Jouw gids voor outsourcing van internationale payroll

Je bedrijf is uitgegroeid over meerdere locaties en gebieden heen, en daardoor is het niet langer haalbaar om een in-huis payrollteam te behouden, zelfs niet met een werkende SaaS-payrolloplossing. De combinatie van verschillende soorten contracten in verschillende tijdzones betekent dat de payrollprocessen te ingewikkeld worden voor het payrollteam en dat er een groter risico is op problemen met beveiliging en naleving. Tijd om je payroll uit te besteden aan een externe specialist.

Wil je de komende jaren tijd maken om je aanwervings- en loonbeleid uit te werken? Dan is een volledige outsourcing van je payroll de beste aanpak.  Je hr-partner neemt de payroll over, automatiseert en optimaliseert waar mogelijk, helpt je om een allesomvattende payrollstrategie in kaart te brengen en brengt regelmatig verslag uit.

Je bent misschien bezorgd dat dit soort off-site outsourcing ertoe kan leiden dat je werknemers zich buitengesloten voelen.  Een goede voorbereiding doet wonderen! Communiceer duidelijk binnen je bedrijf over wat wordt uitbesteed en waarom. Zorg er ook voor dat je aan je werknemers communiceert met wie ze vanaf nu contact kunnen opnemen wanneer ze problemen hebben. Transparantie is van cruciaal belang. Tijdens de implementatieperiode kan je hr-partner al infosessies en workshops organiseren binnen je bedrijf om eventuele twijfels proactief weg te nemen en relaties binnen het bedrijf op te bouwen.

De werknemer die verantwoordelijk is voor payroll is met zwangerschapsverlof en je andere hr-collega is plots ziek geworden. Wat nu gedaan? Je kunt gewoon twee dagen per week een payrollspecialist aan je team toevoegen. Als je team terug volledig is, kun je die extra support stopzetten. Als mooie extra bonus: de volgende keer dat je een urgente behoefte hebt, kun je dezelfde mensen vragen die nu vertrouwd zijn met je team en je bedrijf.

Hoewel veel bedrijven dit soort outsourcing alleen zien als noodoplossing, is het ook een waardevolle optie voor meer structurele samenwerking. Als je bijvoorbeeld te maken krijgt met terugkerende pieken in de werkdruk – bijvoorbeeld aan het einde van het jaar of in de zomervakantie – kun je bepaalde taken altijd laten uitvoeren door externe werknemers.

Je weet dat je payroll en bijbehorende processen een stuk efficiënter kunnen verlopen, maar je kunt maar moeilijk de vinger liggen op wat er precies moet veranderen. Daarom vraag je een hr-partner om een payroll-review, om je mensen, kennis, systemen en processen grondig te beoordelen. De review brengt enkele verbeterpunten aan het licht en wordt daarom opgevolgd met een grondigere payroll-audit. In overleg met je hr-partner neem je de beslissing om meerdere processen te optimaliseren en te beginnen met een schone lei.

Een grondige analyse van je payrollprocessen is altijd een zeer verhelderende en waardevolle oefening. Het geeft je een duidelijk overzicht van wat er schuilgaat achter die ingewikkelde maandelijkse procedure. Dankzij de inventarisatie en documentatie van deze processen kunnen andere mensen het snel overnemen als jouw payrollpersoneel onverwacht afwezig is.

Het eindresultaat? Gegarandeerde continuïteit van een bedrijfskritisch proces.