Federal Learning Account: wat, waarom, wie, wanneer, hoe?

Vóór 1 december 2024 moet je de individuele opleidingsrechten en de opleidingen die je medewerkers van 1 januari tot en met 30 september 2024 hebben gevolgd, geregistreerd hebben in de Federal Learning Account (FLA). De komst van dit nieuwe online platform van de Belgische regering stuitte op veel weerstand langs werkgeverszijde. Vooral de stevige extra administratie en bijbehorende kosten zien vele werkgevers niet zitten, maar je kunt die zware lasten intussen wel al enigszins verlichten. Een stand van zaken.

Op 1 april 2024 lanceerde de Belgische overheid de online tool FLA om je te helpen de verplichte registratie van individuele opleidingsrechten én gevolgde opleidingen van je medewerkers te beheren.

Om een cultuur van levenslang leren te stimuleren, vloeiden uit de arbeidsdeal van 2022 3 verplichtingen rond opleidingen voort:

1. jaarlijks opleidingsplan (verplicht vanaf 20 werknemers)
2. toekenning van jaarlijkse, individuele opleidingsrechten (naargelang aantal werknemers en sector)
3. registratie opleidingsrechten en/of opleidingen in FLA

Alle werkgevers in de privésector moeten de FLA gebruiken, los van het aantal werknemers. Ze moeten alle opleidingen die hun medewerkers volgen vanaf 2024, registreren in de FLA.

Zo zit alles rond (bij)leren gecentraliseerd in een overheidsdatabase en heb je een goed overzicht. Ook je werknemers kunnen er hun opleidingssaldo en gevolgde opleidingen raadplegen. Op termijn moet de FLA zo uitgroeien tot een centrale opleidingshub waar mensen hun diploma’s, kwalificaties en opleidingshistoriek kunnen terugvinden.

Hoewel iedereen, ook werkgevers, het belang van een actieve leercultuur op onze arbeidsmarkt erkent, is het voor de bedrijven een stevige administratieve last. Daarnaast stellen werkgeversorganisaties in vraag of de FLA in zijn huidige vorm wel effectief bijdraagt aan die ambitie. Ze zien het als een overbodige administratie die eerder middelen afneemt van de betrokken diensten zoals hr, IT en leidinggevenden. Middelen die ze beter kunnen investeren in het voeren van een sterk opleidings- en competentiebeleid. De regering volgde echter niet en gaf enkel een tijdelijk uitstel voor registratie in de FLA.

Algemeen voorziet de arbeidsdeal voor elke werknemer bij een privébedrijf met minstens 10 fulltime-equivalenten (fte) een individueel opleidingsrecht.

Vanaf 2024 gaat het over minstens 5 opleidingsdagen per jaar voor bedrijven met minstens 20 werknemers. Zij moeten ook elk jaar vóór 31 maart een jaarlijks opleidingsplan indienen. Bedrijven met minder dan 20 maar minstens 10 werknemers moeten minimaal 1 opleidingsdag per jaar voorzien. Voor deeltijders, nieuwkomers maar ook jobstudenten, flexi-jobbers en gelegenheidswerkers geldt een pro rata. Schorsingen van arbeidsprestaties hebben geen invloed op het opleidingsrecht.

Afwijkingen opleidingsrecht via sectorale afspraken

Opdat ondernemingen zich goed kunnen voorbereiden, maakten veel sectoren eigen afspraken. PC 200 is zo’n voorbeeld en neemt daarnaast ook bedrijfsomvang als criterium mee:

Check dus zeker de lijst met uitzonderingen voor jouw cao. Als klant van ons sociaal secretariaat vind je de afwijkende regels voor jouw paritair comité in meer detail op Ella bij sectorale informatie.

De individuele opleidingsrechten (wettelijke, sectorale en eventuele aanvullende afspraken in het arbeidsreglement tussen jou en je werknemers) moeten eveneens per medewerker in de FLA geregistreerd worden.

