Internationale tewerkstelling start met 5 cruciale vragen

De wereld wordt steeds kleiner. Dus bestaat de kans dat ook jouw organisatie vroeg of laat in een buitenlands avontuur stapt of belandt. Hoe spannend dat ook is, je gaat best niet over één nacht ijs. Deze 5 vragen moet je zeker stellen.

Voor sommige bedrijven zit er een uitgekiende internationaliseringsstrategie achter, andere rollen haast per toeval in hun eerste project in het buitenland. En nog andere beschouwen vanaf het prille begin de wereld als hun actieterrein.

Maar tot welke categorie je ook behoort, om een aantal juridische hordes kun je niet heen zodra je medewerkers mee de grens oversteken. Meer nog, de wettelijke bepalingen inzake arbeidsrecht, socialezekerheids- en fiscaal recht niet naleven, kan nare gevolgen hebben. Een goede voorbereiding is het halve werk.

5 verplichte vragen

1. Mag mijn werknemer gewoon aan de slag in dat land?

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en in Zwitserland geldt in principe vrij verkeer van werknemers. Je medewerker heeft normaal gezien dus geen speciale toelating nodig om er aan de slag te gaan. De identiteitskaart volstaat om het land binnen te komen en er te werken.

Steek je de grenzen van de EER over, daarentegen, dan moet je werknemer wel een arbeidsvergunning of andere toelating hebben. Of hij een visum, arbeidsvergunning en/of andere specifieke documenten op zak moet hebben, hangt af van de specifieke wetgeving van het land in kwestie. Bovendien gelden ook binnen Europa – met inbegrip van Zwitserland - steeds striktere aanmeldingsformaliteiten bij tewerkstelling in het kader van detachering en/of gelijktijdige tewerkstelling. Een A1-document bemachtigen is dan ook vaak niet langer de enige formaliteit.

2. Ben ik verplicht om er een vestiging te openen?

In sommige landen moet je inderdaad een lokale entiteit hebben voordat je er iemand mag tewerkstellen. Om voor je eerste stappen in een nieuwe markt niet meteen een vestiging te hoeven openen, volstaat het soms om een mandaat – een postbus in de volksmond – te nemen. Maar opnieuw: in elk land zijn de spelregels anders, dus eerst je huiswerk maken is de boodschap.

3. Waar moeten de sociale bijdragen betaald worden?

De algemene regel zegt dat binnen de EER – en voor landen waarmee België een bilateriaal socialezekerheidsverdrag heeft afgesloten – het socialezekerheidsregime van het land van de tewerkstelling van toepassing is. Al zijn hierop een aantal uitzonderingen, met name in het geval van detachering en simultane tewerkstelling. Daardoor kan je werknemer binnen het stelsel van zijn woonstaat blijven.

Bovendien geldt het principe van eenheid van onderwerping: je medewerker kan in principe niet onderworpen worden aan verschillende stelsels tegelijk. Voor niet-EER-landen waarmee ons land geen bilateraal socialezekerheidsverdrag heeft, moet geval per geval worden bekeken hoe de vork aan de steel zit. Voor deze situaties is er immers kans op dubbele onderwerping.

4. Gelden er specifieke loon- en arbeidsvoorwaarden?

Voor je je werknemer in een bepaalde exportmarkt aan de slag zet, integreer je best de dwingende loon- en arbeidsvoorwaarden van dat land in de arbeidsovereenkomst. Overal gelden immers andere specifieke regels inzake arbeidsduur, minimumlonen, vakantierechten enzovoort. Wat je qua voorwaarden ook bepaalt in de arbeidsovereenkomst, de dwingende wetsbepalingen van het land van de tewerkstelling primeren altijd boven de bepalingen in de arbeidsovereenkomst.

5. Waar moet mijn medewerker belastingen betalen?

Bij internationale tewerkstelling is dubbele belasting niet denkbeeldig. Daarom heeft België wereldwijd met vele landen een dubbelbelastingverdrag afgesloten, waarin (onder meer) bepaald wordt welke staat bevoegd is om belastingen te heffen op het salaris dat je betaalt aan je werknemer. Op die manier zal hij of zij geen twee– of meer – keer belastingen betalen op hetzelfde loon.

De algemene regel is: een werknemer is belastbaar in het land waar hij woont, tenzij hij (effectief) in een ander land werkt. In dat geval is hij belastbaar in zijn ‘werkstaat’. Pas als bepaalde voorwaarden cumulatief vervuld zijn - de zogeheten 183 dagen-regeling, blijft de werknemer in de woonstaat belastbaar. In dat geval betaalt hij belastingen in het land waar hij woont en kan de werkstaat geen belastingen meer heffen. Het dubbelbelastingverdrag zegt niets over de wijze waarop de belastingen moeten berekend of betaald worden. Daarvoor wordt het interne recht toegepast van de staat die ‘heffingsbevoegd’ is.

Waarom dit specialistenwerk is:

Het is duidelijk: vooraleer je een van je werknemers naar het buitenland stuurt, moet je heel wat uitklaren en regelen. Complexe materie, maar voor onze specialisten in internationale tewerkstelling is het dagelijkse kost. Samen met jou onderzoeken we waar je medewerker belastbaar is, welk sociaalzekerheidsstelsel geldt, of er tewerkstellingsformaliteiten moeten vervuld worden en wat de regels zijn inzake arbeidsrecht.

Kortom, onze service omvat de volledige ketting: van het eerste theoretische advies over simulaties tot en met de payroll. Dankzij onze vestigingen in het buitenland, ons partnernetwerk Payroll Services Alliance en andere partners ter plaatse kunnen we dat in vele landen ter wereld.