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Balls & Glory, SD Worx et Strobbo : un planning du personnel qui nous emballe
Secteurs
Horeca
Défis
Administration RH
Workforcemanagement
Nombre d'employés
1 à 250 employés
Temps de lecture
4 minutes
Wim Ballieu a lancé son concept innovant de boulettes de viande en 2012. Le premier restaurant Balls & Glory du chef cuisinier flamand, connu pour sa participation à plusieurs émissions télévisées, s’est avéré une réussite. Aujourd’hui, sa chaîne compte 6 établissements qui emploient une quarantaine de collaborateurs sous des statuts divers. À la base du planning du personnel ? Le logiciel de Strobbo, qui communique directement avec le secrétariat social de SD Worx : « Un gain d’efficacité phénoménal ».
En plus des collaborateurs fixes, les gérants des établissements Balls & Glory emploient des free-lances, des travailleurs-étudiants, des extras et des flexi-jobistes en salle et en cuisine. La planification est donc complexe, en particulier pour les grands restaurants ouverts 7 jours sur 7. Et il y a encore quelques années, tout était organisé à la main.
Beaucoup de copier-coller
La responsable opérationnelle Wendy Swinnen raconte : « La planification bimensuelle se faisait plus ou moins comme suit : chaque gérant recevait les disponibilités de sa réserve de personnel via Messenger, WhatsApp ou SMS. Il les encodait ensuite dans Excel, puis diffusait l’aperçu par e-mail et l’affichait dans le restaurant. Il consignait aussi chaque modification – un changement d’équipe ou un jour de congé de dernière minute, par exemple – dans sa feuille de calcul. Les heures effectivement prestées étaient enfin transférées manuellement à SD Worx, notre secrétariat social. »
En somme, l’administration du personnel et des salaires prenait énormément de temps. L’entreprise a brièvement cru avoir trouvé la solution avec un logiciel d’automatisation des RH développé aux Pays-Bas. Swinnen : « C’était une plateforme intégrale prometteuse, mais les développeurs butaient sur la complexité de notre législation du travail. Nous avons donc dû mettre ce projet au placard… Jusqu’à ce que le gestionnaire de payroll de SD Worx nous conseille Strobbo. » Ce logiciel permet aux entreprises horeca d’automatiser leurs processus RH, en totale conformité avec la réglementation du secteur. SD Worx garantit en effet la structure sociojuridique de Strobbo.
Un gain de temps précieux et une gestion très ciblée du planning du personnel.
Des synchronisations intelligentes
Balls & Glory a d’abord décidé de tester la plateforme dans un seul de ses restaurants, mais sa décision a vite été prise. Swinnen : « C’était un gain d’efficacité phénoménal pour notre gérant. Grâce à l’application pour smartphone, les collaborateurs encodent directement leurs disponibilités, leurs jours de congé et leurs jours de maladie dans Strobbo, ainsi que d’éventuels changements d’horaire a posteriori. Ils peuvent aussi consulter leurs horaires dans la même appli. Mais ce n’est pas tout : l’outil extrait les heures effectivement prestées du système de caisse enregistreuse et les transmet à SD Worx en vue du calcul salarial. De plus, les contrats de travail et les déclarations Dimona sont établis sur la même plateforme. »
Avec les tableaux de bord pratiques co-conçus par SD Worx, chaque gérant peut consulter en temps réel le chiffre d’affaires journalier budgétisé et presté. Il peut le synchroniser avec son planning du personnel et modifier l’occupation dans le courant de la journée au besoin. Swinnen est formelle : « Les responsables horeca et les exploitants indépendants qui utilisent de nombreux statuts flexibles n’ont pas à hésiter. Grâce à cet outil et au support sociojuridique des experts horeca de SD Worx, ils gagneront un temps précieux et pourront gérer le planning du personnel de manière très ciblée. »
