Hoe waterdicht zijn jouw sociale afspraken?
Klopt je arbeidsreglement tot in de details? Heb je er ook zaken zoals opzegtermijnen, alcohol op de werkvloer, glijdende uren of ziektemeldingen in opgenomen?
Hoe Aluvin zich voorbereidde op de arbeidsinspectie
Enkele maanden geleden viel er bij aluminiumproducent Aluvin uit Herentals een brief van de sociale inspectie in de bus. Samen met een juridisch consultant van SD Worx bereidden zaakvoerder Koen De Bie en verantwoordelijke personeelszaken Erna Smits het inspectiebezoek tot in de puntjes voor. En dat wierp zijn vruchten af. Erna Smits: “Er werd geen enkele inbreuk vastgesteld”.
Koen De Bie: “Al ruim 20 jaar is SD Worx onze vaste payrollpartner, maar we winnen er ook af en toe juridisch advies in. Omdat zelf bijbenen met de snel veranderende sociale wetgeving een onbegonnen zaak is. Tenzij we zelf een specialist in dienst zouden nemen natuurlijk, maar voor een 20-koppige kmo is dat een onhaalbare kaart.”
Aluvin uit Herentals zag het licht in 1947 en dankt zijn naam aan de aluminiumcapsules – ‘alu’ – voor wijnflessen – ‘vin’ – die er in de beginjaren van de band rolden. Vandaag vervaardigt het Kempense maakbedrijf een 100-tal verschillende aluminiumverpakkingen voor voedingsbedrijven en retailers in binnen- en buitenland.
Een kwestie van details
Erna Smits: “Toen we enkele maanden geleden een brief van een inspecteur van Toezicht Sociale Wetten kregen, bracht ik SD Worx daar meteen van op de hoogte. Het ging om een zogeheten routinecontrole van een aantal documenten. Onze payrollconsulent stelde voor om een juridische audit te organiseren om het inspectiebezoek voor te bereiden.”
Koen De Bie: “We planden meteen een afspraak in. Let wel: bij Aluvin werken we volgens de regels van de kunst. Maar het spreekt voor zich dat we geen experts in sociale wetgeving zijn. Dus de kans bestaat dat we ergens een detail over het hoofd zien. Bepaalde regels en administratieve verplichtingen zijn dan ook erg specifiek of complex. Deeltijdse contracten, bijvoorbeeld, of de regeling rond extralegale voordelen.”
Voorbereidende audit
Ter voorbereiding van de audit maakte de consultant een lijst op met documenten die de verantwoordelijke personeelszaken moest klaarleggen: het arbeidsreglement, het personeelsregister, tijdelijke uurroosters, de individuele rekeningen enzovoort.
Erna Smits: “Samen met ons nam ze die een voor een door en ze stelde de vragen die ook de sociaal inspecteur kan stellen. Ze beperkte zich trouwens niet tot de documenten die in de inspectiebrief vermeld stonden. De inspecteur mag daarbovenop immers nog bijkomende documenten inkijken.”
Na afloop bezorgde de consultant Aluvin een gedetailleerd verslag van de analyse. Erna Smits: “Een van de opmerkingen was het addendum over thuiswerk bij onze arbeidsovereenkomsten. Enkele formuleringen konden mogelijk tot een verkeerde interpretatie leiden. Die hebben we dus aangepast.”
Geen gespannen zenuwen
Ook de andere aanbevelingen namen ze bij Aluvin ter harte. Met succes, want het inspectiebezoek liep van een leien dakje. Erna Smits: “De inspecteur was heel tevreden, want er werd geen enkele inbreuk vastgesteld.”
Koen De Bie: “Dus valt er een brief van een sociaal inspecteur in de bus, neem dan zeker een specialist in de arm. Want hoe nauwgezet je je personeelsadministratie ook op orde houdt, er kan altijd ergens een onnauwkeurigheid of fout in sluipen. Tot slot nog dit: gespannen zenuwen voor een bezoek van de sociale inspectie zijn nergens voor nodig. Wie zich in het verkeer aan de snelheidsregels houdt, hoeft ook niet bang te zijn van elke flitspaal die hij passeert.”
De inspecteur was heel tevreden, want er werd geen enkele inbreuk vastgesteld.