Van data naar beslissingen: hoe Bechtle HR-inzichten koppelt aan businesskeuzes

"Vanuit onze interne organisatie kregen wij steeds vaker verzoeken om verschillende analyses uit te voeren op HR-data," vertelt Maarten. "Die informatie is nodig om bepaalde beleidskeuzes te motiveren. Een goede ontwikkeling uiteraard, maar om dat goed te kunnen doen heb je wel volledig overzicht en de juiste expertise nodig." 

Het probleem was niet alleen technisch. Ad-hoc rapporten over personeel gaven momentopnames - wie is er ziek, wie vertrekt - maar geen strategisch inzicht. Wat betekenen deze cijfers voor de toekomst? Waar moeten we in investeren? Die vragen bleven onbeantwoord.  

Bovendien ontbrak het bij collega's veelal aan specialistische kennis op het gebied van data-analyse. De gewenste data stond verspreid in verschillende overzichten van de HR-tools van SD Worx, en uitbesteden aan interne analisten behoorde niet tot de mogelijkheden vanwege de privacygevoeligheid. Al met al een hoge drempel om ermee te beginnen. 

De wens was helder: een visualisatietool voor HR-analytics die het gemakkelijker moest maken om HR-data op een overzichtelijke manier te ontsluiten. De belangrijkste criteria volgens Maarten: juistheid, gebruiksvriendelijkheid en onderhoudsvriendelijkheid voor wat betreft de koppeling met databronnen. 

Voorheen werkte het HR-team bij Bechtle meestal met Excel-exports als bron voor analytics. Het was relatief veel werk en bovendien foutgevoelig om periodiek de brondata te updaten. "Onze contactpersoon binnen SD Worx vertelde ons over 'SD Worx Insights – de Cloud-optie' en zodoende is het balletje gaan rollen", vertelt Maarten. In 2022 werd een pilot opgezet en sinds begin 2023 gebruiken ze bij Bechtle Insights Cloud volledig zelfstandig. 

Door de salaristool van SD Worx te koppelen met Power BI werd de drempel voor het ontsluiten van HR-data dusdanig laag dat Maarten prima in staat is HR-inzichten te visualiseren en trends waar te nemen. Na het tot stand brengen van de koppeling is de data altijd automatisch up-to-date - geen handmatig werk meer, geen fouten door verouderde cijfers. 

De complexiteit bij de opstart zat eigenlijk enkel in het realiseren van de koppeling, een éénmalige handeling. Maar eenmaal dat moment gepasseerd was, kwamen er nieuwe mogelijkheden. In beginsel was het doel gewoon 'aan de slag gaan' met HR-data. Het team binnen SD Worx dat de opstart ondersteunde, zette de rapportagewensen om naar een paar eenvoudige dashboards waar het HR-team van Bechtle direct mee aan de slag kon. 

Naarmate Maarten en zijn team langer met de oplossing werkten, wilden ze al snel over steeds complexere dashboards en rapportages beschikken. Vanuit die eerste dashboards hebben ze zelf, volledig naar eigen behoefte, een aantal nieuwe dashboards ontwikkeld. Waaronder dashboards waarin HR-data wordt gecombineerd met non-HR data - denk aan financiële cijfers of operationele gegevens. 

Het voordeel? HR-metrics krijgen meer betekenis wanneer je ze koppelt aan businessresultaten. Een stijgend verloop in een bepaalde afdeling? Koppel dat aan productiviteitscijfers en omzet, en plots zie je de business-impact. Dat maakt gesprekken met management concreter en relevanter. 

Bechtle werkt ondertussen ook aan het automatiseren van bepaalde administratieve HR-processen middels de tool. "We zijn bijvoorbeeld bezig met geautomatiseerde verzuim- en verlofdashboards," vertelt Maarten. Maar het gaat verder dan real-time monitoring van de huidige situatie. 

De kracht zit in het combineren van metrics voor 'nu' met inzichten voor 'volgende fase'. Een verzuimdashboard toont niet alleen wie vandaag ziek is, maar ook patronen die wijzen op toekomstige uitdagingen. Welke afdelingen lopen risico? Waar zijn preventieve acties nodig? Die combinatie - actuele cijfers én voorspellende inzichten - maakt HR proactief in plaats van reactief. 

De beperkingen liggen op dit moment vooral in het gebrek aan tijd en aan de complexiteit van de data/analyse die ze willen doen. "Intern zit in de aanwezige kennis van Power BI in korte tijd al veel vooruitgang," aldus Maarten. De volgende stap is dat de vraag naar HR-data voor het onderbouwen van bepaalde beleidskeuzes verder toeneemt. 

Vanwege de vertrouwelijkheid van de data heeft Bechtle ervoor gekozen om het team dat met de oplossing werkt bewust klein te houden. Bovendien was Maartens voorkennis op het gebied van data-analyse uiteraard een groot voordeel om dit project vlot te laten verlopen. 

"We hebben de samenwerking als zeer prettig ervaren," geeft Maarten aan. "Er waren veel resources beschikbaar en we zijn zeer te spreken over de manier waarop we in de pilotfase bij de hand zijn genomen. Verder vinden we het fantastisch dat er continu aan uitbreiding van de beschikbare tools wordt gewerkt."

Wat kan jouw organisatie leren van Bechtle's aanpak? 

• Start laagdrempelig. Begin met eenvoudige dashboards en bouw van daaruit. Perfectie is de vijand van vooruitgang.
• Combineer HR- met bedrijfsdata. Silo's doorbreken betekent HR-metrics koppelen aan financiële en operationele gegevens voor échte impact.
• Kijk vooruit. Niet alleen real-time monitoring, maar ook voorspellende inzichten voor toekomstige uitdagingen.
• Zorg voor een goede koppeling. Eenmalige investering in een goede data-infrastructuur betaalt zich dubbel en dwars terug.
• Bouw expertise op. Investeer in kennis binnen je team, zo verminder je de nood an externe specialisten. Zeker bij gevoelige data. 

Wat Bechtle laat zien, is hoe geïntegreerde HR-data de basis legt voor een strategische impact van HR. Door silo's te doorbreken en HR-informatie te koppelen aan businessdata, verschuift HR van rapportage naar advies. Niet omdat ze mooie dashboards hebben, maar omdat ze beleidskeuzes kunnen onderbouwen met concrete inzichten.