Checklist: wat moet je regelen vóór de eerste werkdag?

Vóór je eerste werknemer in dienst treedt, dien je als startende werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) een RSZ-nummer aan te vragen. SD Worx kan dat voor jou doen, mits volmacht. De aanvraag van dit nummer gebeurt eenmalig, en kan op korte termijn.

Tegelijk moet je je werknemer onmiddellijk en elektronisch aangeven bij de RSZ. Dit is de zogenaamde DIMONA-aangifte (Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte). Vermijd een laattijdige aangifte: als je de verplichtingen niet op tijd nakomt, riskeer je een strafrechtelijke sanctie of boete van de RSZ.

Er moet een arbeidsovereenkomst (contract) afgesloten worden ten laatste op het moment dat de werknemer in dienst treedt. Meestal gebeurt dat schriftelijk. Wij hebben enkele standaardmodellen ter beschikking, die je online kunt raadplegen of telefonisch kunt aanvragen. In sommige gevallen is het aangewezen een contract op maat te laten opmaken. Hiervoor laat je je het best bijstaan door een van onze consultants.

Onontbeerlijk is de arbeidsongevallenverzekering. Deze verzekering beschermt je personeel en jezelf tegen ongevallen op het werk en van en naar het werk. Ontbreekt de arbeidsongevallenverzekering, dan wacht je een fikse boete. Hiervoor neem je contact op met je verzekeringsmakelaar.

Het arbeidsreglement omschrijft de rechten en plichten van een werknemer ten opzichte van zijn werkgever. Je medewerker vindt er onder meer de afspraken over verlof, uitbetaling en ontslag in terug. Net als de arbeidsovereenkomst moet je dit document op voorhand opmaken. Ook al telt je bedrijf nog maar één werknemer.

In tegenstelling tot de arbeidsovereenkomst kent het arbeidsreglement geen standaardmodel, en wordt dit steeds op maat opgemaakt. Je kunt je reglement zelf opstellen door online een vragenlijst in te vullen. Maar je kan je uiteraard ook laten bijstaan door een van onze ervaren consultants. 

Ten slotte dien je je aan te sluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW). Op die manier garandeer je de hygiëne, ergonomie en veiligheid van je medewerkers op de werkvloer. Deze dienst organiseert bijvoorbeeld ook de medische onderzoeken. Je betaalt een aansluitingskost en een jaarlijkse bijdrage.

Startende werkgevers durven weleens te schrikken van de hoeveelheid aan formaliteiten, en de (eenmalige) kosten die ze met zich meebrengen. Gelukkig kan je vandaag daarvoor volledig terugvallen op onze SD Worx Startersservice. Neem tijdig contact met ons op, zodat er voldoende tijd is om je dossier voor te bereiden. Belangrijke zaken omtrent loonkost en sectorale bepalingen kunnen we dan nog eens samen overlopen.

Wij bezorgen je de nodige contracten, en nemen ook de volgende regelingen voor onze rekening:

• het afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering (onze partner: Allianz);
• de aansluiting bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (onze partners: Mensura en Mediwet);
• aanvragen van je RSZ-nummer als werkgever.

Tijdens onze samenwerking treedt SD Worx in jouw naam op als mandataris bij de RSZ en de Federale Overheidsdienst Financiën. 

Nog meer handige tips bij je eerste aanwerving? Download gratis onze brochure ‘Start je als werkgever? 10 vragen vóór je je eerste medewerker aanwerft’.