Tewerkstelling van werknemers in het buitenland: waarom een correcte arbeidsovereenkomst essentieel is

Wanneer je als bedrijf internationaal groeit, word je al snel geconfronteerd met de nood om in andere landen personeel aan te werven. Hier komt heel wat bij kijken: 

• Je moet je registreren als werkgever
• Een lokale payroll opstarten voor de berekening en afdracht van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen
• Een correcte arbeidsovereenkomst opstellen. 

Dat laatste wordt vaak onderschat. Als je daarbij te veel uitgaat van de Belgische praktijk, loop je het risico om belangrijke lokale regels over het hoofd te zien.

Kan je zomaar een Belgische arbeidsovereenkomst gebruiken?

Veel werkgevers zijn vertrouwd met het Belgische arbeidsrecht en vertrekken daarom het liefst vanuit hun bestaande Belgische arbeidsovereenkomsten om een aanbod te doen aan de buitenlandse kandidaat.

Partijen hebben in principe een zekere keuzevrijheid om het toepasselijke recht te bepalen, maar die vrijheid kent duidelijke grenzen. De dwingende arbeidsrechtelijke bepalingen van het land waar de werknemer gewoonlijk werkt moeten immers gerespecteerd worden.

Daar schuilt meteen een belangrijk aandachtspunt voor werkgevers. Arbeidsrecht verschilt vaak aanzienlijk van land tot land. Een overeenkomst die perfect aansluit bij de Belgische regelgeving, biedt daarom niet automatisch voldoende bescherming in het buitenland.

De verschillen zijn vaak groter dan verwacht

Werkgevers onderschatten soms hoe groot de verschillen tussen landen kunnen zijn. Neem al maar België en Nederland. We delen eenzelfde taal, maar wat arbeidsrecht betreft is het onderscheid groot.

Het bekendste voorbeeld is waarschijnlijk de doorbetaling bij ziekte:

• In België betaalt de werkgever het loon van een arbeidsongeschikte werknemer gedurende 30 kalenderdagen door.
• In Nederland rust op werkgevers gedurende maximaal twee jaar een belangrijke loondoorbetalingsverplichting bij ziekte.

De verschillen beperken zich niet tot arbeidsongeschiktheid. Ook regels rond proefperiode, arbeidsduur, minimumlonen, vakantiedagen en ontslagprocedures kunnen sterk afwijken van wat Belgische werkgevers gewend zijn.

Wanneer dergelijke elementen niet correct worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst, kunnen later discussies, bijkomende kosten of zelfs juridische procedures ontstaan.

Internationale harmonisatie klinkt aantrekkelijk, maar is vaak complex

Veel internationale werkgevers streven naar een uniforme aanpak voor al hun werknemers. Op het eerste gezicht lijkt dat logisch: iedereen binnen de groep zou dezelfde arbeidsvoorwaarden moeten genieten. In de praktijk blijkt dit echter vaak moeilijk realiseerbaar.

Voordelen die in België gebruikelijk of zelfs verplicht zijn, bestaan mogelijk niet in andere landen. Omgekeerd kennen bepaalde landen verplichtingen die België niet heeft.

Daarbovenop kunnen voordelen fiscaal en sociaalrechtelijk totaal anders worden behandeld. Een vergoeding die in België onder bepaalde voorwaarden fiscaal gunstig behandeld wordt, kan in andere landen volledig belastbaar zijn.

Als je zonder grondige analyse arbeidsvoorwaarden over verschillende landen heen probeert te harmoniseren, bestaat bovendien het risico dat werknemers voordelen uit verschillende systemen gaan stapelen. Dat leidt vaak tot hogere kosten en een moeilijk beheersbaar verloningsbeleid.

Ook bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst is voorzichtigheid geboden

Werkgevers staan vaak stil bij de aanwerving van een buitenlandse werknemer, maar vergeten dat ook de beëindiging van de arbeidsrelatie sterk kan verschillen van land tot land.

Waar een werkgever in België vertrouwd is met bepaalde procedures en formaliteiten, kunnen in andere landen bijkomende verplichtingen gelden. Denk aan voorafgaande waarschuwingen, verplichte consultaties, specifieke motiveringsvereisten of wettelijke termijnen die strikt nageleefd moeten worden.

Win daarom eerst juridisch advies in voordat je een stap richting ontslag zet. Een procedurefout is immers snel gemaakt en kan leiden tot aanzienlijke vergoedingen, langdurige procedures of andere juridische risico's.

Ons advies

Als je voor het eerst werknemers in het buitenland aanwerft, doe je er goed aan om niet simpelweg een Belgisch modelcontract te vertalen of bestaande arbeidsvoorwaarden te kopiëren.

Werk met een arbeidsovereenkomst die specifiek is afgestemd op het land waar de werknemer gewoonlijk zal werken. Laat vooraf ook nagaan welke arbeidsrechtelijke, fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen lokaal gelden.

Een goede voorbereiding vraagt misschien wat extra tijd bij de opstart. Maar ze voorkomt vaak aanzienlijke kosten, juridische risico's en onaangename verrassingen zodra de arbeidsrelatie in de praktijk wordt uitgevoerd.