Drie voordelen van een digitale werkplanning

Of je nu één, enkele of een heleboel medewerkers hebt, hen efficiënt inplannen gaat vaak gepaard met de nodige complexiteit. Stijgt het aantal werknemers, dan heb je bovendien nood aan meer overzicht. Is iedereen ingepland en waar zitten er gaten? Wat is de status van een project? Enzovoort. Een digitale planningssoftware neemt repetitieve administratieve taken eenvoudig van je over. Koppel je deze tool bovendien met je payroll, dan worden fouten meteen opgemerkt. De tool wordt als het ware je persoonlijke assistent.

Nog makkelijker wordt het als je een deel van het werk uit handen geeft via een mobiele applicatie. Recup ingeven of verlof aanvragen: je medewerkers voeren die allemaal zelf in via de app. Je checkt snel het resterende saldo en keurt nieuwe aanvragen goed of af. Wie ziek is of vakantie heeft, kun je vervolgens niet meer inplannen.

Kleine of grote onderneming, dat maakt niet uit. De optimale verdeling van het werkaanbod is geen eenvoudige klus. Nochtans, ‘de juiste kennis op de juiste plaats’, betekent meer efficiëntie, en bijgevolg ook op kostenvlak. Is je bezetting sterk afhankelijk van het weer of seizoen, dan is ook flexibiliteit in je planning een must. Kortom: je hebt een planningstool nodig die meebeweegt op jouw ritme.

Met slimme planningssoftware verwerf je inzicht in de bezetting, capaciteit en beschikbaarheid van je personeel. Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheden door via de app en jij plant hen in functie daarvan in. Via de app, mail of sms stuur je de uurroosters door en je ziet de bevestigingen meteen binnenlopen. In het geval van een afkeuring, wordt de werktijd automatisch naar een andere werknemer doorgestuurd. Een lastminutewijziging? De tool vangt het op!

Als je meerdere vestigingen hebt, kun je je mensen eenvoudig inzetten daar waar de piek het hoogst is. En dat zonder administratieve rompslomp want alle gepresteerde uren worden centraal bijgehouden. Nog een troef: de meeste planningstools zijn cloud-based, dus je gegevens zijn altijd en overal toegankelijk.

Door je tijd- en aanwezigheidsbeheer te automatiseren, wordt ook payroll een fluitje van een cent. Salarissen, overuren, toeslagen, en andere variabelen worden correcter én efficiënter berekend. Want alle gepresteerde uren komen precies overeen met wat wordt uitbetaald. Veel transparanter kan je loonverwerking niet zijn. Tijdregistratie is trouwens allang geen taboe meer, de helft van de Belgische werknemers is voor en de voordelen blijken veel groter te zijn dan de vooroordelen. Wist je trouwens dat planning en tijdsregistratie de twee essentiële bouwstenen zijn voor efficiënt workforce management?

Op basis van je planning kan de digitale planningstool zelfs automatisch de Dimona-aangiften aanmaken. Met een druk op de knop stuur je ze door naar je hr-afdeling of sociaal secretariaat voor verdere verwerking. Voorgoed gedaan met het overtypen van Excel-bestanden – en de hoge kans op fouten! Naast transparantie win je dus ook aan tijd en snelheid.