Telewerk: de 7 meest voorkomende vragen

A: Nee, het verplichte telewerk als gevolg van corona is achter de rug. Je kunt thuiswerk dus niet eenzijdig opleggen. Dat gebeurt altijd in onderling overleg. Zelfs als een ondernemings-cao de mogelijkheid om te telewerken toestaat, is het nog altijd de vrijwillige keuze van je medewerker of hij erop ingaat.

A: Meer telewerk in uitzonderlijke omstandigheden kan, op voorwaarde dat beide partijen hiermee akkoord gaan. Opnieuw geldt hier: je kunt dit voorstellen, maar niet verplichten. Ga hierover dus eerst in gesprek met je medewerkers en stem onderling af welke dagen het meest geschikt zijn om te telewerken.

A: Telewerk is geen absoluut recht. Is het in je organisatie niet mogelijk om structureel van thuis te werken, dan kunnen medewerkers dit niet afdwingen of daartoe op eigen houtje beslissen. Maar medewerkers mogen wel de vraag stellen om occasioneel te telewerken in geval van overmacht of om persoonlijke redenen (bv. een tandartsbezoek dat niet buiten de kantooruren kan worden gepland). Jij kan dit wel of niet goedkeuren. Let wel: als je het thuiswerk weigert, moet je dit schriftelijk motiveren aan je medewerker. 

A: Aan thuiswerk zijn kosten verbonden. Werkgevers kunnen, onder bepaalde voorwaarden, hun werknemers daarin tegemoetkomen. De maximale bureauvergoeding bij regelmatig en structureel thuiswerk (minstens equivalent van 1 werkdag per week) bedraagt sinds 1 januari 2023 iets meer dan 148 euro/maand. Die vergoeding dekt onder meer de kosten voor verwarming, elektriciteit, telefoon, klein bureaumateriaal en de inrichting van het thuiskantoor. 

Daarnaast kun je ook een (para)fiscaal vrijgesteld forfait betalen aan werknemers die extra kosten maken door telewerk, onder meer:

• 20 euro/maand voor professioneel gebruik van de eigen computerinstallatie (PC/laptop, printer …);
• 20 euro/maand voor professioneel gebruik van het eigen internet;
• max. 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen 2e scherm, printer of scanner (5 euro per toestel, zonder gebruik eigen computer, gedurende maximum 3 jaar) ;

De forfaitaire bureauvergoeding geldt in principe enkel voor werknemers die op structurele of regelmatige basis van thuis uit werken. Je kunt de bureauvergoeding en de forfaits van 20 euro ook cumuleren, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat de kosten die gedekt zijn door de telewerk-forfaits, nog niet in de bureauvergoeding vervat zitten. Lees hier alles wat je moet weten over de fiscale behandeling van de telewerkvergoeding.

A: Wil je telewerk structureel verankeren in je organisatie, dan moet je voor elke telewerker een schriftelijke overeenkomst opstellen. Hierin leg je de praktische modaliteiten rond telewerk vast (locatie, regelmaat, vergoeding, bereikbaarheid enz.). In veel gevallen moet je ook een telewerkbeleid opmaken.

A: Dat beslis je zelf. Eenmaal je de mogelijkheid van telewerk toestaat, kun je vrij bepalen waar het werk moet gebeuren. Kan dit enkel van thuis, of is elke plek met een stabiele wifi-verbinding toegelaten? In sommige organisaties is het zelfs mogelijk dat medewerkers ‘telewerken’ vanop hun vakantielocatie. Wat je ook beslist, de toepasselijke regels neem je best op in je telewerkbeleid. Zorg er ook voor dat elke medewerker de spelregels kent, zodat hierover later geen discussies ontstaan.

A: Een telewerker kan zijn werk zelf organiseren volgens de in de onderneming geldende arbeidsduur en kan in principe dus geen overuren maken. Thuiswerkers kunnen hun arbeidsdag wel anders organiseren: vroeger beginnen en langer doorwerken, bijvoorbeeld. Om de continuïteit in je arbeidsorganisatie te blijven garanderen, maak je wel duidelijke afspraken over de momenten waarop werknemers beschikbaar en bereikbaar moeten zijn. Deze afspraken neem je op in de individuele telewerkovereenkomst.