Tijdregistratie anders bekeken: 3 voordelen voor jou en je medewerkers

Zelf kunnen bepalen wanneer en waar je werkt, op welke taken én hoeveel je aankunt – voor bijna de helft van de Europese werknemers staat de mogelijkheid tot 'flexibel werk' bovenaan het verlanglijstje van hun ideale werkgever. Een boeiend inzicht uit ons onderzoek in 2022 naar de elementen die zorgen voor The Perfect Match tussen werknemers en werkgevers.

Hoor je zo'n uitspraak in de wandelgangen, vertel je medewerkers dan dat een tijdregistratietool het net mogelijk maakt om flexibel te werken. Zo kunnen ze op elk moment hun gepresteerde uren registreren, waar ze ook zijn: in hun home office, onderweg naar kantoor of – waarom niet – van op een zonnig strand. Hybride werken en hybride timetracking gaan zo hand in hand.

Het codewoord hierbij is 'vertrouwen'. Dankzij duidelijke afspraken over glijtijden, bereikbaarheid en permanentie, bijvoorbeeld, breien medewerkers er makkelijk hun werk- én privétaken rond.

Bovendien geven de registraties je een inzicht in de productiviteit. Blijkt iemand bijzonder efficiënt te werk te gaan, dan kunnen de tijdregistraties zelfs voer zijn voor een bonus of promotie.

Hoe tijdregistratie welzijn op het werk net verbetert

Akkoord, een tijdregistratietool brengt ook aan het licht wanneer bepaalde medewerkers minder presteren of bij welke projecten de tijdbesteding de spuigaten uitloopt. Maar gebruik je die gegevens op de juiste manier – dus niet om er onmiddellijk medewerkers op af te rekenen – dan kunnen ze net de efficiëntie en rust op de werkvloer verhogen.

Hoe? Twee voorbeeldsituaties en enkele tips om ermee om te gaan:

1. Iemand heeft veel langer gewerkt aan een bepaalde taak dan ingeschat
   Onderzoek dan wat de oorzaak is. Klopte de tijdinschatting niet? Was de taak bijzonder moeilijk voor die collega? Of doken er onverwachte problemen op?

   Praat erover en zoek een geschikte oplossing. Dat kan een aangepaste aanpak zijn, versterking, een opleiding – of misschien een andere collega die de taak overneemt.
    

2. Iemand maakt bijzonder veel overuren
   Is dat tijdelijk – bijvoorbeeld een aantal dagen tot dat ene grote project is gelanceerd – of is die collega systematisch overbevraagd?

Dankzij de tijdregistraties kun je een te hoge werkdruk tijdig opmerken én er iets aan doen. Zo kun je overbelasting en burn-out helpen te vermijden, bijvoorbeeld door erover te spreken, de werkplanning te herzien of vrijaf te geven. Wil je proactief te werk gaan, dan doe je er goed aan een actieplan op te stellen om het werkgeluk te verhogen van je hele team.

Hoe tijdregistratie een klusje van niks wordt met de juiste tools

Tenzij jouw systeem voor tijdbeheer bestaat uit ellenlange Excel-lijsten die je medewerkers iedere dag updaten, is timetracking vaak erg simpel. Met een gebruiksvriendelijke selfservice-tool registreert en beheert iedereen zijn eigen tijd, wanneer en waar ze maar willen, in een paar klikken.

De echte tijdwinst? Die zit in de automatische rapportering van de werkuren én de verwerking ervan in de payroll. Bovendien geeft zo'n tool, die ook time & attendance software wordt genoemd, je in een handomdraai een overzicht van de capaciteit en beschikbaarheid van je hele team. Wat de cruciale basis is voor efficiënt workforce management.