Leidinggeven op afstand, een les in loslaten en vertrouwen

Waarom werken de traditionele manieren van leidinggeven minder als je medewerkers niet fysiek aanwezig zijn?

Kim Van Houtven: “Vroeger werden mensen betaald om minstens 8 uur per dag aanwezig te zijn op de werkvloer. Die fysieke aanwezigheid kon je makkelijk controleren, ook al was de productiviteit van je medewerkers misschien niet navenant. Telewerk zet die ene zekerheid nu op de helling: als leidinggevende ‘zie’ je niet meer hoe lang iemand werkt. Maar dat is niet per se slechter. Vanuit het standpunt van hr pleiten we al jaren voor een andere visie op leiderschap, waarbij niet het aantal uren, maar het resultaat telt.”

Werkte de bruuske overgang naar telewerk dit pleidooi voor meer resultaatgericht leidinggeven mee in de hand? 

Kim Van Houtven: “Absoluut! Door telewerk kwam dit proces in een stroomversnelling. Leidinggevenden verliezen de controle over hoe lang iemand werkt, dus moeten ze op zoek naar alternatieven. Een focus op resultaat biedt bijgevolg houvast. Maar zelfs los van telewerk is dit de nieuwe manier om met medewerkers om te gaan. Leidinggevenden moeten leren loslaten en het geleverde werk beoordelen aan de hand van andere parameters: is de deadline behaald, voldoet het resultaat aan de verwachtingen, werden de instructies goed opgevolgd, enz.”

Vergt het andere vaardigheden om een team aan te sturen dat op verschillende locaties samenwerkt?

Kim Van Houtven: “Deze manier van (samen)werken vraagt vooral om duidelijke afspraken. Meer dan vroeger moet je je werknemers wijzen op hun taken en verantwoordelijkheden. Maar je moet er ook op vertrouwen dat ze hier zelf mee aan de slag kunnen. Eerder dan medewerkers voortdurend bij de hand te nemen, kun je polsen naar hun noden. Want de ene medewerker is de andere niet. Leidinggeven evolueert steeds meer naar maatwerk waarbij je focust op individuele voorkeuren en sterktes.

Net voor de coronacrisis publiceerde het World Economic Forum de top 10 managementskills van 2020. Opvallend: op 5 jaar tijd moest kwaliteitscontrole plaats ruimen voor emotionele intelligentie en cognitieve flexibiliteit. Dit illustreert mooi de shift van harde naar zachte hr, waarin niet zozeer productiviteit maar het individu centraal staat. Idealiter heb je een mix van beide. Want hoe je het ook draait of keert: als organisatie werk je wel samen naar concrete doelstellingen toe.”

Bekeken vanuit het standpunt van de afstands- of thuiswerkers zelf, wat verwachten zij van hun leidinggevenden?

Kim Van Houtven: “Zonder te willen veralgemenen, heb ik de indruk dat best wel veel medewerkers die op kantoor heel autonoom kunnen werken, plots meer begeleiding en feedback nodig hebben. Dat hoeft ook niet te verbazen. Op kantoor verloopt de communicatie een pak vlotter. Er zijn meer contactmomenten om elkaar op de hoogte te houden van een bepaald project. Stabiele teams kunnen in deze veranderende context plots gaan wankelen. Omdat collega’s elkaar misschien minder goed aanvoelen van op afstand.
Even belangrijk in dit verhaal is de nood aan informeel contact. Op de werkvloer is dit een natuurlijk gegeven, maar digitaal gaat dat verloren. Medewerkers denken dat ze elke minuut aan het werk moeten zijn. Terwijl ze net veel energie halen uit spontane contacten. Als leidinggevende moet je ook hier aandacht voor hebben. Bouw virtuele koffiepauzes in en stimuleer medewerkers om af en toe stoom af te laten door bijvoorbeeld een halfuur te gaan joggen of wandelen.”

Tot slot, hoe geef je van op afstand optimaal feedback aan medewerkers?

Kim Van Houtven: “Thuiswerkers krijgen in het beste geval veel vertrouwen en dan hoop je natuurlijk dat alles vlot verloopt. Vang je toch op dat het ergens spaak loopt, ga dan niet halsoverkop te werk. Hou in het achterhoofd dat ook jij als leidinggevende door de afstand bepaalde boodschappen mist. Informatie die je niet hebt, kun je ook niet zonder meer beoordelen. Bel je medewerker op om te vragen wat er aan de hand is, eerder dan publiekelijk de confrontatie aan te gaan.

Stel jezelf ook de vraag welk medium het meest geschikt is voor welk type communicatie. Sommige boodschappen kunnen gerust via e-mail, andere vereisen eerder een telefoontje of een persoonlijke babbel op kantoor. Vraag medewerkers wat ze nodig hebben en geef ook zelf aan dat je zoekende bent. In tijden van afstandswerken pluk je gegarandeerd de vruchten van een open feedbackcultuur.“