Vragen je payroll & HR ook steeds meer aandacht en kennis?

Een nieuwe dag, een nieuw takenpakket. Dat is het leven als ondernemer, maar dat moeten we jou niet vertellen. Want het ene moment zit je bij een potentiële klant, het andere los je problemen op tussen twee teamleden en tussendoor regel je ook nog eens alle administratie. Genoeg ballen in de lucht in een groeiende kmo. Herkenbaar?

Merk je dat jouw payroll & HR steeds meer tijd en expertise vragen? Dan ben je zeker niet alleen. De kans is groot dat jij jezelf, net als vele andere gedreven ondernemers, in de onderstaande vijf situaties herkent.

Situatie 1: Je krijgt steeds meer vragen over payroll & HR

Zodra je werknemers in dienst neemt, bots je al meteen op vragen die belangrijk zijn voor een correcte verwerking van uren en lonen. Heeft je deeltijdse werknemer recht op alle (vervangende) feestdagen? Mag je overuren gewoon naar het volgende jaar overdragen? En hoelang duurt een tijdskrediet met motief?

Dit zijn slechts enkele ad hoc vragen over payroll & HR die jou worden voorgeschoteld.  Dat jij hierop niet meteen het antwoord weet, is vanzelfsprekend. Dit is voor jou namelijk geen parate kennis en vraagt het nodige opzoekwerk.

Situatie 2: Je hebt moeite om de maandelijkse loonadministratie door te geven

Een correcte loonadministratie is beslist geen sinecure. Door vele manuele processen kunnen fouten ongezien snel binnensluipen. Maar zoals je weet, kan elke kleine fout grote gevolgen hebben. Een verkeerde input bij de loonverwerking of afwezigheden leidt namelijk rechtstreeks tot een foute of laattijdige uitbetaling.

Hoe bewaar jij het overzicht over contracten, addenda, overuren en goedkeuring van verlofaanvragen? Bij kleinere ondernemingen komen al deze verantwoordelijkheden vaak bij één persoon terecht. Alleen dat houdt al een risico op zich in. Als je bedrijf groeit, stapelen alle administratieve taken sneller op dan je denkt.

Situatie 3: Je vindt het moeilijk om alle veranderende regels als werkgever te volgen

De Belgische sociale wetgeving wordt steeds complexer en verandert voortdurend. Hoe zit het nu precies met de uitgebreide regelgeving omtrent flexi-jobbers: mag jij ze aannemen en onder welke voorwaarden? En de btw-tarieven, moet je ze aanpassen binnen jouw sector of niet? 

Ook aan werknemerskant rijzen vragen: hoe mogen ze het mobiliteitsbudget precies gebruiken? Of bestaan er tegenwoordig interessante alternatieven voor ecocheques? Tegen welke extralegale voordelen kan je een eindejaarspremie inruilen? Dit zijn één voor één belangrijke zaken om te weten als werkgever. Ook vermijd je liever dat je werknemers hierover beter ingelicht lijken dan jijzelf. Het vraagt veel tijd en energie om alle regelgeving op de voet te volgen en correct toe te passen.

Kleinere kmo’s hebben meestal geen eigen hr-afdeling. Of geen IT-afdeling of ombudsdienst. En dat is logisch. Maar dat maakt dat jij veel rollen tegelijk opneemt: je bent zaakvoerder, maar ook leidinggevende en werkgever. Bovendien wil je dat je medewerkers elke maand tijdig en correct worden betaald. Gevolg? Je payroll & HR nemen steeds meer van jouw tijd in beslag. 

Omdat je handen tekortkomt, kan je overweldigd worden door stress en het gevoel dat je de controle verliest. Je to-dolijst wordt almaar langer en je lontje korter.   Steeds vaker ben je bezig met zaken uitzoeken die je liever uitbesteedt. Jij wil vooral focus houden en tijd hebben voor wat jij het liefste doet en wat jou écht energie geeft: jouw onderneming en de groei ervan! En zo hoort het ook, want daar ben jij goed en dat is de bestaansreden van jouw bedrijf.

Misschien houd je de werkuren van je medewerkers bij in Excel, in een notitie-app of zelfs op papier. Medewerkers vragen hun verlof aan via e-mail of WhatsApp. Heb je een bepaald arbeidscontract of ander hr-document nodig? Dan zoek je het eenvoudig op in je mailbox of een map. Dat werkt voor jou prima.

Of beter gezegd: dat werkte prima. Want zodra je team uitbreidt en de vragen en documenten zienderogen toenemen, dreig je het overzicht en de controle te verliezen. Het zou je flink wat tijd en kopzorgen besparen als je toegang zou hebben tot een digitale tool waarin je alle administratie handig centraliseert.

Besluit? Het is hard werken als ondernemer. En ook: je mag absoluut trots zijn op wat je al bereikt hebt. Op de weg die je hebt afgelegd. Neem daarom zeker de tijd om terug te blikken op je successen. Wil je nog meer groeien – of gewoon verder doen zoals je bezig bent – maar tegelijk meer tijd en rust inbouwen om te focussen op de toekomst van je onderneming? 

Maak het jezelf dan niet te moeilijk. Jij bent ondernemer. Geen payroll- of hr-specialist. Je hoeft niet alle petten zelf te dragen. Sterke ondernemers laten zich ondersteunen door sterke partners. Weet dat je er niet alleen voor staat.