Flexibele arbeidstijd in je kmo: de 6 opties in 2025

De federale regering heeft grootse plannen voor alles wat met arbeid en dus ook hr te maken heeft. Dat staat alvast in het regeerakkoord 2025-2029 – dat we hier binnenstebuiten keren. Zo is flexibilisering een van de kernwoorden. Denk aan meer vrijwillige overuren en een zogeheten annualisering van de arbeidsduur. Maar wist je dat je ook vandaag al meerdere alternatieven hebt voor de klassieke vijfdagenwerkweek in je kmo? Dit zijn ze allemaal, inclusief tips over hoe je een keuze maakt.

Kortom, geen wonder dat een op de drie kmo’s vragende partij is voor meer flexibele uren.

Glijdende werkroosters bevatten vaste periodes – ook wel: stamtijden – waarbinnen je medewerkers verplicht aan het werk zijn, bijvoorbeeld tussen 10-12 uur en 14-16 uur. Die vaste periodes leg jij vast. Daarnaast zijn er ook flexibele periodes – of glijtijden – waarbinnen je medewerkers zelf kiezen wanneer ze werken en wanneer niet. Zo kunnen ze pauzes vrijer kiezen, net als het begin en einde van de werkdag. 

Hoe medewerkers hun flexibele tijd ook invullen, ze presteren elke dag wel een vast aantal uren. Een andere optie is dat ze hun afgesproken werkuren over meerdere dagen verdelen. De ene dag zal in dat geval langer of korter zijn dan de andere. Maar het gaat dus in geen geval over minder of meer werken, noch om een manier om overuren te ‘verdoezelen’.

Welke procedure? Via een cao of arbeidsreglement.
Impact op verloning? Het loon is gekoppeld aan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur.
Goed om te weten? Bij glijdende uren is een systeem voor nauwkeurige tijdsregistratie verplicht.

De ene week is de andere niet. Al helemaal niet als je bijvoorbeeld een wintersportwinkel uitbaat, beursstanden bouwt, ijsjes verkoopt aan de kust of tijdens een btw-periode in een boekhoudkantoor. Voor dergelijke seizoensgebonden arbeid is kleine flexibiliteit de ideale optie. De pieken en dalen mag je dan opvangen met piek- en dalroosters.

De essentie: zolang je de gemiddelde arbeidsduur van je medewerkers respecteert over de gehele referteperiode (max. 1 jaar), mag je hen in bepaalde weken tot 2 uur per dag langer of minder lang laten werken dan contractueel voorzien. Let wel op dat je het maximum van 9 uur per dag en 45 uur per week niet overschrijdt.

Welke procedure? Via een cao of arbeidsreglement.
Impact op verloning? Zowel in piek- als dalweken behouden medewerkers hun normale loon.
Goed om te weten? Je moet medewerkers minstens 7 dagen op voorhand op de hoogte brengen van het voorziene uurrooster.

Bieden de alternatieve roosters van kleine flexibiliteit geen soelaas omdat je bijvoorbeeld structureel met piekperiodes kampt of met een volcontinusysteem werkt? Weet dan dat er ook een systeem is waarbij je mag afwijken van de regels rond nacht- en zondagsarbeid, werk op feestdagen en de beperking op de gewone arbeidsduur.

Omdat grote flexibiliteit een ingrijpende verandering inhoudt, mogen je huidige medewerkers echter zelf kiezen of ze hier al dan niet in meegaan. Je kan het hen enkel opleggen als de grote flexibiliteit van toepassing is op heel je kmo of een volledige afdeling. Ook bij nieuwe medewerkers moet je dan geen keuzemogelijkheid geven.

Welke procedure? Grote flexibiliteit is enkel mogelijk via een bijzondere (en complexe) procedure met sociaal overleg.
Impact op verloning? Zolang je de grenzen respecteert (bijv. 12 uur per dag), moet je geen overloon betalen.
Goed om te weten? Dit systeem is in sommige sectoren niet mogelijk, waaronder vrije beroepen en apotheken. Informeer je dus goed.

