De eerste werkdag van je eerste werknemer: 6 formaliteiten die wij voor je regelen

Vóór de eerste werkdag van je eerste werknemer breng je zes zaken in orde: je inschrijving bij de RSZ, de Dimona-aangifte, een arbeidsongevallenverzekering, de aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement. Bij de arbeidsovereenkomst hoort sinds november 2022 ook een informatieplicht: je werknemer moet uiterlijk op zijn eerste werkdag schriftelijk weten wat de belangrijkste afspraken zijn.

Reken op enkele weken voorbereiding. Een handdruk en een startdatum volstaan niet. Sommige zaken moeten wettelijk op papier staan vóór er één uur gewerkt wordt. Het goede nieuws is dat je ze niet zelf hoeft te regelen. Wij kunnen bijna alle formaliteiten hieronder voor je opnemen. Van de aanvraag van je RSZ-nummer en de Dimona tot je contract en je arbeidsreglement. Jij beslist wie je aanneemt en tegen welk loon, wij zorgen dat de papieren kloppen. Plan wel enkele weken in, want een aantal stappen loopt via derde partijen.

1. Inschrijving bij de RSZ — je hebt een RSZ-nummer nodig om als werkgever te kunnen optreden.
2. Dimona-aangifte — de elektronische melding van indiensttreding, verplicht voor élk statuut.
3. Arbeidsongevallenverzekering — verplicht, ook voor één werknemer, flexi-jobbers en jobstudenten.
4. Aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk — verplicht vanaf je eerste werknemer.
5. Arbeidsovereenkomst — ondertekend ten laatste op het moment van indiensttreding, met de wettelijk verplichte informatie erin.
6. Arbeidsreglement —Met een verplichte kopie voor je werknemer en een kopie voor de algemene directie Toezicht op de Sociale Wetten.

Nog vóór je aan de zes formaliteiten begint, moet je weten tot welk paritair comité je onderneming behoort. Dat overlegorgaan bepaalt het sectorale minimumloon, de eindejaarspremie, eventuele ecocheques en de tussenkomst in het woon-werkverkeer.

Gok hier niet. Een verkeerd paritair comité betekent een verkeerd loon, en dat rechtzetten is duurder dan het vooraf laten nakijken. Twijfel je? Leg je activiteit voor aan een startersadviseur voordat je een loon afspreekt.

Je registreert je bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en krijgt een RSZ-nummer. Zonder dat nummer kun je niet als werkgever optreden. De inschrijving gebeurt eenmalig en kan op korte termijn.

SD Worx doet die aanvraag in jouw plaats, mits volmacht. Tijdens de samenwerking treden wij in jouw naam op als mandataris bij de RSZ en bij de FOD Financiën.

De Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) is de verplichte elektronische melding aan de RSZ, telkens een werknemer in of uit dienst treedt. Ze moet gebeuren vóór je werknemer effectief begint te werken.

Ze geldt voor élk statuut. Ook voor jobstudenten, flexi-jobbers en gelegenheidsmedewerkers. Sinds de uitbreiding van het flexi-jobstelsel naar bijna alle sectoren is dat voor veel startende werkgevers relevanter geworden dan vroeger: wie een flexi-jobber inschakelt om een piek op te vangen, moet net zo goed een Dimona doen als wie iemand vast aanwerft.

Een laattijdige aangifte is geen administratief detail. Je riskeert een boete of een strafrechtelijke sanctie.

Deze verzekering dekt ongevallen op het werk en op de weg van en naar het werk, en beschermt zowel je werknemer als jezelf. Ze is verplicht vanaf je eerste werknemer, en ook voor tijdelijke krachten en studenten. Je sluit ze af bij een verzekeringsmaatschappij of via je verzekeringsmakelaar. Wil je het niet zelf regelen: wij sluiten ze af via onze partner Allianz.

Geen verzekering betekent een boete, en in het slechtste geval draai je zelf op voor de kosten van een ongeval.
 

Een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW) adviseert je over hygiëne, ergonomie en veiligheid op de werkvloer, en verzorgt het gezondheidstoezicht op je werknemers. In bedrijven met minder dan twintig werknemers mag je zelf de rol van interne preventieadviseur opnemen, maar de aansluiting bij een externe dienst blijft verplicht.
Je betaalt een aansluitingskost en een jaarlijkse bijdrage. Wij regelen de aansluiting via onze partners Mensura en Cohezio.
 

Ten laatste op het moment dat je werknemer in dienst treedt. Niet erna, en niet "in de loop van de eerste week".
In het contract leg je onder meer de duur van de overeenkomst vast, de arbeidsvoorwaarden en het afgesproken loon. Wij maken dat contract telkens op maat op: afgestemd op de functie, op je sector en op de afspraken die je met je werknemer maakt. Werk je met een leidinggevende functie, een concurrentiebeding of een variabel loon, dan zit dat mee vervat.

Welke informatie moet je schriftelijk bezorgen vóór de eerste werkdag?

Sinds de wet van 7 oktober 2022, die de Europese richtlijn over transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden omzet in Belgisch recht, moet je je werknemer informeren over de belangrijkste aspecten van de arbeidsrelatie. Denk aan de identiteit van de partijen, de duur van de arbeidsrelatie, het uurrooster, en de regels rond overuren.

Drie dingen om te onthouden:

• De informatie moet uiterlijk op de eerste dag van tewerkstelling bij je werknemer zijn.
• Ze mag schriftelijk of elektronisch bezorgd worden, zolang je werknemer het document kan opslaan en afdrukken.
• Je moet het bewijs van overdracht of ontvangst bewaren.

