Klokkenluiders
Melding van interne wantoestanden
Vanaf 17 december 2023 moeten ook ondernemingen met minstens 50 en minder dan 250 werknemers een intern meldingskanaal en -procedure hebben, zodat medewerkers een klacht of wantoestand kunnen melden met voldoende garanties op het vlak van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, opvolging en gegevensbescherming. Deze ondernemingen kregen wat meer tijd om aan de verplichtingen van de klokkenluiderswet te voldoen. Werkgevers met minstens 250 werknemers moesten immers al op 15 februari 2023 zo’n intern meldkanaal en procedure hebben.
Waarover gaat de klokkenluidersrichtlijn ook alweer? De richtlijn legt minimumnormen vast voor de bescherming van klokkenluiders. Dat zijn personen die tijdens hun tewerkstelling bij of samenwerking met een overheids- of privaat bedrijf bepaalde inbreuken hebben vastgesteld en deze willen melden.
Wat moet je doen?
Intern meldingskanaal en -procedure
Als werkgever moet je een intern meldingskanaal voorzien zodat een klokkenluider zijn melding kan doen. Vaak zal dit via beveiligde digitale weg zijn. Een digitale tool is op zich echter niet voldoende. Je moet ook een procedure uitwerken voor interne meldingen en de opvolging ervan. Deze procedure moet voldoen aan een aantal vereisten die de wetgever heeft opgelegd. Zo ga je ook iemand moeten aanstellen als meldingsbeheerder, en moet ook een policy en bijlage bij je arbeidsreglement worden uitgewerkt. Over dit alles moet je ook transparant communiceren naar je werknemers.
Wij kunnen je hierbij helpen. Aan jou de keuze hoe ver je wil gaan in deze ondersteuning:
- Doe-het-zelf-pakket waarmee je zelf aan de slag kunt om de klokkenluidersrichtlijn te implementeren. Let op: een tool (beveiligd meldingskanaal) is niet inbegrepen maar kan optioneel worden bijbesteld.
- Doe-het-zelf-pakket met daarnaast ook activatie van de tool ‘SD Whistle’ als beveiligd online meldingskanaal.
- Enkel de tool ‘SD Whistle’.
Doe-het-zelf-pakket ‘Klokkenluiders’
De prijs bedraagt 515 euro (excl. btw).
Dit pakket omvat een PowerPoint en 4 korte video’s waarin onze expert alles stap per stap toelicht.
Je ontvangt ook alle ontwerpdocumenten (NL/FR):
- een policy ‘klokkenluiders’;
- bijlage arbeidsreglement;
- communicatie naar medewerkers.
Zo kun je zelf aan de slag om je bedrijf in lijn te stellen met de klokkenluidersrichtlijn.
OPTIONEEL:
Beveiligd meldingskanaal ‘SD Whistle’ – in het pakket zit een activatielink waarmee je deze tool nadien kunt bijbestellen.
Doe-het-zelf-pakket ‘Klokkenluiders’ én meldingskanaal ‘SD Whistle’
De prijs bedraagt 810 euro (excl. btw).
Je ontvangt het doe-het-zelf-pakket met alle info en modeldocumenten om de klokkenluidersrichtlijn correct te implementeren binnen je organisatie.
Daarnaast wordt ook het beveiligde meldingskanaal ‘SD Whistle’ geactiveerd, zodat je medewerkers via dit kanaal meldingen kunnen doen. De prijs voor het eerste jaar is inbegrepen, nadien betaal je jaarlijks een beheerskost voor de tool.
Meldingskanaal ‘SD Whistle’
De prijs bedraagt 380 euro (excl. btw).
Je bestelt enkel het meldingskanaal ‘SD Whistle’, een beveiligd meldkanaal voor klokkenluiders binnen jouw organisatie. De prijs voor het eerste jaar is inbegrepen, nadien betaal je jaarlijks een beheerskost.
Hou er rekening mee dat een tool alleen niet volstaat. Hij moet ingebed worden in een procedure die algemeen draagvlak heeft en de bescherming van de klokkenluiders onderschrijft. Ook moeten allerlei documenten worden aangepast, zoals het arbeidsreglement.
Meldingskanaal SD Whistle
Hoe werkt het?
Via de beveiligde online tool ‘SD Whistle’ kunnen medewerkers eenvoudig informatie delen over mogelijke misstanden binnen de organisatie.
Hoe werkt het?
- Medewerkers kunnen via de tool anoniem een melding doen. Indien gewenst, krijgen enkel medewerkers toegang.
- Het kanaal maakt dialoog tussen melder en meldingsbeheerder(s) mogelijk.
- Alles werd zo laagdrempelig mogelijk gemaakt, en dit voor zowel de meldingsbeheerder(s) als de melder.
Wat levert het jou op?
Draagvlak is belangrijk
Als werkgever geef je met een meldpunt een duidelijk signaal dat interne klachten een oplossing verdienen en wek je door het uitwerken van dergelijke interne meldingsprocedure vertrouwen over de wijze waarop dit wordt aangepakt.
Indien een werknemer een probleem niet intern kan aankaarten, blijft het onder de radar of bestaat het risico dat de werknemer dit meteen extern naar buiten brengt, wat de organisatie meer schade kan berokkenen.