Zo’n 12.000 werknemers verspreid over vijf entiteiten met heel wat verschillende contracten en procedures: payroll en SAP zijn best ingewikkeld bij Stad Antwerpen. Toen ze op zoek gingen naar nieuwe payroll- en SAP-dienstverleners, kozen ze voor SD Worx, onder meer vanwege het gedetailleerde plan van aanpak. “Dat hebben ze ook goed uitgevoerd”, vertelt Yara Van Overstraeten (leidinggevende applicatiebeheer personeel & organisatie bij Stad Antwerpen). “En omdat alles nu in één hand zit, verloopt de communicatie veel vlotter.”
SAP is een van de bekendste leveranciers van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Deze software stroomlijnt en beheert processen en data (over hr en finance, bv.) binnen een organisatie. SD Worx is Gold Partner van SAP en helpt je om je hr-architectuur te ontwerpen en te onderhouden en neemt natuurlijk ook payroll voor zijn rekening.
“We hebben zo’n 12.000 medewerkers,” vertelt Yara, “bij de Stad, het Stedelijk Onderwijs, Mobiliteit en Parkeren, het OCMW én Digipolis. Statutairen, contractuelen, sociale tewerkstelling … De vijf entiteiten hebben eigen procedures en bij Stad Antwerpen doen we ook aan loopbaansparen en nemen we verlof mee over verschillende jaren. We stellen dus hoge eisen aan payroll en SAP-dienstverlening.”
“De afgelopen tien jaar hadden we verschillende aanbieders voor beide. Ze voldeden aan de eisen, maar de situatie leverde soms communicatieproblemen op. Als overheidsbedrijf is Stad Antwerpen wettelijk verplicht om regelmatig te onderzoeken of andere leveranciers geen beter of voordeliger aanbod kunnen bieden. Als we de communicatieproblemen zo konden oplossen, was dat zeker mooi meegenomen.”
SD Worx kwam als winnaar uit de bus. “Ze vielen onder meer op door hun gedetailleerde plan van aanpak. We wisten meteen welk team er voor ons klaarstond, met een heldere timing en realistische deadlines – die ze trouwens op één na gehaald hebben. Dat is uitzonderlijk voor zo’n complex en omvangrijk project.”
“Mij sprak vooral ook aan dat payroll en SAP-dienstverlening nu bij dezelfde partij zitten”, zegt Fo Vanrooy, hr-manager payroll & time bij Stad Antwerpen. “Vroeger was dat niet zo en daardoor bleven belangrijke optimalisaties liggen. SD Worx overziet ons volledige proces en denkt mee over wat beter kan.”
“Door die procesmatige aanpak wint het hr-team heel wat tijd”, gaat Fo verder. “In plaats van documenten heen en weer te mailen, gebruiken we nu bijvoorbeeld een overzichtelijke en goed beveiligde mappenstructuur.”
Yara: “Overuren uitbetalen was vroeger heel arbeidsintensief. Elke maand moesten we bij onze dienstverlener een ticket aanvragen om een overurenrapport te maken, waarop we dan moesten wachten. Dat mailden ze dan naar ons ter controle. SD Worx plant die verwerking gewoon maandelijks in en plaatst de output in de afgesproken map. Zo is de doorlooptijd véél korter dan vroeger.”
“Communiceren met één partij is hoe dan ook efficiënter dan met twee”, vult Fo aan. “Nu hebben we één aanspreekpunt, en lokaal bovendien. Als we iets willen laten aanpassen, gebeurt dat snel en kwalitatief.”
Yara: “Sinds de overgang werken we nauwer samen met onze collega’s van de andere vier entiteiten. SD Worx vertrok van wat we hetzelfde doen, niet van de verschillen. Dat heeft ons geïnspireerd om meer de handen in elkaar te slaan. Ook daardoor winnen we als geheel heel wat efficiëntie."
De implementatie verliep vlot, vinden Yara en Fo. “Zo’n overstap is niet gewoon de stekker ergens uittrekken en hem elders weer insteken. Goede communicatie tussen alle partijen is essentieel. En zowel onze vorige partners als SD Worx hebben zich heel professioneel opgesteld. Als er problemen waren, werden die transparant besproken. SD Worx nam ons altijd serieus, luisterde en zocht mee naar oplossingen. Ik heb op geen enkel moment gedacht dat iets niet goed zou komen.”
Fo: “SD Worx blijft ons ondersteunen. Ons huidige SAP-systeem is nog HCM On-Premise. Bepaalde toepassingen draaien al in SAP SuccessFactors, maar we verhuizen in de toekomst een groot deel van onze masterdata naar de cloud. Daarvoor is nu een plan in de maak.”
“Terwijl we migreren, zullen er ongetwijfeld nieuwe optimalisaties aan het licht komen”, voorspelt Yara. “Ik ben er nu al gerust in dat we een goede service zullen krijgen. De betrokkenheid valt op. We merken tijdens elk overleg dat de juiste mensen aan tafel zitten. Ze hebben niet enkel hun best gedaan tijdens de transitiefase. De doorlooptijden blijven kort, we moeten nooit ‘trekken’ om een antwoord te krijgen. Als de samenwerking even vlot blijft verlopen, zitten we goed voor de komende tien jaar.”