SAP facilite la tâche des fonctionnaires

BOSA est le service des autorités fédérales belges chargé des services de support, entre autres RH, IT et comptabilité. Le secrétariat social interne PersoPoint est responsable de l’administration du personnel et de la gestion des salaires d’environ 80.000 fonctionnaires. Pour PersoPoint, notre équipe SAP a déjà développé PersoPay et PersoExpenses : deux applications basées sur SAP permettant le calcul des salaires et simplifiant la gestion des notes de frais. Chez SD Worx, nous étions donc bien familiarisés avec le fonctionnement du SPF BOSA et de l’environnement technique. Cette expérience s’est avérée utile pour notre défi suivant, qui allait se transformer en une course contre la montre.

Le leasing vélo en deux temps

En 2025, le législateur a décidé que tous les fonctionnaires fédéraux devaient avoir la possibilité d’opter pour le leasing d’un vélo via leur employeur. L’approbation des textes de loi à cet effet a toutefois pris un certain temps. Le temps pressait, les premiers fonctionnaires devant déjà pouvoir faire part de leur intérêt pour le leasing d’un vélo au 1er janvier 2026. Dès que le partenaire externe pour la livraison et l’entretien du vélo en leasing serait connu, une deuxième intégration serait nécessaire pour faciliter la commande et la gestion d’un vélo par l’intermédiaire de l’employeur. Une livraison en deux phases, avec des périodes d’implémentation très courtes.

Intégration avec le partenaire de leasing vélo

Avant de lancer la suite du projet, nous avons dû attendre le résultat de l’appel d’offres pour la fourniture et l’entretien des vélos. L’adjudication de ce marché a été annoncée en janvier 2026. Nous avons alors pu procéder à l’intégration avec le logiciel de Joule, qui avait remporté le marché.

Ici aussi, l’échéance était très proche, les premiers fonctionnaires devant déjà pouvoir sélectionner un vélo en avril. Le parcours sous-jacent comporte de nombreux maillons différents à harmoniser. En effet, un fonctionnaire qui choisit un vélo en leasing sur le site web de Joule se base pour cela sur de nombreux paramètres différents (comme l’allocation personnelle du travailleur pour le vélo en leasing). Dès qu’un vélo adapté a été choisi, les données pertinentes doivent refluer rapidement vers le moteur salarial en vue du traitement des salaires. Cette intégration a été confiée à notre équipe SD Worx.

En janvier 2026, nous avons organisé les premiers ateliers avec toutes les parties concernées, puis nous sommes passés presque immédiatement au développement et à la validation intégrée. Nous n’avions pas droit à l’échec : après la fourniture, tous les engrenages entre les différents environnements devaient s’emboîter facilement, pour permettre une gestion de dossiers fluide.

Des délais serrés pour le développement

Dans un premier temps, nous avons élaboré avec PersoPoint l’application « Vélo en leasing » dans PersoExpenses, le logiciel de gestion des frais des collaborateurs. Les fonctionnaires ont pu y déclarer leur engagement à prendre un vélo en leasing. PersoPoint s’est chargé de l’analyse fonctionnelle et des entretiens avec les parties prenantes des différents départements publics qui constituaient les clients finaux. Notre équipe s’est ensuite basée sur cette analyse pour concevoir la solution. Le logiciel a été livré en novembre 2025, bien avant la date limite du 1er janvier. Nous avons également veillé à ce que cette nouvelle application soit mise en place de manière dynamique, afin de faciliter l’ajout de nouvelles possibilités de rémunération flexible par la suite.

Résultat : un leasing vélo bien huilé

En avril 2026, l’intégration entre le logiciel SAP et le partenaire de leasing Joule était prête. Les travailleurs qui ont opté pour un vélo en leasing dans leur environnement numérique fin 2025 peuvent désormais, grâce à la poursuite de l’intégration, commander facilement le modèle de leur choix sur le site web de Joule. La facture du vélo livré arrive ensuite directement au département comptable du service public concerné. La comptabilisation complète du budget du travailleur et le calcul de la rémunération restante sont entièrement automatiques – et ce, simultanément pour des milliers de collaborateurs. Au cours des trois premiers jours, plus de 300 vélos en leasing ont ainsi été commandés.

Le nouveau service de leasing vélo requiert peu de temps en plus pour le secrétariat centralisé de PersoPoint. Des interventions administratives humaines sont rarement nécessaires, ce qui permet aux collaborateurs concernés du SPF BOSA de se consacrer entièrement à leurs tâches clés. Tant les managers que les RH peuvent tout suivre dans un seul et même environnement et fusionner la facturation entre Joule et SAP Payroll.

Quand l’expertise accélère la livraison

Notre expertise approfondie de SAP et notre expérience acquise avec le module de frais de PersoExpenses nous ont permis de livrer ce projet en respectant entièrement les exigences et le délai serré. Nos spécialistes restent impliqués dans la maintenance technique et la livraison ultérieure de nouvelles fonctionnalités. Le SPF BOSA pourra donc aussi bénéficier sans problème de futures extensions de l’environnement en ligne.