Externalisation dans les RH : 4 fausses croyances fréquentes

La barre pour les RH est placée haut, et cela a encore été renforcé avec la crise du coronavirus. Recycler les talents, analyser les données, accompagner la transformation... La liste de tâches s’allonge chaque jour. Mais ce que vous faites vous-même, vous le faites mieux. Vous faites donc avec les moyens du bord, même s'il faut serrer les dents. À moins qu'il y ait une meilleure solution ? Nous brisons 4 mythes sur l’externalisation, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée.

Il est vrai qu’en cas de business process outsourcing (BPO) pour les RH , vous transférez en tout ou en partie la responsabilité d’un ou de plusieurs processus à un partenaire RH. Mais vous gardez bel et bien le contrôle à tout moment. Vous déterminez ainsi pas à pas, par exemple, à quoi ressemblera la nouvelle collaboration pendant la période de démarrage. Par la suite, vous pouvez encore adapter l’ensemble des tâches sous-traitées. Vous préférez une formule 100 % flexible ? Via un support sur site et hors site pour le payroll & les RH, vous recevez de l’aide quand vous le souhaitez, temporairement ou structurellement.

Bien entendu, c'est vous qui connaissez le mieux votre organisation. Vous voulez donc garder en interne ce qui compte vraiment. Mais que se passe-t-il si votre département est submergé et que vous n’avez tout simplement plus le temps pour toutes vos tâches essentielles ? Prenons par exemple un processus critique pour l’entreprise comme le payroll – la priorité absolue des employeurs belges. Ce processus implique de nombreuses tâches répétitives, chronophages et sensibles aux erreurs, soumises à des règles strictes. C’est précisément pour cette raison que le payroll se prête parfaitement à l’externalisation. Bref : ne vous demandez pas dans quelle mesure un processus est critique pour l’entreprise, mais quelle est la valeur ajoutée de vos propres collaborateurs.

À première vue, le coût de l’externalisation peut sembler plus élevé que ce que vous auriez dépensé si vous continuiez simplement comme avant. Mais ne vous focalisez pas sur les chiffres bruts. Réfléchissez à ce qui se cache derrière ceux-ci. Quel est le niveau d'expérience et d’expertise du prestataire de services ? À quel point l'offre est-elle flexible ? La continuité est-elle garantie ? Et quelles sont les possibilités d’optimisation, de numérisation et d’automatisation ? Calculez également ce que vous économisez en frais de collaborateurs : rémunération, assurances, formations, matériel de bureau, mobilité, absentéisme, etc. La situation globale donne souvent une tout autre image.

Il est faux de croire que vous ne pouvez vous adresser à un partenaire RH que si vous avez au moins 100 travailleurs ou si vous souhaitez sous-traiter l’ensemble de votre payroll et de votre administration RH. Au contraire, les PME peuvent elles aussi demander de l’aide, et ce, pour des tâches très spécifiques. Un exemple : en raison d’une multitude de nouvelles règles, le payroll est devenu un travail de spécialistes. Vous n’avez peut-être pas cette expertise en interne, et les formations coûtent du temps et de l’argent. Pourquoi ne pas externaliser le calcul du pécule de vacances ou des primes de fin d’année ? Les tâches purement administratives – des écochèques à votre bilan social – font également partie des options.

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