Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid: alternatieve overgangsregeling tot eind 2026

Maak je gebruik van de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing (BV) voor ploegenarbeid? Onlangs oordeelde het Grondwettelijk Hof dat de fiscus de regels strikt mag interpreteren, waardoor potentieel veel ploegensystemen uit de boot zouden vallen. Een alternatieve overgangsregeling houdt ze deels aan boord tot eind 2026.

Ploegenarbeid in je onderneming? Dan hoef je een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing niet door te storten aan de fiscus. Je past de vrijstelling toe voor werknemers die een derde van hun arbeidstijd ploegenarbeid verrichten. Het bedrag waarop je recht hebt? 22,8% van het belastbare loon van de betrokken werknemer voor die maand. Voor volcontinu bedraagt het 25%.

Om te spreken van (klassieke) ploegenarbeid, gelden fiscaal de volgende voorwaarden:

1. Er zijn minstens twee ploegen van minstens twee werknemers per ploeg.
2. De ploegen doen hetzelfde werk, zowel qua inhoud als qua omvang.
3. De ploegen volgen elkaar op zonder onderbreking of met een maximale onderbreking van 15 minuten.
4. Tussen de opeenvolgende ploegen is er geen overlapping van meer dan een vierde van hun dagtaak.

De termen inhoud en omvang uit de tweede voorwaarde roepen heel wat onduidelijkheden op. Ze zijn nooit exact gedefinieerd. Begin 2024 oordeelde het Grondwettelijk Hof dat de fiscus deze voorwaarde streng mag interpreteren en de vrijstelling uitsluitend mag aanvaarden voor ondernemingen waar letterlijk aan deze voorwaarde voldaan is. De vrijstelling geldt daardoor niet in volgende gevallen:

• Opeenvolgende ploegen verrichten meer of minder werk per ploeg. Met andere woorden: het werk varieert volgens piek- en dalmomenten. Denk aan regimes waarbij de productie afhankelijk is van de beschikbare leveringen of de marktvraag varieert in de loop van de dag, de maand of het seizoen. 
• De inhoud en de omvang van het werk zijn vergelijkbaar, maar niet identiek. Denk bijvoorbeeld aan regimes waarbij men in de ochtend het werk voorbereidt en in de namiddag alles afwerkt. 

Het gevolg? Veel minder werkgevers komen in aanmerking, want in de praktijk zijn de inhoud en omvang van het werk zelden of nooit exact gelijk. 

Maar hoe streng zal de fiscus dan vanaf nu gaan controleren? Dat weten we niet. Veel bedrijven zien daardoor hun rechtszekerheid in gevaar komen.

Als antwoord daarop kwam er een wetsvoorstel van minister Van Peteghem waarin er tot 31 december 2026 twee mogelijkheden zijn: de bestaande (strikt toegepaste) regels of de nieuwe, alternatieve vrijstelling ploegenarbeid-bis, waarbij je een deel van de gedeeltelijke vrijstelling magaanvragen als de omvang van het werk niet identiek is. De voorwaarde van identieke inhoud blijft wel behouden.

Een voorbeeld uit de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel: drie opeenvolgende ploegen verrichten ploegenarbeid op twee dagen tijd. Hun output (of de grootte van de ploeg) ziet eruit als volgt.

Dankzij dit wetsvoorstel is de vrijstelling geen alles-of-nietsverhaal meer, maar telt het verschil in omvang mee. Tot eind 2026 kun je dus nog steeds de gedeeltelijke vrijstelling genieten voor ongelijke ploegen. De toepasbare vrijstelling wordt daarbij pro rata berekend. Deze alternatieve methode is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 januari 2021. Daardoor kun je eventuele niet-toegepaste of verworpen vrijstellingen alsnog recupereren. 

De wetgeving roept bijkomende vragen op. Hoe definieer je de omvang in output? Wat als minder personen evenveel output leveren, of andersom? Welke KPI’s hanteer je? Wat bij ziektes of mechanische defecten? Wat bij zeer kleine verschillen, waar de wetgever oproept om tolerant te zijn? Wanneer switch je van het klassieke regime naar de alternatieve methode? Die vragen moeten we geval per geval beoordelen.