Digitalisering in hr: 5 tips om al je medewerkers warm te maken

#1 Pak medewerkersvragen proactief aan

Het is niet omdat jij vol vertrouwen uitkijkt naar je digitaliseringstraject dat al je medewerkers dat ook doen. Sommigen zullen weerwerk bieden, dus bereid je hierop voor. Zo kun je op voorhand al nadenken over mogelijke vragen en antwoorden. Waar kunnen medewerkers terecht met vragen over het gebruik van bepaalde hr-software of tools, bijvoorbeeld? De kans is groot dat er ook vragen zijn waar je zelf niet aan denkt, dus update je lijst geregeld.

#2 Deel je visie op digitalisering

Maak duidelijk dat je digitaliseringstraject doelstellingen heeft door een heldere visie te delen. Dat is ook dé manier om van je medewerkers ambassadeurs te maken. Mensen willen het waarom begrijpen. Hoe verbeteren je nieuwe digitale tools hun leven en hoe passen ze binnen de bredere bedrijfsstrategie? Communiceer dit niet enkel via interne nieuwsbrieven, mails of platformen, maar organiseer livesessies zodat je meteen kunt inspelen op de reacties.

#3 Geef je medewerkers een stem

Sluit je je medewerkers volledig uit van het beslissingproces, dan is het risico op weerstand groter – zelfs bij de beste ideeën. Betrek hen daarom van bij de start. Stel een werkgroep samen die de mogelijke voordelen, veranderingen, bezorgdheden, optimalisaties enzovoort evalueert. En ga met de bevindingen aan de slag. Deze groep kan de software ook testen in een pilootproject. Als alles goed gaat, zal hun enthousiasme aanstekelijk werken.

#4 Bied doorlopende technische ondersteuning aan

Je medewerkers klaarstomen om effectief met je digitale oplossingen aan de slag te gaan en er het meeste uit te halen, is waarschijnlijk het heikelste punt. Een how-to-video posten en klaar is Kees? Was het maar zo simpel. Ga voor trainingen die op maat gemaakt zijn van de gebruikers. Mensen willen precies zien welke impact een tool heeft op hun dagelijkse routine. En blijf ook daarna ondersteuning bieden. Niet iedereen zal meteen volledig mee zijn.

#5 Gooi oude methodes niet meteen over boord

De gewoontes van je medewerkers veranderen doe je niet met een vingerknip. Als iemand al jaren zijn onkosten doorgeeft via een manuele template, dan is een nieuwe tool een ingrijpende verandering. Zelfs al zorgt die ervoor dat je medewerker via een automatische flow sneller wordt terugbetaald. Faseer daarom oude gewoontes of technologie geleidelijk aan uit. Zo voelt de breuk minder bruusk aan.

Kortom, pak bij je volgende digitaliseringsfase medewerkersvragen proactief aan, deel je visie, geef anderen een stem, bied voldoende ondersteuning, en laat oude sysemen nog even doorlopen. Doe je dit goed, dan zal je beloftevolle softwaretool zijn belofte ook inlossen.