Sinds de invoering van de Arbeidsdeal eind 2022 mogen je voltijdse medewerkers een wisselend weekregime aanvragen. Je medewerker heeft dan afwisselend een week met meer uren en een met minder uren. En dit in een vaste volgorde, met vaste uurroosters en voor hetzelfde loon. Tijdens de zomerperiode of in het geval van uitzonderlijke persoonlijke situaties mag de cyclus zelfs over 4 opeenvolgende weken lopen in plaats van de gebruikelijke 2 weken.

Belangrijk om te weten is dat je als werkgever niet verplicht bent om zo’n wisselend weekregime goed te keuren. Je doet het in de eerste plaats om je medewerker de kans te bieden op een gezondere werk-privébalans. Een veelvoorkomende reden om deze vorm van flexibele arbeidsduur aan te vragen is bijvoorbeeld co-ouderschap. In die zin is het dus een handig middel om je als flexibele werkgever in de kijker te spelen, ook bij jobkandidaten.

Welke procedure? Via goedkeuring van een schriftelijke aanvraag van je medewerker, waarna de (verlengbare) overeenkomst max. 6 maanden geldt en wordt opgenomen in je arbeidsreglement – met een kopie voor het CPBW.
Impact op verloning? Geen directe impact, maar er kunnen wel gevolgen zijn voor extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en woon-werkverkeer.
Goed om te weten? Je mag in dit regime afwijken van de normale dag- en weekgrenzen, met een maximum van 9 uur per dag en 45 uur per week.

Bij een voltijdse 4 dagenweek (niet hetzelfde als 4/5 werken!) presteert je medewerker de voltijdse wekelijkse arbeidsduur in 4 dagen. Kortom: 9,5 uur per dag in een 38-urenweek of dagelijks 9,75 uur of 10 uur in een week met respectievelijk 39 of 40 arbeidsuren. In de twee laatste gevallen moet je wel een cao sluiten met (minstens) één vakbond om de dagelijkse arbeidstijd op te trekken boven 9,5 uur. 

Dit systeem is enkel een optie voor arbeiders en bedienden in de privésector. Een groot deel van de publieke sector is uitgesloten.

Welke procedure? Via goedkeuring van een schriftelijke aanvraag van je medewerker, waarna de (verlengbare) overeenkomst max. 6 maanden geldt en wordt opgenomen in je arbeidsreglement – met een kopie voor het CPBW.
Impact op verloning? Behoud van loon en vakantierechten, maar medewerkers in dit systeem krijgen slechts 4 maaltijdcheques per week, terwijl ook eventuele vergoedingen voor woon-werkverkeer wegvallen voor de vrije dag.
Goed om te weten? Je medewerkers zijn beschermd tegen ontslag dat gebaseerd zou zijn op hun keuze voor alternatieve werktijden. Die bescherming is er ook bij het wisselend weekregime.

Ploegenarbeid, of werken in ploegen, is een systeem waarbij verschillende groepen werknemers elkaar opvolgen op dezelfde werkpost om een langere werkdag of -periode te dekken. Het is met andere woorden een goede optie om je activiteiten continu te doen draaien en een overvloed aan overuren te vermijden. 

In België zijn er specifieke regels en voorwaarden verbonden aan ploegenarbeid, waaronder:

• minimaal twee ploegen
• minimaal twee werknemers per ploeg
• de shiften moeten elkaar opvolgen zonder onderbreking 
• maximale arbeidsduur van 11 uur per dag en 50 uur per week

Welke procedure? Via een cao of arbeidsreglement.
Impact op verloning? Ploegenarbeid heeft een complexe impact op het loon, van verplichte premies tot mogelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing.
Goed om te weten? Je moet als werkgever inhaalrust toekennen, zodat de wekelijkse arbeidsduur wordt nageleefd over een referteperiode.