Payrollondersteuning on-site bij het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis: besliste continuïteit, meer efficiëntie
Toen in 2018 twee sleutelfiguren het hr-team van het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis verlieten, kwam de performantie van de personeelsdienst in gevaar. Het ziekenhuis besloot om een deel van de taken in handen te geven van drie payrollconsultants van SD Worx. Het resultaat: een gegarandeerde continuïteit én efficiëntere hr-processen.
Met 3 campussen verspreid over Aalst, Asse en Ninove is het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis een begrip in de regio. De groep telt net geen 1000 bedden, goed voor zo’n 2500 medewerkers. “Die grote omvang maakt van de payroll een complexe taak”, steekt Geertrui Ryngaert, directeur financiën en administratie, van wal. “Een bijkomende moeilijkheid zijn de data kenmerkend voor de zorgsector, zoals onregelmatige werkschema’s, barema’s en speciale statuten. Wanneer in 2018 zowel de payrollmanager als een hr-stafmedewerker het schip verlieten, kwam de werking van onze dienst in het gedrang. Op dat moment klopten we aan bij SD Worx.”
Bij onze vaste contactpersoon kunnen we steeds terecht. Zij stelde ondersteuning voor van een ervaren consultant van SD Worx op onze hr-afdeling. De ideale oplossing.
Zakelijke én persoonlijke match
Al sinds midden jaren 90 werkt het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis nauw samen met SD Worx. “Ze kunnen een solide expertise in de zorgsector voorleggen”, stipt Geertrui aan. “Bij onze vaste contactpersoon kunnen we steeds terecht. Zij stelde ondersteuning voor van een ervaren consultant van SD Worx op onze hr-afdeling. De ideale oplossing.”
Op basis van de noden van het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis stelde SD Worx verschillende hr-profielen voor om uit te kiezen. “Dankzij de hechte samenwerking weet onze contactpersoon welke kennis we al in huis hebben en waar we versterking kunnen gebruiken. Maar naast knowhow is ook de klik cruciaal. De consultant maakt immers voor langere tijd deel uit van je team. SD Worx gaf ons de kans om op voorhand met verschillende kandidaten te spreken. Zo waren we niet alleen zeker van een professionele, maar ook een persoonlijke match.”
Blinde vlekken blootleggen
Uiteindelijk gingen er drie outsourcingmedewerkers bij het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis aan de slag, elk met hun eigen expertise: rapportering, boekhouding en loonverwerking. “In de eerste plaats waarborgden ze de werking van onze hr-dienst”, legt Geertrui uit. “Maar hun opdracht ging een pak verder. Ze hielden namelijk ook onze payrollprocessen tegen het licht en documenteerden die uitvoerig. Een grote meerwaarde.”
Dat leverde enkele verrassende resultaten op. “Omdat de consultants met een frisse blik naar onze processen keken, konden we ze perfectioneren. Zo beschikten we wel over de nodige tools om bepaalde taken te automatiseren, maar gebruikten we die niet altijd optimaal, waardoor er kostbare tijd verloren ging. Samen pakten we die quick wins een voor een aan.”
Boost in efficiëntie
De drie consultants zijn nog steeds aan de slag in het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis, en daar plukt de organisatie de vruchten van. “De efficiëntie kreeg een flinke boost. Doordat bepaalde taken zoals controles nu automatisch gebeuren, hebben medewerkers meer tijd om de vragen van medewerkers te beantwoorden. Het contact tussen hr en andere diensten is vandaag intenser.”
De SD Worx-consultants blijven voorlopig de hr-dienst mee ondersteunen. Daarnaast ruimen ze de andere pijnpunten die de payrollcheck naar boven bracht uit de weg. Dankzij de vlotte samenwerking ben ik ervan overtuigd dat we onze hr-processen verder kunnen optimaliseren. Bovendien zitten de onderhandelingen met een nieuwe manager en stafmedewerker in de laatste fase. Eenmaal zij aan boord komen, leiden de consultants hen op en is de cirkel rond.”