Efficiënte hr-processen: de gedeelde missie van Total en SD Worx

Je hr-processen optimaliseren? Ontdek hoe eBlox OnSite je daarin ondersteunt.

Op de hr-dienst van Total Belgium – Servauto is het elke dag alle hens aan dek. “Onze payroll telt 930 vaste medewerkers”, getuigt Enzo Mertens, payroll manager op de centrale personeelsdienst in Zaventem.  “Daarbovenop komen 380 uitzendkrachten en tot 60 aanwervingen per jaar. Vooral het onboardingproces slorpte heel wat tijd op. De onophoudelijke lawine aan mails en lijsten stond een efficiënte flow in de weg.”

Daarom gingen ze bij Total - Servauto Belgium op zoek naar een performante tool die de onboarding stroomlijnt. Enzo: “Onze eisen waren glashelder: een waterdichte kwaliteit en minder administratieve rompslomp. eBlox OnSite kwam als duidelijke winnaar uit de bus: het is de enige oplossing die onze payroll doeltreffend integreert. Daardoor verloopt de loonadministratie een pak vlotter.”

Het concept sprak Servauto Belgium meteen aan. “De filiaalverantwoordelijke geeft de personeelsgegevens in, waarna die in een centrale database komen”, legt Enzo uit. “Daarna kan het hr-team ermee aan de slag. Zo decentraliseren we de data-invoer zonder het overzicht te verliezen. En dat is exact wat we zochten.”

Total – Servauto Belgium en SD Worx sloegen de handen in elkaar. “Samen met een ervaren consultant stelden we een workflow op maat op”, blikt Enzo terug. “Voor iedere stap bij de onboarding bepaalden we zelf wie verantwoordelijk is. Niet-payrollexperts worden ondersteund door een wizard, die onze eigen terminologie gebruikt.” 
Eind 2018 testten 4 shops eBlox OnSite uitvoerig uit. “De tool doorstond de testfase met glans”, aldus de payroll manager. “Dat gaf ons het nodige vertrouwen. We gaven dan ook snel groen licht voor de implementatie in de overige shops.”

Vandaag loopt de onboarding van een leien dakje. “Terwijl er vroeger wel eens fouten in de gegevensinvoer durfden sluipen, zijn de personeelsgegevens nu correct, gestructureerd en up-to-date”, getuigt Enzo. “De administratieve last is gehalveerd, terwijl we steeds inzicht hebben in de lopende indiensttredingen.”

Het succesverhaal smaakt naar meer, en daarom zet Total - Servauto Belgium binnenkort eBlox OnSite ook bij andere hr-processen in. Enzo: “De arbeidsregimes van onze medewerkers wijzigen met de regelmaat van de klok. Die frequente aanpassingen verlopen weldra ook via eBlox OnSite, wat de kwaliteit en tijdswinst verder zal versterken. Daarnaast digitaliseren we op dit moment de interne promotie en loopbaanbegeleiding. Ook daarvoor rekenen we op de tool. Door de administratieve tijdsbesparing zullen we meer ruimte hebben om medewerkers met doorgroeimogelijkheden te identificeren. Samengevat: met eBlox OnSite ruilen we manuele en tijdrovende procedures in voor een optimale hr-flow.”