Zo start je met thuiswerk: vier cruciale stappen

Alsmaar meer bedrijven staan telewerk toe op vraag van de werknemer. Minder tijdverlies door verplaatsingen en files, zelfstandig beheer van de agenda, een hogere productiviteit en creativiteit: de voordelen zijn legio. Anderzijds vormen uiteenlopende praktische bezwaren een drempel om snel van start te gaan.

Voor medewerkers biedt van thuis uit werken vaak een betere balans tussen werk en privé. Het geeft ouders de kans om de kinderen naar school te brengen en helpt om fileleed of de perikelen van het openbaar vervoer te verzachten.

Het gevoel van zelf de touwtjes in handen te hebben, zorgt bovendien voor een hogere betrokkenheid van je medewerkers bij je organisatie. En geëngageerde werknemers betekenen alleen maar goed nieuws voor zowel productiviteit, klantenrelaties als sfeer binnen je bedrijf.

Ook financieel valt er als werkgever op termijn voordeel te halen. Zo kun je via telewerk onder meer besparen op kantoorruimte, onderhoudskosten, verplaatsings- en parkeerkosten.

Toch kun je werken vanop afstand beter niet overhaast invoeren. Wanneer werknemers veel vanaf afstand werken, is een grondige herziening van de werkorganisatie nodig en een zeer open leadership. Want het vergt vertrouwen langs beide partijen om succesvolle resultaten te boeken. Daarom moeten doelstellingen glashelder zijn, verborgen agenda’s zijn nefast.

Je moet er ook op andere manieren over waken dat de bedrijfscultuur en de onderlinge dynamiek behouden blijven. Medewerkers beslissen immers voor een groot stuk zelf wanneer en hoe ze werken, op voorwaarde dat doelstellingen en deadlines gerespecteerd blijven. Die insteek vergt nieuwe en duidelijke afspraken.

Om te voorkomen dat telewerkers op den duur als eilandjes op zich werken, winnen activiteiten als planningvergaderingen, teambuildingactiviteiten en bedrijfsfeesten nog meer aan belang. Daar zouden werknemers wel present op moeten tekenen.

Ook op financieel vlak kan de nieuwe manier van werken voor tegenwind zorgen. Als werkgever moet je je telewerker voorzien van de nodige ondersteuning en hulpmiddelen voor de uitvoering van het werk.

Het invoeren van telewerk pak je dus het best niet hals over kop aan. Volgende vier stappen zijn noodzakelijk:

Leg vast welk soort werk thuis kan worden uitgevoerd en welke functies werkers van thuis uit mogen inplannen. Een grondige evaluatie moet zicht bieden op de functies die geschikt zijn voor telewerk, en met welke frequentie. Als er taakcontrole nodig is of veel overleg moet worden gepleegd, is werken van thuis niet ideaal. Telewerk bewijst vooral zijn nut wanneer medewerkers geconcentreerd dienen door te werken op een dossier.

Een bedrijfscultuur van vertrouwen, autonomie en erkenning sluit niet uit dat je geen afspraken op papier zet. Goede afspraken maken net goede vrienden. Bovendien is een overeenkomst over telewerk nodig om juridisch in orde te zijn.

Praktische afspraken zet je in een policy voor thuiswerk. Zo schep je klaarheid over de voorwaarden en verwachtingen. Bepaal duidelijk of je medewerkers die van thuis uit werken bij het bedrijf terechtkunnen voor een gsm, laptop, internetaansluiting met abonnement.

Ook de richtlijnen voor registratie van de gewerkte uren, de planning van de dagen waarop je medewerkers van thuis uit werken en de beoordeling van opgeleverd werk moet je voordien op papier zetten. Vermeld tot slot ook dat je het recht hebt om telewerk stop te zetten als afspraken niet worden nageleefd.

Telefoneren en mailen volstaan niet altijd om makkelijk of duidelijk te communiceren. Soms zal gespecialiseerde software nodig zijn om thuiswerkers met collega’s te laten overleggen, schermen te delen enzovoort. Bovendien is toegang tot informatie en documenten een must. Klanten en relaties mogen immers geen hinder ondervinden van de nieuwe manier van werken.

In de beginfase laat je beter slechts een beperkt aantal dagen thuiswerken toe. Zo kun je de voor- en nadelen gestaag in kaart brengen en – zonder terug te komen op beloftes – opteren voor de slimste richting voor je bedrijf.