Je medewerkers willen telewerken vanuit het buitenland? Hou rekening met deze regels

Als je medewerkers vanuit het buitenland willen telewerken, moeten ze je dat melden. Ga je ermee akkoord – en dat ben je niét verplicht – dan is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst meestal aangewezen.

Zodra je werknemer langer dan vier opeenvolgende weken in het buitenland wil telewerken, moet je een detacheringsovereenkomst opstellen. Wil je werknemer op meer permanente basis wekelijks een aantal dagen in het buitenland werken? Dan is een addendum voor gelijktijdige tewerkstelling een optie. Het Belgische arbeidsrecht blijft van toepassing, maar hou ook de plaatselijke arbeidswetgeving in het oog.

In welk land betaal je socialezekerheidsbijdragen?

Als werkgever breng je het best je arbeidsongevallenverzekeraar op de hoogte van het telewerk in het buitenland en ga je na wat de bepalingen per land zijn. Idem wat betreft reis- en autoverzekeringen.

Werknemers zijn in de regel sociaal verzekerd in het land waar ze werken. Dat zou betekenen dat je als werkgever plots in een ander land socialezekerheidsbijdragen moet betalen als een werknemer in het buitenland werkt, zelfs als dit maar van korte duur is.

Gelukkig voorzien diverse internationale akkoorden hiervoor een oplossing. Het land waar het telewerk plaatsvindt, bepaalt de te volgen regels. Gaat je werknemer bijvoorbeeld tijdelijk aan de slag in de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, dan kan hij verzekerd blijven onder de Belgische sociale zekerheid.

Ingewikkelder wordt het als de werknemer buiten België woont, en gedeeltelijk telewerkt vanop zijn thuisadres. Volgens Europese wetgeving zijn deze werknemers sociaal verzekerd in hun woonstaat van zodra ze daar ‘substantiële activiteiten’ verrichten. Tijdens de corona-crisis gold hierop een uitzondering waardoor deze werknemers toch in België sociaal verzekerd bleven. Deze regeling liep tot 30 juni 2022. Maar sinds 1 juli 2022 geldt er een tolerantie die dit idee voortzet tot 31 december 2022 in afwachting van specifieke regelgeving die inspeelt op deze nieuwe manier van werken. Deze tolerantie wordt nu opnieuw met 6 maanden verlengd: tot 30 juni 2023.

Voor landen buiten de EER, Zwitserland en het Verenigd Koninkijk, moet je onderzoeken of er wel of niet een bilateraal socialezekerheidsverdrag van toepassing is.

Ook voor landen waarmee er geen verdrag afgesloten is, bestaan er mogelijkheden om werknemers er tijdelijk te laten werken onder Belgische sociale zekerheid. De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) staat dit voor maximaal 6 maanden toe. Je kunt deze termijn eenmalig met hoogstens 6 maanden verlengen.

Wat met administratieve en fiscale verplichtingen?

Bij een inspectie in het buitenland kan je werknemer met een A1-document of ‘certificate of coverage’ (COC) aantonen dat hij in België sociaal verzekerd is. Deze documenten vraag je aan bij de RSZ. Een attest 138-ter kan aangevraagd worden als er geen bilateraal socialezekerheidsverdrag van toepassing is.

Volgens het werkstaatprincipe zijn we belastbaar in het land waar we werken. Om flexibele internationale tewerkstelling mogelijk te maken, is er de zogenaamde 183-dagenregel. Je werknemers blijven dan toch onder het Belgische belastingstelsel vallen als ze niet langer dan 183 dagen (of 6 maanden aaneengesloten) in een ander land verblijven. Let wel, dit geldt enkel als de betrokken werknemer ook in België woont. Als de werknemer buiten België woont, heeft telewerk al snel een belangrijke fiscale impact.

Ten slotte kunnen er nog andere zaken spelen bij een internationale tewerkstelling. Denk aan een lokale meldingsplicht voor de tewerkstelling van een buitenlandse werknemer of de aanvraag van een lokale arbeidskaart. Het is dan ook essentieel om je goed te laten informeren voordat je werknemers toestaat om op workation te vertrekken. Ook bij het opstellen van een telewerk-policy is het belangrijk om stil te staan bij alle aandachtspunten die er bij internationaal telewerk komen kijken.