Tip!

Niet-geregistreerde opleidingsrechten vult technische FLA-partner Sigedis uitzonderlijk eind november 2024 aan. Dat gebeurt o.b.v. je DmfA-gegevens, dus die zullen voor het vierde kwartaal nog onvolledig zijn. Vanaf 2025 zal Sigedis automatisch een voorstel van vooraf ingevulde opleidingsrechten doen dat jij dan checkt en aanvaardt of corrigeert indien nodig. Je kiest beter voor dit automatisch voorstel van opleidingsrechten, want eenmaal je zelf opleidingsrechten toekent, neem je voor die medewerker het beheer van de opleidingsrechten over van Sigedis. Lees: dan moet je dit telkens per medewerker manueel nakijken en corrigeren. Kortom, laat de registratie van opleidingsrechten – zeker in deze fase van het project – over aan Sigedis.

Naast de individuele opleidingsrechten registreer je ook de aangeboden en gevolgde opleidingen per werknemer. Daaronder vallen zowel de formele als informele opleidingen, als ze maar rechtstreeks met het werk of de functie te maken hebben. Jij als werkgever bepaalt welke opleiding mag worden georganiseerd of gevolgd:

• Formele opleiding: wordt door de onderneming of een externe partij gegeven aan meestal een groep leerlingen en op bepaalde tijdstippen en locaties. Een heftruckopleiding, een EHBO-cursus, een seminarie, een webinar van een opleidingsinstelling, een opleiding door het sectoraal vormingsinstituut … 
• Informele opleiding: hier is de werknemer zelf aan zet. Coaching- en mentortrajecten, lezingen, training on the job, online cursussen, zelfstudie …

Per opleiding registreer je basiskenmerken zoals duur, start- en einddatum, resultaat en eventuele financiering in de FLA.

Tip!

Informeer je medewerkers regelmatig én schriftelijk over relevante opleidingen, om discussie te vermijden. Is de opleiding essentieel om het werk goed uit te voeren, dan kun je ze verplicht maken. Anders niet. Het gaat hier immers over een opleidingsrécht, geen plicht.

Naast de individuele opleidingsrechten, aangeboden en gevolgde opleidingen moet je nog administratieve informatie registreren. Gegevens die Sigedis soms al automatisch invult en die je enkel hoeft te controleren, of info die optioneel is.

Als werkgever: identificatiegegevens en ondernemingsnummer, aantal werknemers
Per werknemer: identificatiegegevens, arbeidsregime, paritair (sub)comité, paritair (sub)comité, registratienummer van de cao als daarop het opleidingsrecht is gebaseerd enz.

Sigedis berekent de openstaande waarde van het opleidingskrediet. Dat is het aantal opleidingsdagen waar je werknemers nog recht op hebben.

Ondertussen ligt de deadline voor de eerste registratie vast. Je hebt tot en met 30 november 2024 om alles voor jou en je huidige werknemers te registreren: administratieve info, opleidingsrechten (zie tip hierover!) en gevolgde opleidingen van 1 januari tot en met 30 september 2024.

Nadien moet je de gevolgde opleidingen elk kwartaal en ten laatste binnen 1 maand na elk kwartaal registreren. Volgt je werknemer een opleiding tussen 1 oktober en 31 december, dan moet je die dus uiterlijk 31 januari 2025 geregistreerd hebben in de FLA.

Nieuwe werknemers moet je binnen de 60 dagen na hun indiensttreding registreren. Sigedis zal de gekende identificatiegegevens aanvullen in de FLA. Ook hier geldt onze tip rond registratie van opleidingsrechten: laat Sigedis aan zet om een voorstel te doen.

Wat voor werknemers die het bedrijf verlaten? Als werkgever verlies je 30 dagen na het einde van een arbeidsovereenkomst de toegang tot de FLA van je ex-werknemer. Op verzoek van de vertrokken werknemer kan de FOD WASO de opleidingsgegevens in de FLA aanpassen.

