Assistance payroll sur site à l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw : continuité et efficacité assurées
Lorsque deux personnages clés de l’équipe RH ont quitté l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw en 2018, le service du personnel a vu son fonctionnement mis en danger. L’hôpital a alors décidé de confier une partie des tâches à trois consultants payroll de SD Worx. Résultat : la continuité des processus RH a pu être assurée, et leur efficacité renforcée.
Avec trois campus éparpillés sur Alost, Asse et Ninove, l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw est une institution dans la région. Le groupe compte environ 1 000 lits et emploie environ 2 500 collaborateurs. « Cette grande ampleur fait du traitement des salaires une tâche complexe, explique d’emblée Geertrui Ryngaert, directrice financière et administrative. Autre difficulté, le secteur des soins de santé doit composer avec des horaires irréguliers, des barèmes et des statuts particuliers. Alors en 2018, lorsque le directeur payroll et un collaborateur du service RH ont quitté le navire, c’est le fonctionnement de tout le service qui était en danger. Nous avons donc pris la décision de faire appel à SD Worx. »
Nous avons une personne de contact fixe, sur laquelle on peut toujours compter. C’est elle qui nous a proposé l’aide d’un consultant expérimenté de SD Worx pour renforcer notre département RH. C’était la solution idéale.
Affinité professionnelle et personnelle
L’hôpital Onze-Lieve-Vrouw travaille en étroite collaboration avec SD Worx depuis les années 1990. « SD Worx peut se targuer d’une solide expertise dans le secteur des soins, souligne G. Ryngaert. Nous y avons une personne de contact fixe, sur laquelle on peut toujours compter. C’est elle qui nous a proposé l’aide d’un consultant expérimenté de SD Worx pour renforcer notre département RH. C’était la solution idéale. »
Sur la base des besoins de l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw, SD Worx a proposé plusieurs profils RH parmi lesquels l’hôpital a pu choisir. « Grâce à notre relation étroite, notre personne de contact connaît parfaitement nos équipes, si bien qu’elle sait où nous pourrions avoir besoin de renfort. Toutefois, outre le savoir-faire, il faut aussi que le courant passe, puisque le consultant que l’on vous envoie passe mal de temps au sein de l’équipe. SD Worx nous a donc donné la possibilité de nous entretenir avec plusieurs candidats. De cette façon, nous avons pu nous assurer de trouver chaussure à notre pied tant sur le plan des compétences que de la personnalité. »
Identifier les points faibles
Au bout du compte, ce sont trois collaborateurs qui sont venus renforcer les équipes de l’hôpital, chacun apportant sa propre expertise : reporting, comptabilité et traitement des salaires. « Dans un premier temps, leur rôle a consisté à garantir le fonctionnement de notre service RH, poursuit G. Ryngaert. Cependant, leur mission a rapidement été étendue. C’est ainsi qu’ils se sont mis à examiner nos processus payroll afin de les documenter de manière approfondie. Une belle plus-value. »
Et autant dire que cet examen a livré des résultats surprenants. « Les consultants ont pu examiner nos processus avec un regard neuf, ce qui nous a permis de les perfectionner. En effet, si nous disposions des outils adéquats pour automatiser certaines tâches, nous n’exploitions pas toujours ces outils de manière optimale, avec comme conséquence une belle perte de temps. Nous avons donc rapidement corrigé le tir ensemble. »
Renforcement de l’efficacité
Le travail des trois consultants est toujours en cours à l’hôpital, et c’est toute l’organisation qui en bénéficie. « L’efficacité a reçu un sérieux coup de fouet. Grâce au fait que certaines tâches, comme les contrôles, ont pu être automatisées, les collaborateurs RH ont désormais plus de temps pour répondre aux questions du personnel. Le contact entre le service RH et les autres services s’en est retrouvé renforcé. »
« Pour l’heure, les consultants de SD Worx poursuivent leur travail de soutien du service RH. À côté de cela, ils continuent de remédier aux faiblesses qui avaient été identifiées lors de l’examen du système payroll. Grâce à cette collaboration efficace, je suis convaincue que nous parviendrons à renforcer encore davantage nos processus RH. Parallèlement, les négociations avec le nouveau directeur payroll et le nouveau collaborateur RH sont entrées dans leur dernière phase. Une fois qu’ils auront rejoint le navire, les consultants les formeront et la boucle sera ainsi bouclée. »