SD Worx, c’est le membre d’équipe en plus qui nous permet de rester agiles

La croissance d’EZ Cargo a rapidement fait émerger de nouveaux besoins. Le groupe est passé de quatre ou cinq collaborateurs à dix et plus, tandis que la législation belge évoluait vite. L’arrivée d’ouvriers aux côtés des employés a également entraîné l’application d’une nouvelle commission paritaire et de nouvelles règles.

• Les questions sur les fiches de paie, les changements législatifs, les avenants et les avantages extralégaux s’accumulaient.
• Les réponses du secrétariat social arrivaient trop tard, ou n’arrivaient pas.
• Le règlement de travail devait être adapté régulièrement.
• EZ Cargo ne disposait pas de capacité RH en interne pour analyser chaque évolution juridique.

Au-delà de l’administration, la confiance des collaborateurs risquait d’être affectée. EZ Cargo devait choisir entre une insatisfaction croissante au sein des équipes et un risque de non-conformité. Aucune de ces options n’était acceptable.

“Nous avions peur de perdre la confiance de nos collaborateurs. Ils attendaient des réponses de notre part, tandis que nous les attendions de notre secrétariat social.”

EZ Cargo a décidé de passer chez SD Worx au mois d’avril, en dehors du moment classique de changement. Les questions ont été préparées en amont, les démarches administratives ont été prises en charge et l’entreprise a même reçu de l’aide pour rédiger la lettre de rupture. La transition, redoutée au départ, s’est déroulée de manière fluide. 

“Dans nos têtes, ça allait être dur. Au final, tout s’est passé de façon très fluide.” 

Aujourd’hui, EZ Cargo travaille avec deux interlocutrices fixes. Sophie assure le suivi quotidien du dossier, notamment la paie, les fiches de paie et les questions juridiques. Sandra intervient sur les sujets plus larges et stratégiques. Ce fonctionnement donne à l’entreprise un accès direct à l’expertise nécessaire, sans devoir créer son propre service RH. 

L’accompagnement est également proactif. À l’arrivée des flexi-jobs, EZ Cargo a reçu l’information, un cadre et une proposition de formation avant l’entrée en vigueur de la législation. L’équipe utilise par ailleurs l’outil de paie de manière autonome pour envoyer les fiches de paie et encoder de nouveaux collaborateurs. La gestion des absences constitue une prochaine étape envisagée. 

“Nous avons l’impression d’avoir un membre d’équipe en plus, avec toute une équipe d’experts derrière elle.”

La collaboration apporte à EZ Cargo plus de rapidité, de clarté et de sérénité. Dans un cas concret, un e-mail signalant un problème a mené à un rendez-vous en deux jours et à une solution en trois jours. Les réponses sont formulées de façon directement compréhensible, ce qui permet de les expliquer telles quelles aux collaborateurs. 

• EZ Cargo n’a pas dû engager de fonction RH en interne. 
• L’entreprise peut anticiper les changements législatifs plutôt que simplement y réagir. 
• L’équipe gère l’outil de paie de façon autonome. 
• Les questions quotidiennes et stratégiques sont adressées à des interlocutrices fixes, soutenues par une équipe d’experts. 

Invitée à résumer SD Worx en trois mots, Justine choisit : expertise, conseil et proximité. Pour EZ Cargo, le résultat est l’équilibre entre la force d’un grand partenaire RH et l’accompagnement personnalisé d’un conseiller de confiance. 

“Avec SD Worx, nous avons trouvé le parfait équilibre entre l’expertise d’un grand partenaire RH et l’accompagnement personnalisé d’un conseiller de confiance.” 

Questions fréquentes

Peut-on changer de secrétariat social en cours d’année ? 

Oui. EZ Cargo l’a fait au mois d’avril. En principe, le changement de secrétariat social se prépare pour le début d’une nouvelle année civile, avec un préavis à respecter avant le 30 juin. Toutefois, certaines situations permettent un transfert en cours d’année. Cela nécessite une bonne préparation administrative, une résiliation conforme du contrat en place et une coordination rigoureuse du transfert des données salariales. Il est donc essentiel de se faire accompagner afin d’identifier le moment le plus opportun et d’assurer une transition en toute sérénité. 

Qu’est-ce qui change quand on engage des ouvriers en plus des employés ? 

L’arrivée d’ouvriers implique généralement l’application d’une autre commission paritaire, avec des règles spécifiques en matière de rémunération, de préavis et d’obligations sectorielles. Cela peut également nécessiter une adaptation du règlement de travail et de certaines procédures administratives. Pour de nombreuses PME en croissance, cette évolution marque une étape importante qui demande une attention particulière sur les aspects RH et légaux. 

À quelle fréquence faut-il adapter son règlement de travail ? 

Le règlement de travail doit évoluer chaque fois que la législation, les conventions collectives ou l’organisation interne de l’entreprise changent. Chez EZ Cargo, cela a représenté deux adaptations par an sur la période récente. Chaque modification exige une procédure correcte. Un règlement incomplet ou obsolète peut entraîner des difficultés lors d’un contrôle ou en cas de litige. 

Que sont les flexi-jobs et pourquoi sont-ils pertinents en logistique ? 

Les flexi-jobs permettent d’engager certaines catégories de travailleurs sous un régime fiscal et social avantageux. Ils offrent davantage de flexibilité pour faire face à des besoins ponctuels ou à des périodes d’activité plus soutenues. Selon le secteur concerné, les conditions d’accès et d’utilisation peuvent varier, d’où l’importance de vérifier les règles applicables avant leur mise en place. 

Une PME de 27 collaborateurs doit-elle engager un responsable RH ? 

Pas nécessairement. EZ Cargo a choisi de garder l’expertise RH à l’extérieur et de travailler avec des interlocutrices fixes. Cela apporte davantage de rapidité et de certitude dans les réponses. Ce n’est pas uniquement la taille de l’entreprise qui détermine la nécessité d’un responsable RH : tout dépend de la complexité des besoins, de la croissance et des enjeux humains, administratifs et organisationnels auxquels elle est confrontée.