Emploi international : les points d’attention lors des déplacements professionnels au sein de l’UE

« Mon travailleur ne travaille pas à l’international. Il se rend de temps en temps à l’étranger pour une réunion, un salon professionnel ou une visite chez un client. » Nous entendons régulièrement cette affirmation. Pourtant, elle n’est pas tout à fait exacte d’un point de vue juridique.

Tout ce qu’un travailleur accomplit au service de son employeur est considéré comme du travail. Dès que ces activités ont lieu au-delà des frontières nationales, il est question d’emploi international, même s’il ne s’agit que d’un court déplacement professionnel à l’étranger.

De nombreux employeurs associent l’emploi international à des missions de longue durée à l’étranger, ou à des travailleurs actifs de façon permanente et structurelle dans plusieurs pays. Mais une seule journée sur un salon en Allemagne ou une réunion en France peut également donner lieu à certaines obligations.

L’une des formalités les plus importantes lors de déplacements professionnels au sein de l’EEE et en Suisse est la demande d’un document A1. Ce document prouve dans quel pays un travailleur est socialement assuré.

L’ONSS précise lui-même : « Pour qu’un employeur belge puisse faire travailler un travailleur à l’étranger, vous avez besoin de certaines attestations, telles qu’une attestation A1 ou un Certificate of Coverage, une attestation dite ‘relative à la législation applicable’. »

Source : Travailler à l’étranger – Employeurs (attestation A1 ou Certificate of Coverage) – Sécurité sociale (traduction de la citation néerlandaise d’origine — non vérifiée mot pour mot par rapport au texte officiel publié en français par l’ONSS)

En cas de contrôle par un service d’inspection étranger, le travailleur peut ainsi démontrer qu’il ne travaille pas illégalement ou sans couverture sociale. Nous constatons même que certaines entreprises vérifient si les visiteurs disposent d’un document A1 valide avant de leur donner accès à leurs installations.

Actuellement, il n’existe aucune exemption à l’obligation A1. En principe, une demande doit être introduite pour chaque jour de travail à l’étranger.

La demande du document A1 est une obligation de l’employeur et s’effectue via une application en ligne de l’ONSS belge. On distingue deux types :

• Emploi simultané : applicable lorsqu’un travailleur exerce ses activités de manière structurelle dans plusieurs pays. Il ne s’agit pas nécessairement de prestations hebdomadaires à l’étranger, des prestations régulières dans un pays déterminé suffisent. Un document A1 pour emploi simultané est délivré par l’ONSS pour une durée de 12 mois et est renouvelable sans limite.
• Détachement : applicable lorsqu’un travailleur exerce, de manière temporaire et plutôt ponctuelle, des activités dans un autre pays. Une mission unique, un projet ou un déplacement professionnel en sont des exemples typiques. Le document A1 est alors délivré séparément pour chaque déplacement.

En théorie, cette distinction semble logique, mais dans la pratique, elle n’est pas toujours facile à établir. Prenons l’exemple d’un travailleur qui se rend trois fois par an, pour une journée, aux Pays-Bas. S’agit-il d’une activité structurelle ou plutôt d’un déplacement occasionnel ?

Dans la pratique, on considère que si un travailleur exerce au moins 5 % de ses activités dans un pays déterminé, il s’agit d’une activité structurelle. Cette appréciation se fait toujours sur une période de 12 mois.

Quelques exemples pratiques :

• Un travailleur se rend quatre fois par an, pendant trois jours, en Allemagne. Cela représente environ 5 % de son temps de travail, ses activités sont donc considérées comme structurelles. Un document A1 pour emploi simultané peut être demandé.
• Un travailleur se rend une fois par an pour trois jours en Allemagne, une fois par an pour cinq jours en Pologne et une fois par an pour deux jours au Danemark. Il n’y a pas de présence structurelle dans un pays hors de Belgique. Un document A1 pour détachement devra donc être demandé pour chaque déplacement séparément.
• Un travailleur se rend chaque mois pour deux jours en France. Il se rend en outre une fois par an pour une semaine en Espagne. Étant donné que l’emploi en France est structurel, un document A1 pour emploi simultané peut être demandé à cet effet. La mission en Espagne est occasionnelle, un document A1 distinct pour détachement devra être demandé pour celle-ci.

Lors de la demande d’un document A1, vous effectuez toujours une estimation des activités pour les 12 prochains mois.

La réalité peut évidemment évoluer différemment : un travailleur peut finalement voyager plus ou moins que prévu initialement. Cela ne pose pas de problème en soi. L’ONSS n’en fera pas un problème s’il s’avère par la suite que certaines prestations à l’étranger prévues n’ont finalement pas eu lieu.

Établissez chaque année un aperçu des travailleurs qui seront vraisemblablement actifs de façon régulière dans plusieurs pays. Pour ce groupe, les documents A1 pour emploi simultané peuvent alors être demandés immédiatement. Vous êtes ainsi directement en ordre pour le reste de l’année et il ne vous reste plus qu’à suivre séparément les missions occasionnelles à l’étranger.

Outre l’obligation de disposer d’un document A1, de nombreux pays imposent des formalités supplémentaires. Il s’agit généralement d’une obligation de déclaration préalable aux activités, de la désignation d’une personne de contact et de l’obligation de pouvoir présenter certains documents.

Les modalités de ces obligations peuvent varier d’un pays à l’autre. Bien que des exceptions existent souvent pour les courts déplacements professionnels, il est néanmoins recommandé de vérifier ceci au préalable.

Des pays comme la France et le Grand-Duché de Luxembourg sont connus pour imposer de lourdes amendes administratives lorsque les formalités obligatoires ne sont pas respectées à temps.

Les déplacements professionnels internationaux font aujourd’hui partie intégrante de la réalité des entreprises. Pourtant, on sous-estime souvent que même de courtes missions à l’étranger peuvent avoir des conséquences juridiques et administratives.

En vérifiant à temps quelles formalités s’appliquent et en demandant vos documents A1 de manière proactive, vous évitez les mauvaises surprises lors d’un contrôle. Vos travailleurs peuvent ainsi franchir la frontière l’esprit tranquille.