SAP is een van de bekendste leveranciers van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Deze software stroomlijnt en beheert processen en data (over hr en finance, bv.) binnen een organisatie. SD Worx is Gold Partner van SAP en helpt je om je hr-architectuur te ontwerpen en te onderhouden en neemt natuurlijk ook payroll voor zijn rekening.
Als je naar het alarmnummer 112 belt, wordt je oproep behandeld via ASTRID-infrastructuur: een gescheiden netwerk voor onze hulp- en veiligheidsdiensten. ASTRID werd opgericht in 1998, toen mobiele telefoons nog knoppen hadden en mobiel internet nét uit de startblokken schoot. Net als bij de private operatoren, is ook bij ASTRID veel veranderd. Carine: “De behoeften van de hulp- en veiligheidsdiensten zijn door de jaren heen evengoed geëvolueerd. Ook zij gebruiken veel meer data dan vroeger. Je kunt ASTRID vergelijken met een andere telecomoperator, alleen is ons netwerk nog beter beveiligd en altijd beschikbaar. Als je privé een filmpje verstuurt en het komt met vertraging aan, dan is dat vervelend. Als dat bij de hulpdiensten gebeurt, kan dat letterlijk levensbedreigend zijn.”
Carine is er al personeelsdirecteur sinds het prille begin. “Ik was bij de eerste 5 werknemers. Naarmate ons netwerk complexer werd, groeide ook ons personeelsbestand – de laatste jaren zelfs steeds sneller. Plots waren we met zo’n 140, maar alle hr-operaties verliepen nog via de tekstverwerker, spreadsheets en e-mail. Dat systeem botste op zijn limieten. Het overzicht was zoek: alle gegevens zaten verspreid in verschillende mappen en mailboxen, waardoor we maar moeilijk leernoden meer opmerkten. Als je met 5 bent, gaat dat vanzelf. Voor 140 werknemers heb je een gestructureerd systeem nodig.”
We gingen op zoek naar een pakket dat alle hr-processen integreerde, van rekrutering over evaluatie tot learning. SAP SuccessFactors bleek ideaal voor een organisatie van onze grootte, en SD Worx SAP Solutions kwam als beste leverancier uit de test. Alle gegevens worden nu gecentraliseerd, waardoor een selectieproces veel transparanter wordt voor de hele organisatie. Ik ben ook veel minder bezig met mails versturen.”
“Een voorbeeld: vroeger solliciteerden kandidaten via mail. Na mijn selectie bracht ik de leidinggevende op de hoogte via mail. Die stuurde feedback via mail, waarop ik de kandidaat uitnodigde via mail, de kandidaat mailde mij documenten en voor alle volgende stappen werden ook mails gestuurd. Zéér tijdsintensief. Bovendien moesten we op het einde rapporteren over het proces om de moeilijkheidsgraad van de vacature in te schatten, want technische kandidaten zijn dun gezaaid.
“Nu solliciteren kandidaten via een platform. Ze uploaden meteen de nodige documenten en alle communicatie verloopt vervolgens via dezelfde weg. De leidinggevende kan het proces voortdurend volgen. Hij of zij ziet meteen hoe moeilijk een vacature verloopt en kan de verwachtingen indien nodig bijsturen.”
“Ook voor evaluatie gebruiken we SAP SuccessFactors. Evalueren deden we bij ASTRID altijd al heel grondig: een medewerker evalueert zichzelf, maar krijgt ook een beoordeling van een leidinggevende en drie zelfgekozen collega’s. Dat verliep vroeger via spreadsheets, die de leidinggevende dan moest verwerken. Wat opnieuw zorgde voor een gigantische stroom aan mails.”
“Nu evalueren we via SAP SuccessFactors. De medewerker kiest zijn drie collega’s via het platform. Die krijgen automatisch een utnodiging, die ze in het systeem aanvaarden of afwijzen – en dan geven ze meteen aan waarom. Op het einde combineert het platform zelf alle feedback in een rapport.”
“Het systeem biedt veel flexibiliteit: we hebben ons volledige competentiewoordenboek aan SD Worx SAP Solutions bezorgd en ze hebben dat naadloos geïntegreerd. In de toekomst kunnen we nog meer evaluaties op maat maken.”
“Daarnaast zijn we bezig met de implementatie van een learningmodule. Welke competenties collega’s nodig hebben om door te groeien naar een andere functie, dat weten we. Alleen zit die informatie opnieuw verspreid in verschillende bestanden en dat gaan we centraliseren. De bedoeling is dat elke collega via learning management een overzicht krijgt van alle gevolgde opleidingen, en welke nodig zijn om door te groeien. Zo nemen ze hun eigen loopbaan in handen.”
“Ook voor het management heeft dat voordelen: als er nieuwe vacatures openen, hebben leidinggevenden een beter zicht op wie intern in aanmerking komt. Misschien moeten ze dan helemaal niet extern op zoek. In een kleine organisatie kent iedereen elkaar en gaat dat vanzelf, in een grotere organisatie moet je dat systematisch aanpakken.”
“Een nieuw systeem implementeren is intens voor een kleine organisatie, zeker wanneer je verschillende modules na elkaar opneemt. Gelukkig konden we steevast rekenen op de goede nazorg van SD Worx. Die service aanvragen is een aanrader. Want er komen altijd veranderingen in je manier van werken en dan is het fijn dat je snel geholpen wordt door mensen die je organisatie kennen. Ik heb veel respect gekregen voor softwareontwikkelaars.” (lacht)
“We verliezen nu een pak minder tijd met mailen en documenten zoeken, maar het belangrijkste: we zijn nu klaar voor de toekomst met een uiterst professioneel systeem. Dat gaan we nog verder uitbouwen, waardoor medewerkers het beste uit zichzelf kunnen halen.”