Zo stel je een logisch organigram op voor je horecazaak

Een organisatiestructuur of organigram is een schematisch overzicht van de hiërarchie binnen je horecazaak. Bij een helder organigram is het voor elk teamlid helder wat er van hem verwacht wordt, wie hij moet aanspreken met vragen en welke verantwoordelijkheden hij draagt.

Bij een bezoek van de arbeidsinspectie helpt zo’n structuur u bovendien om de verschillende functiecategorieën en bijbehorende loonschalen in je zaak te verantwoorden.

Wie kuist en snijdt de groenten? Wie houdt de voorraad op peil? Wie draagt eindverantwoordelijkheid in de keuken? Wie bedient de klanten in de zaal, maakt de rekening op en ontvangt het geld? Het organigram van je zaak start met een inventaris van het volledige takenpakket van elk van je medewerkers.

De cao voor het horecabedrijf bevat om en bij de 160 referentiefuncties, netjes opgedeeld in oplopende categorieën met bijbehorende loonschalen. De functies staan per afdeling gerangschikt: keuken, zaal en bediening, onthaal en receptie, administratie enzovoort. Kies voor elk van je medewerkers de referentiefunctie die het beste aansluit bij zijn of haar takenpakket.

• Raadpleeg de functiegids op de site van het HorecaFonds

Zodra je aan elke medewerker een referentiefunctie hebt toegekend, kun je hen onderbrengen in één van de negen functiecategorieën met een bijbehorende loonschaal. Zo valt een afruimer in de eerste categorie en laagste loonschaal, een commis voor zaal of keuken in de tweede en een kelner in de vijfde. Op basis van deze categorisering kun je vervolgens het organigram van je zaak uittekenen.

Zeker in kleinere horecagelegenheden zijn medewerkers vaak met heel uiteenlopende dingen bezig. Enerzijds is die brede inzetbaarheid een pluspunt, anderzijds betekent het wel dat je werknemers allemaal in hoge looncategorieën terechtkomen. Stel bijvoorbeeld dat je vijf kelners tewerkstelt. Ze staan in voor de bediening van een deel van de zaal en hebben allemaal toegang tot de kassa. Het gevolg: je zaalpersoneel valt volledig binnen de vijfde functiecategorie en loonschaal.

Bij onze noorderburen, daarentegen, zullen in een gelijksoortige horecazaak vaak vier ‘runners’ – hulpkelners of commis – samenwerken met één vloerverantwoordelijke. Onder zijn of haar supervisie staan de runners in voor de volledige bediening: van de ontvangst van klanten tot en met het afruimen van de tafels. Ook het takenpakket van de vloerverantwoordelijke is scherp afgelijnd: hij of zij zorgt voor de werkverdeling, bedient de kassa en houdt in het algemeen een oogje in het zeil. In dit scenario vallen vier van de vijf zaalmedewerkers binnen functiecategorie twee en slechts één in de veel duurdere vijfde categorie.

Kortom, het loont wel degelijk om je organisatiestructuur onder het vergrootglas te leggen en taken en verantwoordelijkheden scherper af te bakenen tussen je verschillende personeelsleden. Want een doordachte organisatiestructuur komt de vlotte werking van je zaak én je portemonnee ten goede.

En – last but not least –  met de takenpakketten van de referentiefuncties beschik je over een handige checklist voor het opstellen van vacatures en voor sollicitatie- en functioneringsgesprekken.