Het mobiliteitsbudget, het groene alternatief voor de bedrijfswagen, kende een trage start maar wint nu aan populariteit. Sinds de invoering ervan zagen we al enkele versoepelingen en op 1 januari 2024 wordt het makkelijker om het mobiliteitsbudget te berekenen.
Als je het mobiliteitsbudget invoert in je bedrijf, kunnen werknemers hun (recht op een) bedrijfswagen inruilen voor groene mobiliteit. Het mobiliteitsbudget bestaat uit 3 pijlers, en een aanbod in pijler 2 is verplicht.
Openbaar vervoer
Zachte mobiliteit (fietsen, bromfietsen, step, monowheel …)
Huisvestingskosten (hypotheek of huur)
Wanneer een werknemer vooral (meer dan 50%) van thuis werkt, is zijn woonplaats voor de betrokken maanden de normale werkplek. Hierdoor kan ook hij dan het mobiliteitsbudget inzetten – zelfs al woont hij bijv. op 25 km van kantoor. Voorwaarde is wel dat je huisvestingskosten als keuzemogelijkheid aanbiedt in het mobiliteitsbudget.
De lijst is lang, maar je bent niet verplicht om alles aan te bieden. Je moet wel minstens een aanbod formuleren. Dat mag je beperken tot een aanbod dat administratief beheersbaar is en uiteraard ook aansluit bij de mobiliteitsbehoeften van je personeel.
Het mobiliteitsbudget is een alternatief voor de bedrijfswagen. Je kunt het pas invoeren als je al minimaal 36 maanden minstens één wagen ter beschikking stelt van minstens één werknemer. Dat wordt slechts één keer gecontroleerd. Na die 36 maanden hoef je geen wagens meer ter beschikking te stellen en kun je aan alle werknemers die in aanmerking komen het mobiliteitsbudget aanbieden.
Ben je minder dan 36 maanden actief als werkgever? Dan kun je toch een mobiliteitsbudget invoeren, maar enkel als je voordien al minstens één bedrijfswagen aanbood.
Je kunt het budget toekennen aan medewerkers die een bedrijfswagen ter beschikking hebben óf er vanwege hun functie recht op hebben, maar dit recht (nog) niet uitoefenen. Iemand die promotie maakt en daardoor in aanmerking komt, kan wel meteen het mobiliteitsbudget krijgen.
Let op: soms financieren werknemers volledig of deels hun bedrijfswagen door loon of bestaande (loon)voordelen te vervangen of om te zetten. Die bedrijfswagens komen niet in aanmerking voor vervanging door het mobiliteitsbudget.
Het budget moet minimaal 3000 euro bedragen, tot maximaal een vijfde van het brutojaarloon van de werknemer. Dat is geplafonneerd op 16.000 euro per kalenderjaar.
Om de grootte van het mobiliteitsbudget te berekenen, heb je vanaf 1 januari 2024 twee opties: je kiest tussen een formule op basis van werkelijke kosten en één op forfaitaire basis. Je mag vrij kiezen tussen beide formules, maar je moet vervolgens dezelfde methode hanteren voor alle werknemers, voor een periode van 3 jaar.
Het bedrag van het mobiliteitsbudget leg je in principe één keer vast, bij de start. Daarna kun je het enkel nog aanpassen naar aanleiding van een functiewijziging of bevordering, waarbij de werknemer in aanmerking komt voor een grotere (of kleinere) wagen.
Je hebt nog steeds de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te bepalen aan de hand van de kosten verbonden aan een zogenaamde referentiewagen. Dat is bijvoorbeeld aangewezen wanneer werknemers geen bedrijfswagen hadden vóór de toekenning van het mobiliteitsbudget.
Ook voor de bepaling van het budget dat je werknemer in pijler 1 mag besteden, beschik je over twee formules. Ook hier heb je de keuze tussen werkelijke kosten en een forfaitaire formule. Na die keuze pas je dezelfde formule toe voor alle werknemers, voor een periode van 3 jaar. Het bedrag van de bestedingen in pijler 1 pas je jaarlijks aan.
De werkelijke kosten zijn precies dat: het totale bedrag dat de bedrijfswagen jou als werkgever in één jaar tijd heeft gekost (verkeersboetes worden niet meegeteld). De overheid hanteert een beperkende opsomming. Je mag enkel de volgende kosten gebruiken én enkel als je via je car policy kunt aantonen dat je de kosten ook ten laste neemt:
Het bestedingsbudget in pijler 1 ken je pas op het einde van het jaar. Heb je in dat jaar meer uitgegeven dan initieel voorzien? Dan moet je het teveel terugvorderen. Heb je minder besteed in pijler 1 dan voorzien? Het overschot keer je dan uit als cash, na aftrek van de bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% (pijler 3).
Het forfaitaire bedrag bereken je met een vaste formule op basis van (onder meer) het aantal woon-werkkilometers. Daarmee bied je je werknemers meer transparantie en zekerheid over wat ze zich binnen het mobiliteitsbudget (vooral pijler 2) kunnen permitteren.
Vanaf 1 januari 2024 moet je het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking stellen op een mobiliteitsrekening.
Informeer je medewerkers ook over de berekeningsmethode – werkelijke kosten of forfaitair bedrag – die je voor het mobiliteitsbudget gebruikt. Dat is verplicht.
Werkelijke kosten of forfaitaire formule: de berekening van het mobiliteitsbudget is altijd maatwerk en niet eenvoudig.
Veerle Michiels
Juridisch Adviseur Senior
Veerle Michiels ging in 1997 bij SD Worx aan de slag als adviseur voor contacten tussen werkgevers en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Sinds 2004 werkt ze bij het Juridisch Kenniscentrum. Hier verdiepte ze zich in eerste instantie in thema’s rond sociale zekerheid in de ruime zin.
Worstel je met meerdere leveranciers en nalevingskwesties? Vind je het moeilijk om een compleet beeld te krijgen van je internationale payroll? Begin nu je zoektocht naar de ideale internationale payrollpartner met onze diepgaande RFP template voor internationale payroll.
Een van de beste manieren om slimmer te werken, is weten wanneer je op anderen kunt rekenen en waar je je eigen sterktes kunt inzetten. Het verder uitbesteden van payrolltaken wint aan populariteit en staat de top 3 van meest gewilde outsourcingsprojecten.
Een waardevoller loonpakket en keuzevrijheid zijn bijzonder sterke troeven om het engagement bij je medewerkers hoog te houden en makkelijker talent aan boord te halen. In dit e-book vol praktische tips en inspirerende getuigenissen ontdek je: hoe flexibel verlonen werkt, de voordelen van een flexibel loonpakket, hoe we bij SD Worx flexibel verlonen in je bedrijf helpen invoeren.