Het aantal dagen opleidingsrecht wordt gemiddeld over 5 jaar bekeken. Deze eerste periode loopt dus van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2028. Het saldo niet-gebruikte opleidingsdagen op het einde van elk jaar wordt overgedragen naar het volgende jaar en bijgeteld bij het ‘nieuwe’ saldo, en dat tot uiterlijk eind 2028. Omgekeerd mogen meer opgenomen opleidingsdagen dan het individuele opleidingsrecht voorziet, volgens de overheid niet worden afgetrokken van het nieuwe saldo in het volgende jaar. Vanaf 1 januari 2029 vervallen alle niet-opgenomen opleidingsdagen en start opnieuw een periode van 5 jaar.  

Opgelet: een openstaand opleidingskrediet kan enkel worden meegenomen bij dezelfde werkgever. Gaat je werknemer elders werken of komt een werknemer met openstaand krediet bij zijn vorige werkgever bij jou in dienst, dan komt de teller weer op 0 te staan.

Als je werknemer kan inloggen op www.mycareer.be, heeft hij daar zijn persoonlijke opleidingsoverzicht. Beschikt de overheid over een e-mailadres van de werknemer, dan ben jij niet verplicht om hier nog extra over te informeren.

Kent de overheid geen e-mailadres, dan moet je je werknemer bij de indiensttreding informeren over de FLA en wat daar allemaal in te vinden is. Dat moet je dan minstens 1 keer per jaar herhalen via een specifiek modeldocument, dat je ontvangt in de e-Box van de onderneming.

De sociale inspectie kan controleren of je de FLA-wet naleeft, maar er zijn geen administratieve of strafsancties voorzien voor het niet of onvoldoende registreren van opleidingen.

Voor deze 3 inbreuken op de FLA-wet zou er vanaf juni 2025 een ‘naming & shaming’ volgen:

1. Als je een werknemer niet correct registreert in de FLA binnen de 60 dagen na indiensttreding.
2. Als je niet tijdig je informeringsplicht nakomt tegenover werknemers waarvan de overheid geen e-mailadres heeft.
3. Als je werknemer vraagt om diens gegevens aan te passen in de FLA en je dat niet tijdig doet.

Sigedis stelt per kwartaal een lijst op met bedrijven die in het voorgaande kwartaal een of meerdere van deze drie inbreuken hebben begaan. De betrokken werkgevers krijgen via de e-Box Enterprise een bericht met tekortkomingen. Vervolgens hebben ze 30 dagen de tijd om alles in orde te brengen en zo van de lijst gehaald te worden.

Niet in orde? Na 30 dagen draagt Sigedis die zwarte lijst met naam en toenaam over aan de NAR, paritaire (sub)comités, FOD WASO en sociale inspectiediensten. Vanaf 1 juni 2025 zal FOD WASO die ‘wall of shame’ online publiek maken.

Daarnaast riskeren de betrokken werkgevers ook een administratieve geldboete tot 800 euro per werknemer als opleidingsverplichtingen uit de sectorale cao niet worden nageleefd.

Tip: registreren is discussies vermijden

Nog een reden om alle opleidingen, zeker de informele, te registreren in FLA: zo vermijd je discussies met je werknemer, of diens vakbond, over het resterende individuele opleidingsrecht en of je wel of niet je verplichtingen bent nagekomen. Want bij ongebruikt individueel opleidingsrecht is het gevolg een automatische overdracht naar volgend jaar of – bij ontslag – een uitbetaling naast de opzeggingsvergoeding. In dat geval geldt het openstaande opleidingskrediet immers als een verworven voordeel dat dan samen met de opzeggingsvergoeding moet worden uitbetaald.

Je kunt kiezen uit drie registratiekanalen. Kleinere bedrijven zullen doorgaans opteren voor de manuele invoer via de webinterface. Grotere organisaties geven wellicht de voorkeur aan een batchverzending of API-integratie met hun eigen systemen.