire des compromis entre les langues, ni de décider qui reçoit ou non du contenu dans sa langue maternelle. Tout le monde obtient la même qualité, dans la langue qui lui convient.

Mais l’IA ne s’arrête pas à la traduction. Copilot a également boosté l’efficacité des réunions. Pour chaque réunion, nous recevons automatiquement une synthèse, des points importants sont mis en évidence et des points d’action sont directement associés à des boucles. Ce qui se faisait auparavant manuellement (taper des rapports, répartir des tâches, organiser un suivi) se fait désormais (presque) automatiquement.

Une tendance remarquable : « Nous avons des réunions uniquement avec nous-mêmes » explique Jonas. Copilot crée alors automatiquement une transcription et une synthèse. L’objectif ? Une vidéo avec du texte consultable que votre équipe peut retrouver si nécessaire. Cela peut sembler étrange, mais cela résout un problème crucial : rendre les connaissances disponibles. Un processus que quelqu’un connaît parfaitement, mais qui n’a jamais été documenté. Une décision qui a été prise, mais qui n’a été ni expliquée ni formulée nulle part. Désormais, tout cela peut être enregistré en vidéo et en texte, consultable et disponible pour toute l’équipe RH ou l’entreprise.

Protime réfléchit également à la manière de rendre toutes les informations RH plus accessibles via un chatbot basé sur l’IA. Il s’agit encore d’une piste de réflexion, mais l’ambition est claire : regrouper toutes les informations RH (politiques, pages SharePoint, documents qui circulent ici et là) dans un seul système auquel les collaborateurs peuvent poser des questions.

D’ailleurs, tout le monde chez Protime n’était pas immédiatement convaincu de l’IA. « Notre équipe était très sceptique » se souvient Jordy Dehaes, Chief Technology & Product Officer. « Au départ, nous n’étions pas vraiment adeptes de l’IA. » 

Eric, enterprise architect chez Protime, était également sceptique quant à la plus-value de l’IA. Jordy l’a donc mis au défi : expérimentez-la pendant deux mois, prenez vraiment le temps de le faire et voyez si vous pouvez en tirer parti. « Après ces deux mois, il était totalement convaincu. » C’est pourquoi Jordy estime qu’en tant qu’organisation, il est important de créer une marge de manœuvre pour l’expérimentation de son personnel. Pour l’appréhender. « Identifiez les adeptes de la première heure, les personnes qui ont envie de le faire et donnez-leur confiance. »

Pour être honnête, il ne s’agit certainement pas d’une voie directe vers l’efficacité. Au contraire. Au début, votre efficacité diminue normalement, car vous devez investir du temps et des efforts, et faire des choix. Mais une fois cette phase d’apprentissage terminée, le rendement devient visible.

Protime n’utilise pas seulement l’IA en interne dans sa propre politique des RH. Leur logiciel de workforce management évolue également, avec une fonctionnalité d’IA qui aide les clients à utiliser le temps plus efficacement. « Si nous pouvons l’intégrer dans notre propre logiciel et l’utiliser en interne, je suis satisfait » affirme Jonas. « Parce que vous incarnez effectivement votre énoncé de mission en externe et en interne. » Cette cohérence, ce que vous faites pour que les clients l’utilisent eux-mêmes, renforce la crédibilité. « Valoriser le temps » n’est pas un slogan marketing, mais une réalité quotidienne.