Geen eigen HR-dienst, wel alle expertise binnen handbereik

De snelle groei van EZ Cargo bracht steeds meer HR- en payrollvragen met zich mee. Het bedrijf groeide van vier of vijf medewerkers naar tien en meer, terwijl de Belgische wetgeving snel wijzigde. Toen de operationele vennootschap naast bedienden ook arbeiders begon aan te werven, kwam daar een bijkomend paritair comité met andere regels bij.

• Vragen over loonbrieven, wetswijzigingen, contractaanpassingen en extralegale voordelen bleven liggen.
• Antwoorden van het sociaal secretariaat kwamen te laat of kwamen niet.
• Het arbeidsreglement moest regelmatig worden aangepast.
• EZ Cargo had geen interne HR-capaciteit om elke juridische wijziging zelf te interpreteren.

De gevolgen waren niet alleen administratief. EZ Cargo dreigde het vertrouwen van de medewerkers te verliezen en wilde tegelijk zeker zijn dat het bedrijf wettelijk in orde bleef. De bestaande ondersteuning kon de groei niet langer volgen.

“We waren bang het vertrouwen van onze mensen te verliezen. Zij verwachtten antwoorden van ons, en wij wachtten op ons sociaal secretariaat.”

EZ Cargo koos ervoor om in april over te stappen naar SD Worx, buiten het klassieke overstapmoment. De vragen werden vooraf voorbereid, de administratieve stappen werden overgenomen en het bedrijf kreeg zelfs hulp bij het opstellen van de opzegbrief. De overstap, die vooraf moeilijk leek, verliep uiteindelijk vlot.

“In ons hoofd zou dit moeilijk worden. Uiteindelijk verliep alles heel vlot.”

Vandaag werkt EZ Cargo met twee vaste contactpersonen. Sophie volgt het dagelijkse dossier op, waaronder payroll, loonbrieven en juridische vragen. Sandra ondersteunt bij bredere en strategische vraagstukken. Zo beschikt EZ Cargo over de nodige expertise zonder zelf een HR-dienst te moeten uitbouwen.

De ondersteuning is ook proactief. Toen flexi-jobs eraan kwamen, ontving EZ Cargo vooraf informatie, een kader en een opleidingsvoorstel. Het team beheert de payrolltool intussen autonoom voor onder meer het versturen van loonbrieven en het invoeren van nieuwe medewerkers. Een tool voor afwezigheidsbeheer is de volgende stap die wordt bekeken.

“We hebben het gevoel dat er een teamlid bijgekomen is, met een heel team van experten achter zich.”

De samenwerking levert EZ Cargo meer snelheid, duidelijkheid en gemoedsrust op. In een concreet dossier leidde een e-mail over een probleem binnen twee dagen tot een afspraak en binnen drie dagen tot een oplossing. Omdat de antwoorden meteen begrijpelijk zijn, kan EZ Cargo ze rechtstreeks aan de medewerkers toelichten.

• EZ Cargo hoefde geen eigen HR-functie aan te werven.
• Het bedrijf kan wetswijzigingen vooraf voorbereiden in plaats van alleen te reageren.
• Het team beheert de payrolltool zelfstandig.
• Dagelijkse en strategische vragen gaan naar vaste contactpersonen, ondersteund door een breder expertenteam.

Gevraagd om SD Worx in drie woorden te omschrijven, kiest Justine voor expertise, advies en nabijheid. Voor EZ Cargo ligt de meerwaarde in het evenwicht tussen de expertise van een grote HR-partner en de persoonlijke begeleiding van een vertrouwde adviseur.

“Met SD Worx hebben we het perfecte evenwicht gevonden tussen de expertise van een grote HR-partner en de persoonlijke begeleiding van een vertrouwde adviseur.”

Veelgestelde vragen

Kun je midden in het jaar van sociaal secretariaat veranderen?

Ja. EZ Cargo maakte de overstap in april. In principe bereid je een verandering van sociaal secretariaat voor tegen het begin van een nieuw kalenderjaar, met een opzegtermijn die je vóór 30 juni moet respecteren. In bepaalde situaties is een overdracht tijdens het jaar mogelijk. Dat vraagt een goede administratieve voorbereiding, een correcte opzegging van het lopende contract en een nauwkeurige overdracht van de loongegevens. Laat je daarom vooraf begeleiden om het juiste moment te bepalen en de overgang vlot te laten verlopen.

Wat verandert er als je naast bedienden ook arbeiders aanwerft?

De aanwerving van arbeiders betekent meestal dat een bijkomend paritair comité van toepassing wordt, met specifieke regels voor verloning, opzeg en sectorale verplichtingen. Mogelijk moet je ook het arbeidsreglement en bepaalde administratieve procedures aanpassen. Voor veel groeiende kmo’s is dit een belangrijke stap die extra aandacht vraagt voor HR en juridische aspecten.

Hoe vaak moet je je arbeidsreglement aanpassen?

Je arbeidsreglement moet mee evolueren wanneer de wetgeving, collectieve afspraken of de interne organisatie wijzigen. Bij EZ Cargo kwam dat in de recente periode neer op twee aanpassingen per jaar. Elke wijziging vereist een correcte procedure. Een onvolledig of verouderd arbeidsreglement kan problemen veroorzaken bij een controle of een geschil.

Wat zijn flexi-jobs en waarom zijn ze relevant in logistiek?

Flexi-jobs maken het mogelijk om bepaalde categorieën werknemers aan te werven onder een voordelig fiscaal en sociaal regime. Ze bieden extra flexibiliteit bij tijdelijke behoeften of drukkere periodes. De toegangs- en toepassingsvoorwaarden verschillen per sector. Controleer daarom altijd welke regels van toepassing zijn voordat je flexi-jobs invoert.

Moet een kmo van 27 medewerkers een eigen HR-verantwoordelijke aanwerven?

Niet noodzakelijk. EZ Cargo koos ervoor om HR-expertise extern te houden en met vaste contactpersonen te werken. Dat zorgt voor meer snelheid en zekerheid bij vragen. Niet alleen de omvang van het team bepaalt of je een HR-verantwoordelijke nodig hebt. Ook de complexiteit van de HR-behoeften, de groei en de menselijke, administratieve en organisatorische uitdagingen spelen een rol.