Tips voor een succesvol online rekruteringsgesprek
Een goede voorbereiding
Houd altijd rekening met het niveau van de kandidaat. Heeft hij/zij ervaring met digitale tools of juist niet Kies ook een tool waarmee je zelf vertrouwd bent zodat je zelfverzekerd aan het gesprek start. Zorg ervoor dat je voor alle zekerheid het telefoonnummer van de kandidaat bij de hand houdt, dan kun je het gesprek telefonisch kan voortzetten als de technologie het laat afweten.
Geef in de uitnodiging duidelijke instructies. Hierbij kun je denken aan een link waarop de kandidaat gemakkelijk kan klikken en een duidelijke tijdsindicatie, zo kan kandidaat goed rekening houden met zijn/haar planning.
In een meeting room kan je je gemakkelijk afzonderen. Werk je zelf van thuis en vindt het gesprek niet op kantoor plaats? Probeer je op een rustige plek af te zonderen, zet je telefoon op stil, laat geen meldingen van mails binnenkomen en informeer jouw huisgenoten dat je een call hebt gepland zodat je je kunt focussen op de kandidaat en niet wordt afgeleid.
Het online sollicitatiegesprek
De eerste minuten zijn belangrijk om jouw kandidaat op zijn/haar gemak te stellen en jezelf als werkgever te profileren. Kandidaten hebben soms tijd nodig om aan het nieuwe sollicitatiemedium te wennen dus kijk en luister goed naar de kandidaat die voor jou zit en pas je daarop aan. Merk je dat jouw kandidaat cameraschuw is, stel dan eerst jouw bedrijf en de vacature voor zodat de kandidaat kan luisteren en zijn/haar zenuwen onder controle kan brengen.
Stel de juiste vragen
Houd een vragenlijst bij de hand en stel zoveel mogelijk open vragen. Ja-nee-vragen houden geen gesprek op gang. Vermijd ook standaardvragen zoals "Waar zie jij jezelf over 5 jaar?" en "Wat zijn jouw goede/slechte eigenschappen?". Je krijgt enkel sociaal wenselijke antwoorden te horen en je gaat geen vollediger beeld van de kandidaat krijgen.
Open vragen waarmee je een gesprek op gang brengt zijn bijvoorbeeld:
- Wat denk je dat je in deze functie gaat leren?
- Als je terugkijkt op wat je tot nu gedaan hebt, wat zijn voor jou dan mijlpalen geweest? Waar ben je trots op?
- Wat wasje grootste flater en hoe heb je hiervan geleerd?
Volg je kandidaat in het gesprek. De vragenlijst dient als houvast, laat het een gesprek zijn zonder jouw kandidaat te onderwerpen aan een vragenvuur. Door mee te gaan in het verhaal van de kandidaat, ga je werkelijk in gesprek met jouw gesprekspartner. Vaak krijg je op die manier nog meer informatie over de sollicitant.
Presenteer je als werkgever
Bij een gesprek op kantoor kan de kandidaat al proeven van zijn/haar nieuwe werkomgeving, de collega’s en de sfeer . Bij een online interview is dat een stuk lastiger. Daarom is belangrijk om hier tijd aan te besteden. Want een kandidaat kiest niet enkel op functie-inhoud. De kandidaat moet zichzelf ook kunnen identificeren met jouw bedrijfscultuur. Probeer een waarheidsgetrouwe impressie te geven van jouw organisatie met bijvoorbeeld een korte video . Geen budget om een professional in te huren? Met een degelijke smartphone (eventueel in selfiemodus) kom je al een heel eind! Neem potentiële kandidaten in deze video mee op rondleiding op de werkvloer zodat zij kennis kunnen maken met collega’s en een idee krijgen van hun nieuwe werkomgeving. Deze video stuur je mee met de uitnodiging zodat de sollicitant een beter beeld heeft van jouw bedrijf voor de start van het interview. Tijdens het gesprek kan je dan ook naar zijn/haar impressies vragen.
Organiseer een speeddate
Heb je na het afronden van alle interviews enkele topkandidaten en vind je het moeilijk om een beslissing te nemen ? Dan is een virtuele speeddate wellicht de manier om na te gaan welke kandidaat het beste in het team en bedrijf past. Bovendien betrek je er jouw medewerkers bij die nog waardevolle feedback kunnen voorzien.
Hoe pak je zo’n virtuele speeddate aan? We geven graag het voorbeeld van een speeddate die onze Staffing collega’s hebben georganiseerd voor DHL Finance Services in Maastricht:
- Je creëert in Microsoft Teams of andere tool een online meeting
- Je nodigt alle kandidaten uit voor de speeddate maar ook de interne deelnemers. We adviseren om maximaal 10 kandidaten uit te nodigen om het goed te kunnen managen.
- Je maakt een programma op dat je op voorhand communiceert met alle deelnemers. Een manager of medewerker die gaat samenwerken met de kandidaat kan bijvoorbeeld een korte presentatie geven met meer informatie over de jobinhoud, specifieke projecten waarop er gewerkt is,waar het team momenteel mee bezig is en waar de kandidaat bij betrokken zal gaan worden. Zo krijgen alle kandidaten een goed beeld van hun nieuwe job.
- Na de presentatie zorg je ervoor dat elke kandidaat de kans krijgt om in een aparte digitale meeting room met een collega te praten zodat ze elkaar nog vragen kunnen stellen.
- De overige kandidaten zitten in een gezamenlijke chatbox en kunnen praten met de collega’s.
- Om het gesprek op gang te houden, is er een moderator aangesteld die vragen heeft voorbereid zodat het gesprek niet stilvalt en iedereen de mogelijkheid om te spreken krijgt
- Als alle kandidaten een apart gesprek hebben gehad, kan je de speeddate afronden en een intern overleg inplannen met al jouw collega’s om hun feedback te vragen en uiteindelijk de kandidaat te kiezen die het beste bij jouw bedrijf past.
Het grote voordeel van zo’n speeddate is dat de kandidaten kunnen kennismaken met hun werkomgeving en hun directe collega’s. Ook zij kunnen nu afhaken omdat ze met die extra informatie en indrukken, inzicht hebben gekregen dat ze niet passen in jouw bedrijf.
Jouw collega’s hebben zelf ook vragen kunnen stellen aan de kandidaten. Vragen die je misschien zelf niet hebt gesteld waardoor je nu een nog completer beeld hebt van de kandidaat.
Samenvatting
Rekruteren op afstand: de nadelen
Een videogesprek creëert een zekere afstand waardoor je als recruiter minder snel kan inpikken op non-verbale communicatie. Je mist ook de volledige lichaamshouding van de kandidaat dus vraag zeker goed door op de dingen waar je veel waarde aan hecht: past de kandidaat in de bedrijfscultuur, schaart die zich achter de waarden en visie van jouw organisatie?
Rekruteren op afstand: de voordelen
Een videogesprek loopt meestal iets informeler omdat kandidaten op hun gemak zijn in hun thuisomgeving. Je krijgt als het ware ook een blik in hun privéleven, wat je niet hebt in een interview op kantoor.
Het belangrijkste voordeel is ongetwijfeld de flexibiliteit van een videogesprek. Je kan het sneller inplannen want de kandidaat moet zich niet verplaatsen en een latent werkzoekende kan het gemakkelijker combineren met zijn zijn/haar huidige job.
