3 redenen om het beheer van je reis- en onkosten te automatiseren

Met de juiste reis- en onkostentool creëer je een zorgeloos proces waarbij werknemers zich betrokken en aangemoedigd voelen, en ze niet steeds moeten nadenken over de geldende afspraken van het bedrijf. Ontdek hieronder de drie redenen waarom je de stap moet zetten van een manueel naar een geautomatiseerd proces.

Tools voor het beheer van onkosten geven je de mogelijkheid om de naleving van de afspraken te automatiseren en af te dwingen van bij het moment van aanvraag. Niet-conforme onkostennota’s worden automatisch gesignaleerd of zelfs voorkomen. Bovendien kun je ook een tolerantieniveau instellen dat enerzijds rekening houdt met je financiële beleid en anderzijds de positie van je werknemers met veel potentieel versterkt. Gedaan met irritaties.

De automatisering van onkosten berust op zeven principes: 

• Tijdswinst: je wint tijd doordat het proces wordt gestroomlijnd en het eenvoudiger wordt om een volledig overzicht te krijgen per item of vestigingseenheid.
• Volledig digitaal proces: betaalbewijzen opvolgen wordt een fluitje van een cent met de scanfuncties op de smartphone en de online archivering.
• Tevreden gebruikers: de tevredenheid van eindgebruikers en controleurs stijgt dankzij het vereenvoudigde en versnelde proces.
• Foutenreductie: er gebeuren aanzienlijk minder fouten en vervalsingen.
• Continue opvolging: met de geïntegreerde dashboards kun je je cijfers in de gaten houden van gebruik tot vergoeding. Dat zorgt voor een betere budgettering en kostenbeheersing.
• In harmonie met het beleid: beleidslijnen worden automatisch afgedwongen in elke fase, waardoor de kosten van niet-conforme of frauduleuze kostennota’s worden vermeden.
• Focus op andere prioriteiten: een automatisch proces ondersteunt de opschaling van je bedrijf. Je kunt sneller groeien zonder je zorgen te moeten maken over het onkostenbeheer.

Voor wie klanten in het buitenland heeft of de reismicrobe goed te pakken heeft, lijkt reizen iets uit het verleden. Nu de COVID-vaccins op de markt zijn, kunnen we binnenkort - hopelijk - opnieuw gaan reizen. Als we ons daar nu al op voorbereiden, zorgen we ervoor dat reizen zo kostenbewust en efficiënt mogelijk is binnen je organisatie.

In tools voor het beheer van onkosten kun je bepaalde reizen vooraf goedkeuren. Op die manier kunnen werknemers profiteren van speciale Eurostar-prijzen of vluchtdeals zodra die opduiken. Maak komaf met gemiste deals door een drukbezette manager! Geïntegreerde onkostennota’s bieden inzichten: ze helpen je om de juiste reispartner te kiezen op basis van het percentage van je reis- en onkostenbudget dat wordt gebruikt voor vluchten, accommodatie of entertainment. Een juist budget betekent een betere toewijzing van middelen, daar waar ze het meeste impact hebben.

Belangrijk is ook dat je teamleden zich bewuster gaan worden van de uitgaven als ze een overzicht krijgen van hun eigen onkosten. Zo krijgen ze dat extra duwtje in de rug om alles uit die dure vlucht naar Zwitserland te halen. Een krachtige tool voor het beheer van je onkosten stroomlijnt je processen met behulp van duidelijke beleidslijnen en geeft je de kans om data-gestuurde beslissingen te nemen op elk niveau binnen de organisatie.

Met een geautomatiseerde tool voor het beheer van onkosten kunnen je gebruikers hun onkosten vanop hun smartphone registreren, door de betaalbewijzen onderweg te uploaden in de app. Zo winnen ze heel wat waardevolle tijd die ze kunnen besteden aan taken met een hogere toegevoegde waarde. Een gelukkige werknemer = een productieve werknemer.

Managers kunnen ook verzoeken vanop hun telefoon goedkeuren, want ze kunnen ervan op aan dat de regelgeving en het beleid worden nageleefd. Ze moeten dus enkel de onkosten valideren. OCR-tools (‘Optical Character Recognition' of optische tekenherkenning) signaleren niet-conforme onkosten die moeten worden nagekeken, zodat de goedkeurder en controleur zich kunnen concentreren op wat er echt toe doet.

En tot slot krijgen controleurs een meer constante en conforme onkostenstroom zonder al te veel knelpunten en dus snellere uitbetaling. Dankzij de automatisering en OCR wordt maar liefst tot 90% minder tijd besteed aan het controleren van onkosten wat de productiviteit  uiteraard ten goede komt. Investeren in een geautomatiseerd onkostenbeheer garandeert maximaal rendement en minimale uitgaven. Het verhoogt de efficiëntie van het plannen van reizen en je bespaart er tijd én geld mee.