M-Eatery tekent voor payroll en consulting op horecamaat
In M-Eatery, op een steenworp van het Mechelse station, draait alles rond de Josper-grill: een gesloten oven op houtskool waarin het vlees wordt klaargemaakt. Ann Beullens is de administratieve motor achter het vleesrestaurant. In tandem met de horeca-expert van het kmo-kantoor om de hoek slaagt ze erin een correcte payroll te voeren voor haar negenkoppige vaste ploeg en een tiental deeltijdse krachten.
Toen M-Eatery in 2014 de deuren opende, maakte Ann Beullens na een loopbaan van 25 jaar in het onderwijs een carrièreswitch naar de horeca. Sindsdien neemt ze de loonadministratie van het vleesrestaurant voor haar rekening, samen met haar vaste horeca-expert bij SD Worx. Ann: “Vanaf dag één leidt het Mechelse kmo-team onze payrollverwerking in goede banen. Handig trouwens dat het kantoor hier vlak om de hoek ligt.”
Complexe loonadministratie
Naast een vaste ploeg van negen voltijdse medewerkers – vijf in de keuken, drie in de zaal en een poetsman – en enkele leercontracten doet M-Eatery een beroep op een poule van deeltijdse krachten. Ann Beullens: “Op piekmomenten kunnen we vijf flexi-jobbers inschakelen, evenveel jobstudenten en bij uitzondering een extra.”
Maar met al die verschillende statuten en hun bijbehorende spelregels is het voeren van een correcte payroll telkens opnieuw een uitdaging. Ann: “De flexi-jobs alleen al bevatten heel wat kleine lettertjes. Dat enkel leerkrachten met een vaste benoeming drie kwartalen later gebruik mogen maken van dit statuut, bijvoorbeeld.”
Bijblijven met sectorwetgeving
Ervaring met payrolladministratie had Ann, maar als kersvers horecaondernemer moest ze de heel specifieke sectorwetgeving onder de knie krijgen: “Om me in te werken in de materie tekende ik in op een aantal infosessies bij SD Worx. Vandaag helpen vooral de nieuwsbrieven me om bij te blijven met de snel veranderende regelgeving. Of ik bel gewoon even naar mijn vaste contactpersoon. Kan zij mij niet meteen een antwoord geven, dan gaat zij op haar beurt te rade bij juridische experts binnen SD Worx.”
Advies bij loonoptimalisatie
Begin 2016 startte M-Eatery met het geregistreerd kassasysteem (GKS), de ‘witte kassa’. Dat ging gepaard met de invoering van een service coupé en extra sluitingsdag. Ann: “Noodzakelijke ingrepen om de zaak rendabel te houden, maar de ongerustheid bij onze vaste equipe was groot. Ze zaten met tal van vragen over hun uurroosters en de gevolgen voor hun salaris.”
Omdat ze inspraak erg belangrijk vinden bij M-Eatery, gingen Ann en de zaakvoerders eerst met alle personeelsleden afzonderlijk rond de tafel zitten. Na die gespreksronde hield ze samen met een kmo-adviseur van SD Worx de lonen tegen het licht: “De bedoeling was om het loonverlies van de vaste ploeg zoveel mogelijk te beperken, in te spelen op individuele wensen en tegelijk de personeelskosten van de zaak onder controle te houden.”
Informatie uit eerste hand
Zo voerde M-Eatery onder meer maaltijdcheques in, alsook een bonusplan. Ann: “Onze chefs en kelners komen in aanmerking voor een niet-recurrente kwartaalbonus op basis van hun prestaties. Verder maakten we de omschakeling naar een veertigurenwerkweek, waardoor iedereen zijn aantal vakantiedagen gevoelig zag toenemen.”
Zodra de verloningspakketten op punt stonden, trok Ann met haar vaste ploeg richting kmo-kantoor: “Een goed idee van de kmo-adviseur om ons allemaal uit te nodigen voor een overleg. Want doordat de ploeg uit eerste hand een antwoord kreeg op alle verloningsvragen, konden we snel al hun twijfels en angsten de kop indrukken.”