Stel dat een werknemer in Frankrijk of België 3 dagen educatief verlof heeft, maar op de tweede dag moet thuisblijven door besmetting met COVID-19. Geen enkele software kan zo'n situatie automatisch op een correcte manier vertalen naar uw payroll.

Een international payroll provider kiezen: 3 dingen waar je op moet letten
Payroll in Europa is berucht complex geworden, waardoor het bijna onmogelijk is om een foutloze internationale payroll te beheren voor je personeelsbestand in verschillende landen. Outsourcing partners staan voor je klaar en bieden gemoedsrust. Maar hoe weet je welke international payroll provider het beste bij je past? Bekijk deze drie overwegingen en beslis zelf.
1. International payroll software kan geen wonderen verrichten
Sommige oldtimers uit de jaren 60 en 70 staan in het geheugen van autofanaten gegrift. Niet alleen omdat ze er geweldig uitzien, maar vooral vanwege hun superieure motoren. Met de motor konden autoconstructeurs zich van de rest onderscheiden. Tegenwoordig is echter bijna elke motor op de markt betrouwbaar en degelijk. Mensen focussen dus niet meer op wat er onder de motorkap ligt. Het maakt niet meer uit.
Hetzelfde gebeurde in de payrollsector. De tijd dat een krachtige, geavanceerde loonmotor een echte gamechanger was, is allang voorbij. Alle leveranciers bieden nu gelijkaardige payrollsoftware aan die binnen enkele minuten een groot aantal payslips kan verwerken. Maar wat kan geen enkel van deze geïndustrialiseerde digitale processen? Omgaan met buitengewone werknemer situaties. Daar valt de technologie uit en hapert de motor. Er is m.a.w. geen payrollsoftware met 100% ingebouwde conformiteit – zelfs niet als je kiest voor een loonmotor in Ferrari-stijl.
Tip: kies een international payroll provider die van motor kan wisselen
Waarom zou je kiezen voor een kant-en-klare oplossing als er een even betrouwbare loonmotor bestaat die precies past bij de omvang, sector en doelen van je onderneming? SD Worx biedt loonmotoren met eigen intellectuele eigendom (en van derden) aan voor al je Europese teams, of het nu gaat om één persoon in Oostenrijk of een grote afdeling in het VK. De payroll van elk team draait op een doelgerichte motor.
2. Lokale payroll expertise is belangrijker dan ooit
Hoewel uit de Payroll Proficiency Index (index die inzicht geeft in de complexiteit van payroll in verschillende Europese landen) blijkt dat vooral bedrijven in Frankrijk, België en Duitsland worstelen met hun payroll taken, is de toenemende complexiteit van de payroll een trend in heel Europa. Er duiken voortdurend nieuwe regels en voorschriften op, terwijl de bestaande zelden worden ingetrokken. Het resultaat: er is veel lokale expertise nodig om bij te blijven met de wet- en regelgeving. Dat is uiteraard een van de belangrijkste redenen waarom internationale payroll doorgaans wordt uitbesteed, maar zelfs outsourcingpartners vinden nauwelijks hun weg in een doolhof van wettelijke uitzonderingen, speciale aftrekposten voor belastingen, vakbonden enzovoort.
Kortom, kies een payrollpartner die voeling heeft met de lokale regelgeving. Lokale experten die hun weg weten te vinden in collectieve arbeidsovereenkomsten, uitblinken in belastingen en sociale zekerheid, en zeggen op welke financiële incentives je onder andere recht hebt. Om nogmaals te verwijzen naar de autometafoor: lokale payrollexpertise zorgt ervoor dat je de juiste kant op stuurt, remt wanneer nodig en versnelt van tijd tot tijd. Een soepele rijervaring is beter dan een luide motor.
Wettelijke compliance hangt niet af van de juiste technologie, maar van de juiste lokale expertise.
Tip: kies een payrollpartner met eigen lokale teams
Partners voor internationale payroll die voor hun lokale expertise beroep doen op externe organisaties, vormen altijd een risico. De kans is immers groot dat ze niet altijd een hoge prioriteit zijn voor die lokale organisaties, waardoor continuïteit, kwaliteit en stabiliteit op het spel staan. Daarom heeft SD Worx in 19 Europese landen eigen payrollteams opgericht – en dat is uniek in de markt.
3. Schaalbaarheid en flexibiliteit van payroll zijn essentieel geworden
De afgelopen jaren hebben ons geleerd dat onzekerheid waarschijnlijk zal blijven bestaan. Risico's en opportuniteiten kunnen op elk moment boven water komen. Je moet in staat zijn om je activiteiten op verschillende locaties snel op te schalen of weer af te bouwen. En uiteraard moet de payrollverwerking die evoluties volgen. Je wilt niet dat administratieve en hr-uitdagingen je bedrijfsstrategie in de weg staan.
De eenvoudigste oplossing is om één payroll provider te vinden voor alle landen binnen je werkgebied. Je hebt dan niet alleen baat bij één enkel aanspreekpunt en contract voor je internationale payroll, het verhoogt ook je schaalbaarheid en flexibiliteit Zo zal het opstarten van een payroll in een nieuw land, of het uitbreiden van het serviceniveau op een bestaande locatie niet veel werk vereisen. Een (tijdelijke) tegenslag? Je hoeft je niet in bochten te wringen om onder contractuele verplichtingen uit te geraken. Integendeel, je payroll partner kent je onderneming door en door en denkt met je mee.
Eén payroll partner op al je locaties kan een bondgenoot worden voor je bedrijfsstrategie.
Tip: start klein en laat de samenwerking groeien
Je hoeft niet meteen alles over te laten aan een internationale partner. Begin met één, twee of drie landen en kijk hoe het gaat. Hetzelfde geldt voor het serviceniveau. Als je payroll vlot verloopt, kan je nog diensten zoals flexibel belonen, tijdregistratie of rekrutering toevoegen. Jij zit aan het stuur.
Zin om samen te werken met een partner voor international payroll die deze 3 overwegingen ter harte neemt?

Michel Vereeken
Director International Portfolio at SD Worx