Près de 12 000 collaborateurs répartis sur cinq entités, avec toute une série de contrats et procédures différents : le payroll et SAP donnent du fil à retordre à la Ville d’Anvers. En quête d’un nouveau prestataire de services payroll et SAP, elle a opté pour SD Worx, séduite entre autres par son approche détaillée. « Ils ont d’ailleurs assuré », explique Yara Van Overstraeten (responsable de la gestion des applications personnel & organisation à la Ville d’Anvers). « Et comme tout est désormais centralisé, la communication est bien plus fluide ».
SAP est l’un des fournisseurs les plus connus de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Ce logiciel rationalise et gère les processus et les données (en matière de ressources et d’activités financières, par exemple) au sein d’une organisation ou entreprise. SD Worx fait partie des Gold Partners (partenaires privilégiés) de SAP et vous aide à créer et maintenir votre architecture RH, ainsi qu’à gérer les salaires, bien entendu.
« Nous employons environ 12 000 personnes », explique Yara. « À la Ville, à l’Enseignement communal, à la Mobilité et au Stationnement, au CPAS et à Digipolis. Chacune de ces cinq entités applique ses propres procédures et, à la Ville d’Anvers, nous pratiquons également l’épargne-carrière et prenons des congés sur plusieurs années. Nous sommes donc très exigeants en ce qui concerne les services payroll et SAP. »
« Ces dix dernières années, nous avons fait appel à différents fournisseurs pour ces deux volets. Ils répondaient à nos attentes, mais des problèmes de communication se posaient ici et là. En tant qu’entreprise publique, la Ville d’Anvers est légalement tenue de vérifier régulièrement si d’autres fournisseurs ne peuvent pas proposer une offre plus intéressante ou plus avantageuse. La possibilité de résoudre les problèmes de communication en changeant de fournisseur était la bienvenue ».
SD Worx a tiré son épingle du jeu. « Elle s’est notamment distinguée par son approche détaillée. Nous avons immédiatement su quelle équipe était là pour nous, avec un calendrier clair et des délais réalistes, qui ont d’ailleurs été respectés dans tous les cas sauf un. C’est exceptionnel pour un projet aussi complexe et étendu ».
« Le fait que les services payroll et SAP soient désormais gérés par le même prestataire m’a particulièrement séduite », explique Fo Vanrooy, HR manager payroll & time à la Ville d’Anvers. « Ce n’était pas le cas auparavant et à cause de cela, nous sommes passés à côté d’optimisations majeures. SD Worx supervise l’intégralité de notre processus et nous aide à identifier ce qui peut être amélioré. »
« Cette approche méthodologique représente un précieux gain de temps pour l’équipe RH », poursuit Fo. « Par exemple, au lieu des allers-retours de documents par e-mail, nous utilisons désormais une structure de dossiers claire et bien sécurisée ».
Yara : « Avant, le paiement des heures supplémentaires était très chronophage. Chaque mois, nous devions demander un ticket à notre prestataire de services pour établir un rapport des heures supplémentaires, que nous devions ensuite attendre. Il nous l’envoyait alors par courriel pour vérification. À présent, SD Worx planifie simplement cette opération chaque mois et intègre le résultat dans le dossier convenu. Le délai de mise en œuvre est ainsi bien plus court qu’avant.
« Communiquer avec une seule partie est de toute façon plus efficace qu’avec deux », ajoute Fo. « Nous n’avons plus affaire qu’à un seul et même interlocuteur, qui plus est au niveau local. Si une modification est nécessaire, elle est effectuée rapidement et efficacement.
Yara : « Depuis la transition, nous collaborons plus étroitement avec nos collègues des quatre autres entités. SD Worx est partie de nos activités communes, et non de ce qui nous différencie. Cela nous pousse à unir davantage nos forces. Grâce à cela aussi, nous gagnons aussi beaucoup en efficacité dans l’ensemble ».
La mise en œuvre s’est déroulée sans problème, estiment Yara et Fo. « Une transition de ce type implique bien plus que débrancher la prise de courant et la rebrancher ailleurs. Une communication optimale entre toutes les parties est primordiale. Tant nos anciens partenaires que SD Worx ont fait preuve d’un grand professionnalisme. Les problèmes qui ont pu se poser ont été abordés avec transparence. SD Worx nous a toujours pris au sérieux, s’est montrée à l’écoute et nous a aidés à trouver des solutions. À aucun moment je ne me suis dit que quelque chose allait échouer. »
Fo : « SD Worx reste à nos côtés. Nous utilisons toujours HCM On-Premise comme système SAP. Certaines applications fonctionnent déjà dans SAP SuccessFactors, mais nous allons aussi migrer une grande partie de nos données clés vers le cloud. Nous sommes en train d’élaborer un plan pour cela.
« Au fur et à mesure de la migration, il est évident que de nouvelles optimisations verront le jour », prédit Yara. « J’ai d’ores et déjà la certitude que nous bénéficierons d’un service de qualité. L’engagement est remarquable. Lors de chaque concertation, nous constatons que nous parlons avec les bonnes personnes. Elles ont fait de leur mieux durant la phase de transition. Les délais de mise en œuvre restent courts et nous n’avons jamais à insister pour obtenir une réponse. Si la collaboration reste aussi fluide, c’est bien parti pour les dix prochaines années ».