Federal Learning Account : de quoi s’agit-il, qui est concerné, quand, comment et pourquoi ?

D’ici le 1er avril 2025, vous devrez avoir enregistré les droits de formation individuels et les formations que vos collaborateurs ont suivies entre le 1er janvier et le 30 septembre 2024 dans le Federal Learning Account (FLA). Cette nouvelle plateforme en ligne du gouvernement belge a rencontré beaucoup de résistance de la part des employeurs, principalement opposés au travail administratif et aux coûts supplémentaires qu’elle représente. Ces charges peuvent cependant être allégées : état des lieux.

Le 1er avril 2024, les autorités belges ont lancé l’outil en ligne FLA pour vous aider à gérer l’enregistrement obligatoire des droits de formation individuels et des formations suivies par vos collaborateurs.

Afin d’encourager une culture de l’apprentissage tout au long de la vie, le deal pour l’emploi de 2022 a instauré 3 obligations relatives aux formations :

1. le plan de formation annuel (obligatoire à partir de 20 travailleurs)
2. l’octroi de droits de formation individuels annuels (selon le nombre de travailleurs et le secteur)
3. l’enregistrement des droits de formation et/ou des formations dans le FLA

Tous les employeurs du secteur privé doivent utiliser le FLA, quel que soit le nombre de travailleurs qu’ils emploient. Ils doivent enregistrer toutes les formations suivies par leurs collaborateurs dans le FLA à partir de 2024.

Ainsi, tout ce qui concerne l’apprentissage (complémentaire) est centralisé dans une base de données des autorités publiques et vous disposez d’un bon aperçu. Vos travailleurs peuvent également y consulter leur solde de formations et les formations qu’ils ont suivies et que vous avez enregistrées sur le site www.mycareer.be. À terme, le FLA doit ainsi devenir un centre de formation centralisé où chaque personne pourra retrouver ses diplômes, ses qualifications et son historique de formation.

Bien que tout le monde, y compris les employeurs, reconnaisse l’importance d’une culture d’apprentissage active sur notre marché de l’emploi, cela représente une lourde charge administrative pour les entreprises. En outre, les organisations patronales se demandent si le FLA, sous sa forme actuelle, contribue effectivement à cette ambition. Elles considèrent qu’il monopolise des moyens des RH, du service informatique et des dirigeants qui auraient été mieux investis dans la mise en place d’une politique solide de formation et de développement des compétences. Le gouvernement n’a pas suivi ce point de vue et n’a accordé qu’un report temporaire de l’obligation d’enregistrement dans le FLA jusqu’à la fin novembre 2024. Le Parlement a une fois de plus repoussé cette date : l’enregistrement devra être réalisé avant le 1er avril 2025..

Dans les grandes lignes, le deal pour l’emploi prévoit un droit de formation individuel pour chaque travailleur d’une entreprise privée comptant au moins 10 équivalents temps plein (ETP).

À partir de 2024, il s’agit d’au moins 5 journées de formation par an pour les entreprises occupant au moins 20 travailleurs. Ces entreprises doivent également déposer un plan de formation annuel avant le 31 mars de chaque année. Quant aux entreprises qui occupent moins de 20 mais au moins 10 travailleurs, elles doivent prévoir au moins une journée de formation par an. Cette obligation est proratisée pour les travailleurs à temps partiels, les nouveaux collaborateurs, mais aussi les travailleurs-étudiants, les flexi-jobistes et les travailleurs occasionnels. La suspension des prestations de travail n’a aucune incidence sur le droit de formation.

Dérogations au droit de formation par des accords sectoriels

Pour que les entreprises puissent se préparer correctement, de nombreux secteurs ont pris leurs propres dispositions. Par exemple, la CP 200, qui tient également compte de la taille de l’entreprise comme critère :

Ne manquez donc pas de consulter la liste des exceptions de votre CCT. En tant que client de notre secrétariat social, vous trouverez les règles dérogatoires détaillées pour votre commission paritaire sur Ella, à la rubrique des informations sectorielles.

Pour chaque collaborateur, les droits de formation individuels (découlant des dispositions légales, sectorielles et complémentaires que vous pouvez avoir conclues avec vos travailleurs dans le règlement de travail) doivent également être enregistrés dans le FLA.

