Bij een bezoek van de sociale inspectie moet je een rits correcte, up-to-date en juridisch waterdichte documenten kunnen voorleggen. De kans is ook reëel dat je personeel bevraagd wordt. Zeker zijn dat je volledig in orde bent met de sociale wetgeving? Dan is een goede voorbereiding een must.
Vroeg of laat krijgt elk bedrijf een inspecteur over de vloer. De sociale inspectie, die nagaat of bedrijven de sociale wetgeving nauwgezet toepassen, is slechts één controleorgaan. Daarnaast is er ook nog een technische inspectie (arbeidsveiligheid), RSZ-inspectie (correcte RSZ-aangiftes) en RVA-controle (alles in verband met werkloosheid).
Enkele zaken staan standaard op de checklist van elke controleur:
Uiteraard moeten deze documenten juridisch correct zijn én in overeenstemming met de realiteit. Bewaar ze ook ergens op een toegankelijke plaats. De controleur moet er immers altijd makkelijk kunnen inkijken, ook als je zelf toevallig niet aanwezig bent.
Klopt je arbeidsreglement tot in de details? Heb je er ook zaken zoals opzegtermijnen, alcohol op de werkvloer, glijdende uren of ziektemeldingen in opgenomen? Doe zelf de test en kom in 2 minuten te weten hoe je risico’s bij een sociale inspectie vermijdt.
Beslist de sociale inspectie om bij je langs te komen, dan krijg je meestal op voorhand een seintje. In dat geval is het uiteraard makkelijker om de standaarddocumenten hierboven nog even te checken.
Sommige bezoeken zijn echter onaangekondigd. Na een klacht van een personeelslid gebeurt dit regelmatig, maar ook zonder duidelijk aanwijsbare reden kan je onverwacht bezoek over de vloer krijgen. Zeker in sectoren waar veel deeltijdse arbeidskrachten aan de slag zijn, komt dit meer en meer voor. Voorbeelden zijn horeca, retail, bouw of kappers.
Ook staan er elk jaar steevast ‘sociale flitscontroles’ op de planning. Daarbij houdt de sociale inspectiedienst enkele specifieke sectoren tegen het licht. Voor 2023 staan flitscontroles gepland bij deze sectoren:
Ben je werkgever in een van deze branches, dan is de kans reëel dat er dit jaar een inspecteur over de vloer komt.
Botst de controleur op onregelmatigheden, dan volgt doorgaans een regularisatie. Dat betekent dat de situatie met terugwerkende kracht wordt rechtgezet, meestal tot drie jaar terug. Een voorbeeld: stel dat het loon van een werknemer al vijf jaar onder het barema ligt, dan moet de werkgever de som van dit loonverschil over drie jaar onmiddellijk uitbetalen. Aan een vergissing kan dus een serieus kostenplaatje hangen. Is er sprake van bewuste fraude, dan kan deze regularisatie zelfs tot vijf jaar oplopen.
Werk je met deeltijdse werkkrachten? Reken maar dat de inspecteur hun uurroosters en arbeidsvoorwaarden onder het vergrootglas legt, én vervolgens nagaat of de realiteit hiermee overeenstemt. In de praktijk zijn afwijkende werktijden en -voorwaarden bij parttimers namelijk schering en inslag.
Verder heeft de sociale inspectie het recht om jou én je werknemers een aantal vragen te stellen. Of het om enkele vriendelijke standaardvragen of een diepgaand verhoor gaat, hangt vooral van de stijl van de inspecteur af.
Tip: hou het beknopt en ter zake
Dat zo’n controle nervositeit opwekt, is begrijpelijk. Het gevolg: werkgevers of hr-verantwoordelijken zijn soms zeer openhartig, bijvoorbeeld over RSZ-bijdragen of extralegale voordelen. Zaken waar de controleur misschien niet naar vraagt, maar die bij hem wél een belletje kunnen doen rinkelen. Waarna het bedrijf in kwestie op korte termijn ook een RSZ- of RVA-inspectie over de vloer krijgt. Kortom: beantwoord elke vraag kort en duidelijk, maar geef geen informatie prijs waar niet naar gevraagd wordt.
Wil je op zeker spelen, roep dan de hulp in van SD Worx. Tijdens een legal scan gaan we na hoe ‘inspectieproof’ je onderneming is. Onze consultant neemt alle documenten door en stelt de vragen die ook een sociaal inspecteur zou stellen. Zo krijg je een heldere kijk op juridische en fiscale risico’s en opportuniteiten. Daarnaast kunnen we je tijdens een aangekondigde sociale inspectie begeleiden. Zo sta je er niet alleen voor. Indien nodig zorgen we na de controle voor de rechtzettingen.
Toch liever zelf aan de slag? Download dan ons gratis e-book 'Wie is er bang van sociale inspectie?'. Daarmee heb je een praktische gids in handen om je voor te bereiden op een controlebezoek.
Annelies Rottiers
kmo-adviseur
Annelies Rottiers is 10 jaar werkzaam bij SD Worx. Ze is manager van een team Legal- & HR-experts met een passie voor KMO. Samen met haar team inspireert én begeleidt ze bedrijven bij het uitbouwen van een 'werkend en wervend' personeelsbeleid. Want mensen maken nu eenmaal het verschil, zeker als ze met 'goesting en passie' in hun job staan!
In ons handig stappenplan wordt duidelijk hoe kmo’s en hun accountants als een tandem rapporteren over duurzaamheid.
Kosten beparen kun je door efficiëntiewinsten te boeken in je arbeidsorganisatie en/of te besparen op je loonkosten. Spontaan doemt dan wellicht ontslag op als gevreesde ingreep. Al schuilen er nog andere oplossingen in een onverwachte hoek. De tijdelijke invoering van ploegenarbeid is zo’n maatregel waar jij én je werknemers mogelijk wel bij varen.
Naar goede gewoonte neemt de fiscus ook dit jaar de verschillende kortingen op de bedrijfsvoorheffing onder de loep. En nu het Rekenhof de dienst op de vingers tikte, dreigen die controles nog strenger te worden. Een goede raad: stel tijdig orde op zaken.