6 aandachtspunten om te starten met flexibel werken

Bedrijven en organisaties vind je in tal van maten en vormen. Hetzelfde geldt voor flexibel werken. Een ‘one size fits all’-aanpak is er niet. Flexibel werken dient dan ook deel uit te maken van je bredere strategische plaatje. Definieer op voorhand dus nauwgezet je precieze drijfveren, doelstellingen en hoe flexibel werken past binnen je bedrijfscultuur. 

Enkele strategische aandachtspunten om ‘en cours de route’ rekening mee te houden:

• Zoek steeds naar oplossingen voor flexibiliteit die de balans slaan tussen de noden van werknemer én werkgever.
• Waak over de gelijkwaardige behandeling van verschillende types medewerkers en denk na over eventuele compenserende maatregelen. Sommige functies en taken laten immers minder flexibel werken toe. 
• bepaal met welke tools en toepassingen je flexibel werken mogelijk én werkbaar maakt. Individualisering en personalisering staan of vallen immers met digitalisering. 
   

In een fluïde organisatie werken je medewerkers onder meer plaats- en tijdsonafhankelijk, waardoor het aantal informele communicatie- en feedbackmomenten op de werkvloer afneemt. Dat vergt een andere, planmatigere manier van managen, opvolgen en evalueren. Een leiderschapsstijl met vertrouwen als hoeksteen. Maak daarom heldere afspraken over wat je van je medewerkers verwacht en stuur op resultaat in plaats van op werktijd.  

Al wil dit niet zeggen dat tijdsregistratie uit den boze is, zolang het maar geen puur controlemiddel wordt. Integendeel, het is een handige tool om mee over het welzijn en de work-lifebalans van je team te waken. Een van de keerzijdes van flexibel werken is immers het risico op te veel hooi op zijn vork nemen. Maar liefst 58% van de Belgische medewerkers die tijdsonafhankelijk werken, geeft aan regelmatig overuren te kloppen. Dat is een pak meer dan de 45% die zijn werktijd niet zelf bepaalt. 

Tijdsregistratie helpt om structureel overwerk sneller en duidelijker aan het licht te brengen. Tegelijk geeft het je medewerkers inzicht in hoe ze hun tijd besteden en hoeveel voortgang ze maken. Daardoor kunnen ze bewuster met hun werktijd omgaan, iets wat volgens bijna de helft van de medewerkers bijdraagt tot een beter evenwicht tussen werk en privé. 

Goeie afspraken maken goeie vrienden. In een fluïde organisatie is dat nog relevanter. Een onmisbare oefening is dat je bepaalt of en hoe je flexibele werktijden kunt introduceren. Van glijdende uren over de invoering van een jaarurensystematiek tot flexibele verlofregelingen, piekroosters … Naargelang de noden van je medewerkers én je organisatie, zijn verschillende opties mogelijk met specifieke afspraken, richtlijnen en wettelijke aandachtspunten. 

Naast tijdsonafhankelijk werken biedt een fluïde organisatie ook een flexibele werkplek. Met name afstandswerk is daarbij een must-have geworden voor de meeste medewerkers. Al gaan er aan de keuze om structureel telewerk in te voeren wel enkele cruciale vragen vooraf: 

• Hoe vaak per week of maand kan er op afstand worden gewerkt? 
• Voor welke activiteiten is het wél essentieel om naar kantoor te komen en welke taken verlopen net vlotter thuis?
• Welke telewerkonkosten worden wel of niet vergoed?
• Wat met een team waarvan niet alle medewerkers een rol vervullen die telewerk toelaat?

Kortom, plaatsonafhankelijk werken staat of valt met een doordachte telewerkpolicy waarin je de afspraken en voorwaarden scherpstelt. Let wel: telewerk is een recht, maar mag geen plicht zijn. Het kader dat je uitwerkt, moet voldoende flexibel zijn zodat iedereen – ook wie liever naar kantoor komt – zich erin kan vinden. Verder mag je ook de werkplek op kantoor niet uit het oog verliezen. In functie van de noden, bijvoorbeeld voor teamwerk of hybride meetings, stel je afgestemde voorzieningen en tools ter beschikking. 
 

Voor steeds meer medewerkers geeft de jobinhoud de doorslag om bij een bedrijf of organisatie aan de slag te gaan én te blijven. Door in te zetten op onder meer flexibele werkinvulling, interne mobiliteit, autonoom werken en bij- en omscholing, verhoog je niet alleen de wendbaarheid van je personeel. Ook hun engagement krijgt er een boost door, terwijl je eventueel verloop en ontslagen beperkt. 

Om flexibele jobinvulling optimaal in je organisatie te integreren, is transparantie troef: 

• Breng de competenties en voorkeuren qua jobinhoud van je medewerkers in kaart en spreek er open met hen over.
• Geef overzichtelijk aan welke soorten jobs en rollen er binnen de organisatie allemaal mogelijk zijn en welke kennis en vaardigheden ervoor nodig zijn.
• Communiceer duidelijk welke stappen je medewerkers moeten doorlopen om de overgang naar een andere jobinhoud te maken. En zorg voor begeleiding op maat. 
   

Ook flexibele arbeidsrelaties zijn een belangrijke pijler van fluïde organisaties. Zowel werkgevers als werknemers staan er almaar meer voor open om op een andere manier samen te werken dan met een vast contract. Denk aan flexwerkers zoals zelfstandigen, uitzendkrachten en gedetacheerde medewerkers. Maar ook binnen je vaste medewerkers schuilen mensen die misschien liever deel zouden uitmaken van je zogeheten flexibele schil.

Alles begint weliswaar met een doordachte aanpak en een sluitend kader. Stel arbeidscontracten – idealiter met ondersteuning van een juridisch expert – dus flexibel op, zodat een shift in contractvorm mogelijk is als je medewerker dat wenst.