Astuce !

Le partenaire technique du FLA Sigedis a déjà complété les droits de formation non enregistrés. Sigedis les a consignés sur la base de vos données DmfA, qui seront donc encore incomplètes pour le quatrième trimestre. À partir de 2025, Sigedis vous fera automatiquement une proposition de droits de formation pré-remplis, que vous pourrez contrôler et accepter ou corriger le cas échéant. Il est préférable d’opter pour cette proposition automatique de droits de formation. En effet, à partir du moment où vous octroyez vous-même les droits de formation, vous reprenez la gestion des droits de formation de Sigedis pour le collaborateur concerné. Autrement dit, vous devrez alors les vérifier et les corriger manuellement à chaque fois pour chaque collaborateur. Confiez plutôt à Sigedis l’enregistrement des droits de formation de vos collaborateurs, surtout à ce stade du projet.

En plus des droits de formation individuels, les formations proposées et suivies par chaque travailleur doivent aussi être enregistrées. Les formations formelles et informelles doivent être prises en compte, tant qu’elles sont en rapport avec le travail ou la fonction. En tant qu’employeur, vous définissez quelles formations peuvent être organisées ou suivies :

• Formation formelle : une formation dispensée par l’entreprise ou une partie externe à un groupe d’apprenants, à un moment donné et dans un lieu précis. Il peut s’agir d’une formation à la conduite d’un chariot élévateur, d’un cours de premiers secours, d’un séminaire, d’un webinaire organisé par un établissement de formation, d’une formation organisée par l’institut de formation sectoriel… 
• Formation informelle : l’initiative incombe au travailleur. Il peut s’agir de trajets de coaching et de mentorat, de conférences, de formations sur le terrain, de cours en ligne, d’auto-apprentissage…

Les caractéristiques de base de chaque formation doivent être enregistrées dans le FLA, comme sa durée, sa date de début et sa date de fin, le résultat et le mode de financement éventuel.

Astuce !

Informez régulièrement et par écrit vos collaborateurs des formations qui relèvent du droit de formation, afin d’éviter toute discussion. Lorsqu’une formation est essentielle à la bonne exécution du travail, vous pouvez la rendre obligatoire. Sinon, non : il s’agit en effet d’un droit de formation, pas d’un devoir.

Outre les droits de formation individuels et les formations proposées et suivies, vous devez enregistrer des informations administratives. Sigedis remplit souvent automatiquement ces données et vous n’avez plus qu’à les contrôler. Il peut aussi y avoir des informations optionnelles.

En tant qu’employeur : données d’identification, numéro d’entreprise, nombre de travailleurs
Par travailleur : données d’identification, régime de travail, (sous-)commission paritaire, numéro d’enregistrement de la CCT si le droit à la formation repose sur la CCT, etc.

Sigedis calcule le solde du crédit de formation. Il s’agit du nombre de journées de formation auxquelles vos travailleurs ont encore droit. 

Fin novembre 2024, la première date limite pour le premier enregistrement a été reportée : vous avez jusqu’au 30 mars 2025 compris pour enregistrer toutes les informations requises pour vous en tant qu’employeur et pour vos travailleurs actuels. Il s’agit des données administratives, des droits de formation (voir l’astuce !) et des formations suivies en 2024 compris.

Ensuite, vous devrez enregistrer les formations suivies chaque trimestre, au plus tard un mois après la fin du trimestre. Autrement dit, si votre travailleur suit une formation entre le 1er octobre et le 30 juin, vous devrez l’enregistrer dans le FLA au plus tard le 31 juillet 2025.

Vous devez enregistrer les nouveaux travailleurs dans les 60 jours suivant leur entrée en service. Sigedis complétera les données d’identification connues dans le FLA. Comme pour l’enregistrement des droits de formation, suivez notre astuce : laissez Sigedis prendre l’initiative et vous faire une proposition.

Et pour les travailleurs qui quittent l’entreprise ? En tant qu’employeur, vous perdrez l’accès au FLA de votre ancien travailleur 30 jours après la fin de son contrat de travail. À la demande du travailleur sorti de service, le SPF ETCS peut adapter les données de formation dans le FLA.

