Kickstart de digitalisering van jouw hr met deze tools

Doordachte hr-digitalisering kan ondernemingen stevig vooruithelpen: om de werkdruk voor de hr-afdeling te verminderen via automatisatie in onder meer tijdsregistratie en payroll, om de loonadministratie efficiënter te doen lopen, en natuurlijk ook om het leven van je werknemers makkelijker te maken. Zo ga je van start.

Hoe geraakt een werknemer aan de hr-informatie die hij/zij nodig heeft en hoe vraagt hij/zij die op? Kun je makkelijk afwezigheden of vakantie aanvragen, loonfiches consulteren, onkosten ingeven enzovoort? Plaats je in de schoenen van je medewerker en breng de employee journey in kaart. Bepaal alle (digitale) touchpoints en bekijk wat goed loopt en wat stroef zit, aan de hand van een employee journey canvas.  

Daaruit zal blijken welke soort tools je nodig hebt. Hr-tech onder de vorm van beheerssystemen zijn al wijdverspreid. Daarnaast zijn er heel wat tools beschikbaar waarmee werknemers zelf hun hr-ervaring kunnen verbeteren. Denk aan selfservicesystemen, platformen voor werknemerservaring (EX) en digitale assistenten die gestuurd worden door artificiële intelligentie.

Bekijk waar je medewerkers het meeste nood aan hebben en digitaliseer die domeinen eerst. Ter inspiratie: dit zijn de 3 meest gedigitaliseerde hr-domeinen bij Belgische bedrijven.

1. hr-administratie en vragen rond salaris, verlof, onkosten etc.
2. interne communicatie
3. communicatie omtrent verloning

Hr-administratie staat met stip op 1 als meest gedigitaliseerde hr-domein. Geen verrassing: er bestaat heel wat goede software die je kan helpen bij al je administratieve kerntaken. Denk aan payroll, afwezigheden en tijdsregistratie, kostenmanagement, training & ontwikkeling en personeelsplanning. Waar moet je bij het kiezen van die software zoal op letten?

-    Kies één platform waarmee je alles kunt
Goochelen met programma’s en tools maakt het digitaliserings- en automatiseringsproces traag. Kies voor één geïntegreerd digitaal hr-platform dat oplossingen biedt voor al je noden, van payroll over talentmanagement tot learning. Zulke hr-platformen zijn vaak modulair: je kiest zelf met welk hr-domein je begint. Zo kun je eerst payroll en tijdsregistratie aanpakken, om daarna workforcemanagement en talentmanagement erbij te nemen. Stapsgewijs digitaliseren maakt het geheel behapbaar, en zal minder weerstand oproepen bij je medewerkers.  

-    Denk mobile-first
Sinds de opkomst van telewerk is het nog belangrijker geworden dat hr-tech geoptimaliseerd is voor mobile: werknemers willen info ‘on the go’ en verwachten efficiëntie, flexibiliteit en gebruiksgemak. Denk aan werknemers die overal en altijd via hun smartphone snelle antwoorden willen vinden op payroll- of juridische vragen. Zorg er daarom voor dat je software ondersteund wordt op alle soorten mobiele apparaten, zodat iedereen in je organisatie er even makkelijk van kan gebruikmaken. 

-    Zorg voor een slimme zoekfunctie 
Snel vinden wat je zoekt maakt onmisbaar deel uit van een goede tech-ervaring. Kun je makkelijk zaken opsnorren en terugvinden in je eigen taal? Gaat het platform aan de slag met eerdere zoekopdrachten en gebruikt het NLP (natural language processing) om kernwoorden te linken aan de juiste resultaten? En wat met stemtechnologie? Wie zoekt naar de juiste tool, kiest maar beter een leverancier die blijft innoveren.  

-    Kies voor proactieve technologie 
Tools moeten meer zijn dan enkel reactief. Responsiviteit in een softwareprogramma is belangrijk: je wilt dat slimme software zelf suggesties voorstelt. Je medewerkers zijn immers Netflix en Spotify gewoon: apps die je naadloos van het ene naar het andere relevante onderwerp leiden. Die ervaring en dat gebruiksgemak verwachten ze ook van hun hr-tools. Dat komt overigens niet enkel je medewerkers, maar ook hr-professionals ten goede: zoek je info over bedrijfswagens, dan krijg je suggesties die je leiden naar een kostensimulator, een roadmap voor een slim beleid rond elektrisch rijden, regelgeving, en nog veel meer. Tech kan je ten slotte ook helpen om compliant te blijven. 

Chatbots in je software kunnen helpen om snel antwoord te bieden op veelgestelde vragen rond bijvoorbeeld verloning. Een chatbot slaapt nooit: medewerkers kunnen er non-stop een beroep op doen om info in te winnen. Weet de bot het antwoord niet? Dan word je doorgestuurd naar de juiste expert. Ook voor je eigen werknemers zijn bots een goede oplossing om snel een antwoord te bieden op veelgestelde vragen. 

Je merkt het: wie zijn hr-departement wil digitaliseren, moet met heel wat zaken rekening houden. Bovendien moet je ook je medewerkers mee aan boord krijgen.