Onkostenvergoeding telewerk: de fiscale spelregels in een notendop

Je werknemer moet minstens het equivalent van één werkdag per week van thuis uit werken, tijdens de normale arbeidstijd. Avond- of weekendwerk komt dus niet in aanmerking. Het kan zowel gaan om één volledige werkdag, twee halve werkdagen of meerdere dagen van enkele uren per week. Dit wordt per maand beoordeeld.

Voorbeelden

• Een werknemer werkt dagelijks de eerste 2 uren van thuis om de ochtendspits te vermijden.
• Via een rotatiesysteem werkt telkens 1 groep werknemers 1 week per maand van thuis. 

Kies je ervoor om je medewerker een kantoorvergoeding te betalen voor de gemaakte kosten van het thuiswerk, dan aanvaardt de fiscus een bedrag van 148 euro per maand. Voor deeltijdse werknemers moet je deze vergoeding niet prorateren.

Dit maximumbedrag kun je vermeerderen met:

• max. 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen internet;
• max. 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen computer (desktop, laptop, tablet), randapparatuur en software;
• max. 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen 2e scherm, printer of scanner (5 euro per toestel, zonder gebruik eigen computer, gedurende maximum 3 jaar) ;
• de terugbetaling (volgens normale gebruiksduur) van het noodzakelijke kantoormeubilair en/of computermateriaal dat de werknemer zelf aankoopt;
• de terbeschikkingstelling van noodzakelijk kantoormeubilair en/of computermateriaal dat je medewerker kan gebruiken.

Het kantoormeubilair en computermateriaal dat in aanmerking komt voor terugbetaling of terbeschikkingstelling omvat een bureautafel, -stoel, -kast (1 keer per 10 jaar) en functionele bureaulamp (1 keer per 5 jaar); een tweede computerbeeldscherm, een toetsenbord, een printer/scanner, muis, hoofdtelefoon en specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot met een computer te kunnen werken (1 keer per 3 jaar).

De forfaitaire kantoorvergoeding van 148 euro dekt alle kosten die een werknemer moet maken om op een normale manier van thuis uit te kunnen werken. Denk aan computermateriaal, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, koffie en versnaperingen.

Bij structureel telewerk moet je duidelijke afspraken maken over de middelen die je werknemer hiervoor nodig heeft en over de eventuele toekenning van een forfaitaire vergoeding. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel eenmalig tussen te komen in de aankoopprijs van noodzakelijk kantoormeubilair of computermateriaal. Of je beslist om dit meubilair of materiaal enkel ter beschikking te stellen van je medewerkers. Wel is het voor elk type van telewerk belangrijk om hierrond afspraken te maken.

Werkt je medewerker minder dan één dag per week van thuis, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet. Betaal je je medewerker toch een vergoeding voor zijn gemaakte kosten? Dan moet je kunnen bewijzen dat de vergoeding overeenstemt met de reële kosten en daar ook effectief aan werd besteed. Enkel dan blijft de vergoeding onbelast. Wil je zekerheid, dan vraag je best een ruling aan via de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken.