AI als HR-partner bij Protime

Experimenteren met ruimte en vertrouwen

Protime levert software voor workforce management aan klanten in heel Europa. Met 540 medewerkers helpen ze organisaties grip te krijgen op hun kostbare tijd. Maar wat als je die missie - "make time valuable" - ook toepast op je eigen HR-afdeling?

AI integreren in HR klinkt indrukwekkend, maar de praktijk is altijd complexer. Te veel tools, te weinig strategie, en medewerkers die twijfelen of het wel werkt. Protime koos voor een eigen aanpak: ruimte geven om te experimenteren, early adopters identificeren en steunen en eerlijk zijn over de hobbels onderweg.

"Make time valuable" - dat is de missie van Protime. En AI past daar perfect in, vertelt Jonas Van Herck, Chief People Officer. "AI is één van de elementen om tijd echt waardevol te maken van de werkende mens. Als medewerker ga je meer en meer echt op je expertise ingezet kunnen worden. Je wordt uitgedaagd met complexe taken. En al de rest wordt geautomatiseerd."

Die filosofie bepaalt hoe Protime AI inzet in hun eigen HR-beleid. Het gaat niet om mensen vervangen, maar om hen te bevrijden van repetitief werk. Zodat ze kunnen focussen op wat écht impact heeft: beslissingen nemen, coachen, betekenisvolle projecten opzetten. AI doet de uitvoerende taken, medewerkers het denkwerk.

De grootste impact ziet Protime bij content creatie en vertaling. Vroeger ontwikkelde het L&D-team materiaal in drie tot vier talen - een enorme tijdsinvestering die maanden in beslag nam. Nu focussen ze op één taal en laat AI de rest. Engels wordt de basis, en binnen enkele uren staat hetzelfde materiaal klaar in het Frans, Spaans of Nederlands.

"In plaats van een ploeg te hebben die al het materiaal in drie, vier talen gaat ontwikkelen, focussen we nu op één taal. En dat goed doen. De vertaalslag gebeurt daarna door AI," legt Jonas uit. Live-vertaling in presentaties, automatische ondertiteling voor webinars, zelfs sessies in meerdere talen. Het gebeurt nu allemaal real-time. "Ik sta er zelf van te kijken hoe cool dat is."

Het resultaat? L&D kan focussen op expertise en inhoud, terwijl AI voor de vertaling zorgt. Geen compromissen meer tussen talen, geen afwegingen over wie wel of niet content in zijn moedertaal krijgt. Iedereen krijgt dezelfde kwaliteit, in de taal die voor hen werkt.

Maar AI stopt niet bij vertaling. Ook meeting efficiency kreeg een boost via Copilot. Elke meeting krijgt automatisch een samenvatting, belangrijke punten worden uitgelicht, en actiepunten worden direct gelinkt aan loops. Wat vroeger handmatig gebeurde - verslagen typen, taken verdelen, opvolging organiseren - gebeurt nu (bijna) automatisch.

Een opmerkelijke trend: "We houden vergaderingen met alleen onszelf," vertelt Jonas. Copilot maakt dan automatisch een transcript en samenvatting. Het doel? Een video met doorzoekbare tekst die je team kan raadplegen wanneer nodig. Dit klinkt misschien wat vreemd, maar het lost een cruciaal probleem op: kennis beschikbaar maken. Een proces dat iemand perfect kent, maar nooit documenteerde. Een beslissing die genomen werd, maar nergens uitgelegd of geformuleerd werd. Nu ligt het vast in video en tekst, doorzoekbaar en beschikbaar voor het hele HR-team of bedrijf.

Protime denkt ook na over hoe ze alle HR-informatie toegankelijker kunnen maken via een AI-chatbot. Het is nog een denkpiste, maar de ambitie is duidelijk: alle HR-info - policies, SharePoint-pagina's, documenten die hier en daar rondvliegen - bundelen in één systeem waar medewerkers vragen aan kunnen stellen.

Trouwens, niet iedereen bij Protime was meteen overtuigd van AI. "Ons team was eigenlijk heel sceptisch," vertelt Jordy Dehaes, Chief Technology & Product Officer. "We waren initieel niet echt AI-believers." 

Zo stond ook Eric, een enterprise architect bij Protime, twijfelachtig tegenover de meerwaarde van AI.  Dus daagde Jordy hem uit: experimenteer er twee maanden mee, steek er echt tijd in, en kijk of je het kunt laten werken. "Na die twee maanden was hij helemaal overtuigd." Daarom vindt Jordy het belangrijk dat je als organisatie ruimte creëert voor je personeel om te experimenteren. Om te spelen. “Identificeer early adopters, de mensen met goesting om dat te doen en geef ze vertrouwen.”

Eerlijkheidshalve is het zeker geen direct weg naar efficiëntie. Integendeel. In het begin daalt je efficiëntie normaal gezien zelfs, want je moet tijd en moeite investeren en keuzes maken. Maar eenmaal je voorbij die leerfase bent, wordt het rendement zichtbaar.

Protime gebruikt AI niet alleen intern in hun eigen HR-beleid. Ook hun software voor workforce management evolueert mee, met AI-functionaliteit die klanten helpt om tijd efficiënter in te zetten. "Als we dat in onze eigen software kunnen steken, en we kunnen dat intern gebruiken, dan ben ik een blij mens," zegt Jonas. "Want je beleeft je missie effectief extern en intern." Die consistentie - wat je bouwt voor klanten ook zelf gebruiken - versterkt de geloofwaardigheid. “Tijd waardevol maken” is geen marketing-verhaal, maar dagelijkse realiteit.