Ondersteuning van ambtenaren met SAP

BOSA is de afdeling van de Belgische federale overheid die instaat voor ondersteunende diensten, waaronder HR, IT en boekhouding. Het interne sociaal secretariaat PersoPoint is verantwoordelijk voor personeelsadministratie en loonbeheer van zo’n 80.000 ambtenaren. Voor PersoPoint ontwikkelde ons SAP-team eerder al PersoPay en PersoExpenses: twee op SAP gebaseerde applicaties voor respectievelijk loonberekening en eenvoudig beheer van onkosten. We waren bij SD Worx dus goed vertrouwd met het reilen en zeilen binnen BOSA en de technische omgeving. Die ervaring bleek van pas te komen bij onze volgende uitdaging, die een race tegen de klok zou worden.

Fietsleasing in twee versnellingen

In 2025 besliste de wetgever dat alle federale ambtenaren over de mogelijkheid moesten beschikken om via hun werkgever aan fietsleasing te doen. De goedkeuring van de bijbehorende wetteksten liet echter even op zich wachten. De tijd drong, want tegen 1 januari 2026 moesten ambtenaren in een eerste fase alvast kunnen aangeven of ze interesse hadden om in te stappen in het leasen van een fiets. Zodra de externe partner voor de levering en het onderhoud van de fietsleasing bekend was, zou vervolgens een tweede integratie nodig zijn om de bestelling en het beheer van een fiets via de werkgever vlot te laten verlopen. Een oplevering in twee fases dus, met bijzonder korte implementatieperiodes.

Integratie met fietsleasepartner

Voor de start van het vervolgproject moesten we wachten op het resultaat van de aanbesteding voor een leasepartner die de fietsen zou aanleveren en onderhouden. De uitkomst van die opdracht was in januari 2026 bekend. Toen konden we aan de slag om een integratie uit te werken met de software van Joule, de winnaar van de aanbesteding.

 

Ook hier was de deadline bijzonder krap, want in april moesten de eerste ambtenaren al een fiets kunnen selecteren. Het achterliggende proces bevat heel wat verschillende schakels die op elkaar afgestemd moeten worden; een ambtenaar die een leasefiets kiest via de Joule-website, doet dat namelijk aan de hand van heel wat verschillende parameters (zoals de persoonlijke werknemerstoelage voor fietslease). Zodra er een passende fiets gekozen is, moeten de relevante data vlot terugvloeien naar de loonmotor voor loonverwerking. Ons SD Worx-team zou zorgen voor die integratie.

 

In januari 2026 organiseerden we de eerste workshops met alle betrokken partijen, waarna we vrijwel meteen overgingen tot ontwikkeling en geïntegreerde validatie. Falen was geen optie: eenmaal opgeleverd, moesten alle tandwielen tussen de verschillende omgevingen soepel in elkaar grijpen voor vlot dossierbeheer.

Ontwikkeling onder tijdsdruk

In eerste instantie bouwden we samen met PersoPoint de zogeheten ‘Fietslease’-toepassing in PersoExpenses, de software voor onkostenbeheer van medewerkers. Daarin konden ambtenaren hun engagement aangeven om een fiets te leasen. PersoPoint zorgde voor de functionele analyse en interviews met stakeholders bij de verschillende overheidsdepartementen die eindklant waren. Die analyse gebruikte ons team vervolgens als basis voor het solution design. De software werd opgeleverd in november 2025, ruimschoots voor de Nieuwjaarsdeadline. We zorgden er ook voor dat die nieuwe toepassing dynamisch werd opgezet, zodat er in de toekomst eenvoudig nieuwe mogelijkheden voor flexibele verloning kunnen worden toegevoegd.

Resultaat: fietsleasing die gesmeerd loopt

In april 2026 was het zover: de integratie tussen de SAP-software en BOSA-leasepartner Joule ging online. Werknemers die eind 2025 via hun digitale omgeving hadden ingetekend op een leasefiets, kunnen dankzij de verdere integratie nu eenvoudig via de Joule-website een passend model kiezen en bestellen. De factuur voor de geleverde fiets komt vervolgens netjes rechtstreeks binnen bij de boekhoudafdeling van de relevante overheidsdienst. De volledige afboeking van het budget van de werknemer en de berekening van de resterende verloning gebeuren volautomatisch – en dat voor duizenden medewerkers tegelijkertijd. In de eerste drie dagen werden zo meer dan 300 leasefietsen besteld.

 

De nieuwe dienstverlening van fietsleasing kost het gecentraliseerde secretariaat van PersoPoint nauwelijks extra tijd. Menselijke administratieve tussenkomsten zijn zelden nodig, waardoor de betrokken medewerkers van BOSA zich helemaal kunnen toeleggen op hun kerntaken. Zowel managers als HR kunnen alles vanuit een eengemaakte omgeving opvolgen en de facturatie tussen Joule en SAP Payroll samenbrengen.

Snellere oplevering dankzij expertise

Onze diepgaande SAP-expertise en eerdere ervaring met de onkostenmodule van PersoExpenses zorgden ervoor dat we dit project met precies de juiste vereisten konden opleveren binnen een krap tijdsbestek. Onze specialisten blijven betrokken bij het technische onderhoud en verdere oplevering van nieuwe functionaliteiten. Zo zit BOSA ook helemaal goed voor toekomstige uitbreidingen van de online omgeving.