Hoe zorg je voor een menselijk ontslagproces?

Niemand kijkt uit naar een ontslaggesprek. Toch moet je daar als werkgever, hr-professional of leidinggevende soms door. Het spreekt voor zich dat je de hele ontslagprocedure zo menselijk mogelijk aanpakt. Daar hebben zowel jij als de betrokken werknemer baat bij. Het ontslagproces bestaat idealiter uit twee delen: het ontslaggesprek en het exitgesprek. Hoe je alles aanpakt, ontdek je hieronder.

Als je een duurzaam hr-beleid voert, weet een werknemer eigenlijk al dat zijn/haar ontslag in de lucht hangt. Want dan heb je met de betrokken werknemer al een 5-voor-12-gesprek gehad. Tijdens zo’n gesprek kaart je aan dat de werknemer niet volgens de verwachtingen presteert en maak je afspraken over wat concreet moet veranderen.

Hoe bereid je je voor op het ontslaggesprek?

Denk op voorhand goed na over hoe je de leemte van de ontslagen werknemer zal opvangen, zodat het team die extra workload kan dragen. Vóór het gesprek informeer je je ook over enkele verplichte zaken, zoals de duur van de opzegtermijn en wanneer die ingaat, en wanneer en hoe je de ontslagbrief bezorgt. Voor deze belangrijke info kun je terecht bij je hr-afdeling of je sociaal secretariaat zoals SD Worx. In deze blog vind je alvast de belangrijkste juridische aspecten bij een ontslag.

De teamleader bepaalt de krijtlijnen van het ontslaggesprek. Eventueel sluit ook een hr-medewerker aan. Wanneer de teamleader nog onvoldoende ervaring heeft met dergelijke gesprekken of aangeeft dat de juiste skills hiervoor (nog) ontbreken, bijvoorbeeld. Maar hier geldt zeker: less is more. Het mag niet te crowded aanvoelen voor de ontslagen medewerker.

Hoe verloopt een ontslaggesprek?

Je komt het best meteen ter zake. Wees hierbij open en eerlijk; het heeft geen zin om zaken te verbloemen.

Blijf bij de feiten

“Hou je aan de feiten en onderbouw met maximaal 3 argumenten waarom je deze beslissing nam. Verwijs bijvoorbeeld naar de meetbare afspraken uit het 5-voor-12-gesprek die niet zijn nagekomen. Gaat het om een ontslag wegens een attitudeprobleem, wat moeilijker meetbaar is? Ook op voorhand kun je in een 5-voor-12-gesprek aangeven dat bepaalde gedragingen niet door de beugel kunnen en wat precies beter moet”, vertelt Sandra Dellevoet, Unit Director Career and Talent Development bij SD Worx Staffing & Career Solutions. “Zo heb je een concrete houvast en valt het ontslag niet uit de lucht.”

Omgaan met emoties

Uiteraard zijn er ook emoties in het spel bij een ontslaggesprek. “De betrokken medewerker kan erg boos, teleurgesteld of verdrietig reageren. Wees menselijk en laat ruimte voor die emoties, maar ga er niet in mee”, adviseert Sandra. “Geef wel mee dat de werknemer later mag terugkomen met vragen. Velen zijn in eerste instantie te geëmotioneerd, en dit aanbod geeft hen een veiliger gevoel.”

Praktische en administratieve afspraken

Aan het einde van het ontslaggesprek komen ook enkele praktische en administratieve zaken aan bod. Geef de werknemer mee hoelang de opzegtermijn duurt. Behoort het tot de policy van je bedrijf om ontslagen werknemers meteen te laten gaan, zonder hun opzegtermijn te presteren? Maak dan ook afspraken rond bijvoorbeeld het inleveren van de bedrijfswagen of het individueel verderzetten van de hospitalisatieverzekering. Ten slotte kun je de werknemer ook outplacement en loopbaanadvies aanbieden. Deze diensten geven de medewerker sneller een nieuwe richting en bouwen aan het zelfvertrouwen.

Hoe breng je de collega’s op de hoogte?

Na het ontslaggesprek vertel je het nieuws zo snel mogelijk aan de collega’s, want het ontslag heeft ook impact op hen. Treed niet in detail over de redenen van het ontslag. Wel bespreek je met het team hoe het werk van de ontslagen werknemer wordt opgevangen. In grotere organisaties kun je vervolgens een kort en neutraal bericht uitsturen om het nieuws te melden. Beklemtoon dat collega’s altijd terechtkunnen bij de hr-afdeling of de leidinggevende.

Als het ontslag sterke emoties in het team teweegbrengt, kan een informele meeting zoals een koffiemoment rust brengen. Zo kunnen collega’s hun gevoelens uiten, wat bijdraagt aan de teamband en een gezonde verwerking.

2. Het exitgesprek: lessen voor werkgever en werknemer

De bedoeling van het exitgesprek is om de relatie met de ontslagen werknemer op een goede manier te beëindigen. Zo kunnen beide partijen lessen trekken uit de afgelopen samenwerking.

Wanneer vindt het gesprek plaats?

De laatste week van de opzegtermijn is de aangewezen periode. Moet de medewerker geen opzegtermijn presteren? Dan nog is het een goed idee om het ontslag- en exitgesprek apart te voeren. Met voldoende tijd tussen, zodat de betrokken werknemer het ontslag al wat kan verwerken.

Hoe bereid je je voor op het exitgesprek?

De hr-verantwoordelijke is de meest aangewezen persoon voor het exitgesprek. Maar je kunt er ook een externe partij voor inschakelen, zo krijg je meer neutraliteit in het gesprek. De teamleader zit er beter niet bij. “Als de ontslagen werknemer nog iets kwijt wil over het team of de leidinggevende, dan kan de aanwezigheid van de teamleader een obstakel vormen. Wel kan de teamleader input geven aan de persoon die het exitgesprek voert. Wat liep concreet goed tijdens de samenwerking of wat waren de sterktes van de betrokken werknemer? Alles wat kan helpen bij de heroriëntatie van de ontslagen medewerker”, verduidelijkt Sandra.

Hoe verloopt een exitgesprek?

Tijdens het exitgesprek pols je naar de gemoedstoestand van de ontslagen werknemer en kijk je terug op het gelopen traject bij de organisatie. Maar het exitgesprek is geen eenrichtingsverkeer: hoe evalueert de betrokken werknemer jou als werkgever? Matchte de inhoud van de job met de verwachtingen van de werknemer? Was de onboarding duidelijk? Hoe verliep de samenwerking met het team? Zo ontdek je welke procedures je nog kunt verbeteren als organisatie.

Met een blik op de toekomst

Een goed exitgesprek is duurzaam en toekomstgericht. Help de medewerker bij het identificeren van zijn/haar highlights binnen je organisatie. Samen met de input van de teamleader kun je meehelpen sturen naar nieuwe professionele ambities, op basis van sterktes. “Op die manier kun je als werkgever erg veel betekenen in de oriëntatie en motivatie van de werknemer om een nieuwe job te zoeken”, legt Sandra uit. “Sommige bedrijven gaan zelfs zo ver dat ze een aantal maanden na het vertrek van de werknemer nog eens contact opnemen om te vragen hoe het gaat.”