Je hoeft hiervoor geen apart document te maken: in de praktijk neem je de individuele informatie op in de arbeidsovereenkomst zelf, en verwijs je voor het collectieve deel naar het arbeidsreglement of de sectorale cao. Wijzigt er later iets aan de arbeidsrelatie, dan moet je dat schriftelijk melden, ten laatste op de dag dat de wijziging ingaat.

Wanneer heb je een aparte policy nodig?

Voor specifieke afspraken die niet in het contract of het arbeidsreglement thuishoren, werk je met een policy. Het klassieke voorbeeld is een car policy: wie krijgt een bedrijfswagen, wat mag ermee, wie betaalt de brandstof, wat gebeurt er bij schade. Ook voor thuiswerk, het gebruik van bedrijfsmateriaal of onkostenvergoedingen is een aparte policy vaak duidelijker dan een clausule in het contract.

Het arbeidsreglement bevat de bepalingen die bindend zijn voor jou én je werknemer: afspraken over uurroosters, verlof, uitbetaling van het loon, en ontslag. Sommige bepalingen zijn wettelijk verplicht, andere zijn optioneel. Er bestaat geen standaardmodel, een arbeidsreglement wordt altijd op maat opgemaakt.

Twee dingen die startende werkgevers vaak niet weten:

• Je kunt het achteraf niet eenzijdig wijzigen. Voor een aanpassing moet je een wettelijke procedure volgen. Daarom is het essentieel dat het van de eerste keer juist en volledig is.
• Je bezorgt ook een exemplaar aan de algemene directie Toezicht op de Sociale Wetten. Dit wordt het vaakst vergeten, en het is de stap die bij een sociale inspectie meteen opvalt.

En ja: dit geldt ook als je zaak nog maar één werknemer telt.[

Begin enkele weken vóór de eerste werkdag. De inschrijving bij de RSZ en de Dimona kunnen snel, maar het arbeidsreglement en een contract op maat vragen denkwerk, en de aansluiting bij een verzekeraar en een externe preventiedienst loopt via derde partijen.

De praktische regel: zodra je een kandidaat gekozen hebt en een startdatum in het hoofd hebt, neem je contact op. Dan is er nog ruimte om de loonkost en de sectorale bepalingen samen te overlopen vóór je een bedrag toezegt.

Afhankelijk van de inbreuk: een administratieve boete, een strafrechtelijke sanctie, of aansprakelijkheid voor de kosten van een arbeidsongeval. Bij een laattijdige Dimona of een ontbrekende arbeidsongevallenverzekering zijn de gevolgen het zwaarst.
Daar komt bij dat sociale controles niet langer uitzonderlijk zijn, en dat de boetes voor inbreuken sinds februari 2026 gemiddeld een kwart duurder zijn geworden.
 

Startende werkgevers schrikken vaak niet van één formaliteit, maar van het aantal. Onze startersservice neemt het grootste deel over:

• de aanvraag van je RSZ-nummer als werkgever
• de Dimona-aangiftes
• het afsluiten van de arbeidsongevallenverzekering
• de aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
• de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement

Wat jij zelf beslist: welk statuut past bij je noden, welk loon je aanbiedt, en wie je aanneemt. Daarover sparren onze startersadviseurs graag met je, met een gratis loonsimulatie erbij.

Moet een arbeidsovereenkomst altijd schriftelijk zijn? Een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur kan in principe mondeling, maar dat is in de praktijk geen optie. Je bent namelijk verplicht je werknemer uiterlijk op zijn eerste werkdag schriftelijk of elektronisch te informeren over de belangrijkste aspecten van de arbeidsrelatie, en je moet het bewijs daarvan bewaren. Voor contracten van bepaalde duur, deeltijdse contracten en contracten met bijzondere clausules is een schriftelijk contract wél verplicht.

Geldt de Dimona-aangifte ook voor een jobstudent of flexi-jobber? Ja. De Dimona is verplicht voor elk statuut, zonder uitzondering. Ook voor jobstudenten, flexi-jobbers en gelegenheidsmedewerkers moet je de indiensttreding melden vóór de start van de tewerkstelling. Vergeet je dit, dan riskeer je dezelfde sancties als bij een vaste werknemer.

Heb ik een arbeidsreglement nodig als ik maar één werknemer heb? Ja. De verplichting geldt vanaf je eerste werknemer. Je werknemer krijgt een kopie, en je bezorgt een exemplaar aan de algemene directie Toezicht op de Sociale Wetten. Let op: je kunt het reglement achteraf niet eenzijdig wijzigen, dus laat het meteen correct opmaken.

Kan ik zelf de rol van preventieadviseur opnemen? In ondernemingen met minder dan twintig werknemers mag je als werkgever zelf de interne preventieadviseur zijn. Dat neemt de verplichting om aan te sluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk niet weg. Die externe dienst verzorgt onder meer het gezondheidstoezicht en de medische onderzoeken.

Hoe lang vooraf moet ik beginnen met de formaliteiten? Reken op enkele weken. De RSZ-inschrijving en de Dimona kunnen snel, maar het arbeidsreglement, een contract op maat en de aansluiting bij een verzekeraar en preventiedienst lopen via derden en vragen tijd. Begin dus zodra je een kandidaat en een startdatum hebt, niet in de week vóór de start.

Wat als ik één formaliteit vergeet? Afhankelijk van de inbreuk riskeer je een administratieve boete of een strafrechtelijke sanctie. Bij een ontbrekende arbeidsongevallenverzekering kun je zelfs aansprakelijk zijn voor de kosten van een ongeval. Sociale controles komen steeds vaker voor en de boetes zijn sinds februari 2026 gemiddeld een kwart duurder. Laat je dossier dus nakijken vóór de eerste werkdag.