Le nombre de jours de droit de formation est compté en moyenne sur 5 ans. Cette première période s’étend donc du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2028 compris. À la fin de chaque année, le solde des journées de formation non utilisées est reporté à l’année suivante et ajouté au « nouveau » solde et ce, jusqu’à fin 2028 au plus tard. À l’inverse, les autorités précisent que si le travailleur prend plus de journées de formation que le nombre prévu dans le droit de formation individuel, ces journées ne pourront pas être déduites du nouveau solde l’année suivante. À partir du 1er janvier 2029, toutes les journées de formation non prises arrivent à échéance et une nouvelle période de 5 ans commence.

Attention : le solde du crédit de formation n’est pas transférable d’un employeur à l’autre. Si votre travailleur change d’employeur ou si vous recrutez un travailleur qui disposait d’un solde de crédit de formation auprès de son employeur précédent, le compteur du travailleur est remis à zéro.

Si votre travailleur peut se connecter sur www.mycareer.be, il aura un aperçu de ses formations personnelles. Si les autorités disposent de l’adresse e-mail du travailleur, vous ne devez pas lui fournir d’informations supplémentaires.

Si l’adresse e-mail du travailleur n’est pas connue des autorités, vous devez informer votre travailleur du FLA au moment de l’entrée en service. Ces informations doivent être répétées au moins une fois par an par le biais d’un modèle de document spécifique que vous recevrez dans l’e-Box de votre entreprise. En principe, ce sera le cas à partir de 2025.

L’inspection sociale peut contrôler si vous respectez la loi relative au FLA. Cependant, aucune sanction administrative ou pénale n’est prévue pour les entreprises qui n’enregistrent pas ou pas correctement les formations.

À partir de juin 2025, 3 infractions à la loi relative au FLA donneraient lieu à un « naming & shaming » :

1. Si vous n’enregistrez pas correctement un travailleur dans le FLA dans les 60 jours qui suivent son entrée en service.
2. Si vous ne respectez pas à temps votre obligation d’information envers les travailleurs pour qui les autorités ne disposent pas d’une adresse e-mail.
3. Si votre travailleur demande d’adapter ses données dans le FLA et que vous ne le faites pas à temps.

Sigedis dressera une liste trimestrielle des entreprises qui auront commis une ou plusieurs de ces trois infractions au cours du trimestre précédent. Les employeurs concernés recevront alors un message avec la liste de leurs manquements via e-Box Enterprise. Ils auront 30 jours pour se mettre en règle afin de faire retirer leur nom de la liste.

S’ils ne le font pas, 30 jours plus tard, Sigedis communiquera cette liste noire avec les noms et prénoms des personnes concernées au Conseil national du Travail, aux (sous-)commissions paritaires, au SPF ETCS et aux services d’inspection sociale. À partir du 1er juin 2025, le SPF ETCS rendra public en ligne ce « mur de la honte ».

En outre, les employeurs concernés risquent une amende administrative jusqu’à 800 euros par travailleur si les obligations de formation de la CCT sectorielle ne sont pas respectées.

Conseil : enregistrez les informations pour éviter les discussions

Voici une autre raison d’enregistrer toutes les formations, et surtout les formations informelles, dans le FLA : vous éviterez ainsi toute discussion avec votre travailleur ou son syndicat quant au solde du droit de formation individuel et quant à savoir si vous respectez ou non vos obligations. S’il reste un solde de droit de formation individuel inutilisé (c’est-à-dire des formations non enregistrées), il s’ensuit un transfert automatique à l’année suivante ou, en cas de licenciement, une possible demande de paiement en plus de l’indemnité de préavis. Dans ce cas de figure, le solde du crédit de formation représente en effet un avantage acquis qui doit être payé avec l’indemnité de préavis. Même si, sur le plan juridique, vous pouvez contester cette demande, mieux vaut prévenir que guérir. 

Vous avez le choix entre trois canaux d’enregistrement. Les petites entreprises opteront généralement pour la saisie manuelle via l’interface web. Pour les grandes organisations, un envoi en masse ou une intégration API avec leurs propres systèmes s’avérera sans doute plus pratique.