Extension de l’obligation de fiche pour les frais propres à l’employeur

L’indemnité pour les frais propres à l’employeur (le « remboursement de frais ») n’est pas imposée dans notre pays, car il ne s’agit pas d’un salaire au sens strict du terme. Les travailleurs qui engagent des frais pour pouvoir exercer leur travail (frais de déplacement, frais de stationnement, lunch...) peuvent demander un remboursement à condition que l’indemnité soit effectivement consacrée à ces frais.

À compter de l’année de revenus 2022, le montant total pour chacun des différents types de remboursements de frais doit être repris dans la rubrique « renseignements divers » de la fiche 281.10 (travailleurs) et 281.20 (dirigeants d’entreprise). À défaut ou si ce n'est pas correct, cela pourrait entraîner une sanction administrative dans certains cas.

Il est donc grand temps de prendre conscience qu'il existe désormais des règles plus strictes pour la déclaration des remboursements de frais. Découvrez ici quelle est cette nouvelle obligation de déclaration.

Pour vous en tant qu’employeur, ces remboursements de frais réels et forfaitaires sont déductibles. Vous devez donc les mentionner sur la fiche fiscale 281.10 de votre travailleur et sur le relevé récapitulatif. La façon de faire diffère selon le type de remboursement de frais :

• sur la base de pièces justificatives : mention « OUI - pièces justificatives » ;
• forfaitaire sur la base de normes sérieuses : mention « OUI - normes sérieuses » ;
• forfaitaire mais pas sur la base de normes sérieuses : mention du montant remboursé.

Des combinaisons sont aussi possibles.

Le fisc travaille à présent à ce principe afin d’avoir une meilleure idée des remboursements de frais versés. Dès l’année de revenus 2022, vous devez mentionner dans la rubrique « renseignements divers » le montant total de tous les remboursements de frais, tant réels que forfaitaires. Cette obligation s’applique également aux remboursements de frais qu’une société paie à ses dirigeants d’entreprise (fiche 281.20).

Si vous ne mentionnez pas les remboursements de frais forfaitaires sur une fiche individuelle et/ou un relevé récapitulatif, ils ne sont pas déductibles à titre de frais professionnels. L'absence de mention des remboursements de frais réels entraîne une amende administrative.