Choisir un fournisseur de portage salarial international : 3 points auxquels vous devez prêter attention

Certains oldtimers des années 60 et 70 sont gravés dans la mémoire des passionnés d’automobile. Non seulement parce qu’ils sont magnifiques, mais surtout parce que leurs moteurs sont de qualité supérieure. Le moteur a permis aux constructeurs automobiles de se démarquer des autres. Aujourd’hui, presque tous les moteurs du marché sont fiables et robustes. Les gens ne se concentrent donc plus sur ce qui se trouve sous le capot. Peu importe.

Il en a été de même dans le secteur du payroll. L’époque où un moteur salarial puissant et avancé avait changé la donne est révolue depuis longtemps. Tous les fournisseurs proposent désormais un logiciel de paie similaire qui peut traiter un grand nombre de fiches de paie en quelques minutes. Mais qu’est-ce qu’aucun de ces processus numériques industrialisés ne parvient à faire ? Gérer les situations extraordinaires des travailleurs. C’est là que la technologie fait faux bond et que le moteur a des ratés. Autrement dit, pas de logiciel de paie avec une conformité à 100 % intégrée– même si vous optez pour un moteur salarial de style Ferrari. 

Bien qu’il ressorte du Payroll Proficiency Index (indice qui donne un aperçu de la complexité du payroll dans différents pays européens) que ce sont surtout les entreprises en France, en Belgique et en Allemagne qui sont confrontées à des difficultés avec leurs tâches de payroll, la complexité croissante du payroll est une tendance dans toute l’Europe. De nouvelles règles et réglementations surgissent sans cesse, tandis que les règles existantes sont rarement abrogées. Le résultat : une grande expertise locale est nécessaire pour se conformer à la législation et à la réglementation. C’est évidemment l’une des principales raisons pour lesquelles le payroll international est généralement externalisé, mais même les partenaires d’externalisation trouvent à peine leur chemin dans un dédale d’exceptions légales, de déductions fiscales spéciales, de syndicats, etc.

Bref, choisissez un partenaire de payroll qui connaît la réglementation locale. Des experts locaux qui savent s’y retrouver dans les conventions collectives de travail, exceller en matière d’impôts et de sécurité sociale, et qui disent à quels incitants financiers vous avez notamment droit. Pour faire à nouveau référence à la métaphore de la voiture : l’expertise payroll locale vous permet de vous diriger dans la bonne direction, de freiner si nécessaire et d’accélérer de temps à autre. Une expérience de conduite en douceur est préférable à un moteur bruyant. 

Ces dernières années, nous avons appris que l’incertitude allait probablement persister. Les risques et opportunités peuvent surgir à tout moment. Vous devez être capable d’augmenter ou de réduire rapidement vos activités à différents endroits. Et bien entendu, le traitement du payroll doit suivre ces évolutions. Vous ne voulez pas que les défis administratifs et RH entravent votre stratégie d’entreprise.

La solution la plus simple consiste à trouver un seul fournisseur de payroll pour tous les pays de votre zone d’activité. Non seulement vous bénéficierez d’un interlocuteur unique et d’un contrat unique pour votre payroll international, mais cela augmentera également votre évolutivité et votre flexibilité. Ainsi, le lancement d’un payroll dans un nouveau pays ou l’extension du niveau de service à un endroit existant n’exigera pas beaucoup de travail. Un contretemps (temporaire) ? Nul besoin de faire des pieds et des mains pour vous y retrouver dans les obligations contractuelles. Au contraire, votre partenaire payroll connaît votre entreprise sur le bout des doigts et réfléchit avec vous.