Gesofisticeerde smartphones, ontelbare apps, slimme spraakassistenten en zelfs virtual reality: de digitalisering heeft onze vrije tijd onomkeerbaar veranderd. Maar in het bedrijfsleven worden nieuwe technologieën en tools nog te weinig ingezet. Nochtans is een digitale transformatie van hr de sleutel tot een efficiëntere organisatie.
We kunnen ons een leven zonder digitalisering haast niet meer voorstellen. Tegenwoordig is er voor vrijwel elke saaie, repetitieve taak wel een app. Geld overschrijven, financieel vooruitplannen, de maaltijden van de week bedenken of huiswerk maken ... Via de app is dat zo gebeurd.
Maar te veel bedrijven – en dus ook de hr-afdeling – hinken achterop. Van digitalisering is vaak weinig te merken of ze verloopt ongestructureerd, waarbij de bijbehorende overvloed aan apparaten en informatiebronnen vooral wanorde veroorzaakt. Onderzoek toont aan dat 57% van de medewerkers verschillende bronnen moet afspeuren om de nodige informatie te vinden en dat als problematisch ervaart.
Het gebrek aan een uitgekiende digitaliseringsstrategie voor hr heeft een negatieve impact op je volledige organisatie, in de eerste plaats op de hr-afdeling zelf. Een takenpakket dat hoofdzakelijk uit repetitieve opdrachten bestaat, creëert immers grote frustratie. Je medewerkers kunnen er immers hun expertise en bevlogenheid niet bij inzetten.
Daarnaast ondervinden ook je andere medewerkers de nodige last. Simpele formaliteiten zoals verlof aanvragen, slorpen niet alleen heel wat tijd op, maar brengen ook een papierberg met zich mee.
Tot slot beïnvloedt het gebrek aan digitalisering van het hr-team ook de instroom van nieuwe medewerkers. Hr probeert via doelgerichte en zorgvuldige wervingsprocessen talent aan te trekken. Stapels cv’s uitpluizen kost echter veel tijd en wie te langzaam te werk gaat, vist achter het net. Want ook de concurrentie zit niet stil.
Het uitblijven van een digitalisering van hr benadeelt je organisatie op tal van vlakken, zoveel is duidelijk. Gelukkig kun je die negatieve impact ombuigen met een digitale transformatie, en dat in drie stappen.
Een flexibele digitale assistent neemt allerlei repetitieve klusjes over: vakantie aanvragen, afwezigheidsberichten instellen, reiskostenvergoedingen regelen enzovoort. Werknemers verliezen zo minder tijd aan hr-gerelateerde taken. Maar ook het hr-team zelf kan een pak efficiënter werken en kan zich richten op verantwoordelijkheden en initiatieven met een echte meerwaarde. De assistent moet wel eenvoudig zijn en aantoonbare voordelen opleveren, anders ontstaat het risico dat hij alleen maar tijdverspilling in de hand werkt.
Binnen je organisatie biedt het hr-team ondersteuning aan een diverse groep: millennials, generaties X en Y, babyboomers … Stem de digitale assistent en andere tools af op hun specifieke behoeften. Communiceer bijvoorbeeld via de kanalen die je medewerkers effectief gebruiken. Bereikbaar zijn via smartphone bijvoorbeeld is cruciaal: het is tegenwoordig de meest populaire interface, zowel thuis als op het werk. Daarnaast kun je virtuele assistenten in combinatie met andere apparaten gebruiken, zoals smartwatches, fitness trackers, smarthomesystemen en auto’s.
Bij SD Worx vinden we dat alle medewerkers moeten kunnen rekenen op hun eigen digitale assistent die hen bijstaat voor (hr-)administratieve taken. Maak kennis met de SD Worx Digital Assistant en ontdek wat deze innovatieve tool jou en je medewerkers oplevert.
Met behulp van digitale technologie kun je nog nauwgerichter de juiste kandidaten vinden en aanwerven. Een voorbeeld is blockchain, een veelbelovende technologie waarmee je de professionele ervaring van een kandidaat op nauwkeurigheid checkt en eventuele onjuistheden op een cv ontmaskert. Hoewel de brede toepassing van blockchain in hr nog toekomstmuziek is, bestaan er vandaag tal van andere tools die de aanwerving van nieuwe medewerkers vergemakkelijken.
Daarnaast zijn er ook verschillende gamificatiemethodes, waarbij je de vaardigheden en persoonlijkheid van een kandidaat aan de verwachtingen van je organisatie koppelt. Zo verloopt het wervingsproces sneller en weet je dat de nieuwe werknemer niet alleen over de juiste ervaring beschikt, maar ook qua persoonlijkheid binnen het bedrijf past.
Door hr-processen te digitaliseren, maak je de beleving van je (toekomstige) medewerkers kortom gebruiksvriendelijker, soepeler en positiever. Zo komt de mens helemaal centraal te staan. Sta je te popelen om zelf aan de slag te gaan? In de whitepaper ‘Hr als motor van de digitale transformatie – op weg naar een flexibele organisatie’ vind je ideeën en voorstellen die je hr-afdeling op goede weg zetten.
Frederik Somers
Transformation Lead Belgium
Frederik Somers studeerde politieke wetenschappen aan de universiteit van Antwerpen en behaalde een master Overheidsmanagement & Beleid aan de KU Leuven. Hij startte in april 2009 bij de Vlaamse Overheid waar hij zich toelegde op kwaliteitsmanagement. Een jaar later kwam hij aan boord bij Accenture als management consultant. Hij begeleidde er bedrijven uit verschillende sectoren bij proces- en businesstransformatie, eerst vanuit België, en daarna drie jaar vanuit Londen. Vandaag is hij Business Unit Manager People & Digital Transformation bij SD Worx en helpt hij bedrijven om proactief in te spelen op veranderingen waarmee ze geconfronteerd worden.
In april dokkert Cycling Team SD Worx over kasseien, in juli houdt onze koning zijn jaarlijkse toespraak, en in december… hebben hr-professionals hun decemberafrekening. Elk piekmoment vereist een gedegen voorbereiding. Hoe je de decemberafrekening voor je bedienden berekent en controleert? Onze doorgewinterde juridische trainers Nicole Meersman en Annelies Mattheus zetten je op weg.
De vakantiedagen van je medewerkers bijhouden en correct vergoeden? Als hr-professional maak je er op vaste tijdstippen in het jaar werk van. Zo passeert vakantiegeld verschillende keren per jaar de revue: van vakantierechten berekenen in januari over vakantiegeld in- en uit dienst berekenen tot de decemberafrekening.
Een herstructurering is voor niemand goed nieuws. Het gaat om mensen en de emoties kunnen hoog oplopen. Hoe sereen de procedure verloopt, heb je als werkgever deels zelf in de hand. Goed en doordacht communiceren tijdens de drie verschillende fases van een herstructurering, is cruciaal. Hieronder schetsen we de drie fases met enkele tips uit onze ruime ervaring. Maar weet: een herstructurering is altijd maatwerk.
In deze podcast vertellen Annemie Desal en Barbara Van Goeye, respectievelijk kantoordirecteur van Roeselare en Brugge, over het belang van aanwezig te zijn in je regio om zo je klanten en hun uitdagingen nog beter te kennen.