Deels op kantoor, deels thuis: 6 tips om van hybride werken een succes te maken

Na meer dan een half jaar verplicht thuiswerken voor mensen met een kantoorjob, breekt binnenkort een nieuwe fase aan. Vanaf 9 juni mogen we één dag per week terug naar kantoor, vanaf juli is telewerk – voorlopig – niet langer verplicht maar sterk aanbevolen. Vliegen we dan met zijn allen terug vijf dagen per week naar kantoor? "Het zou beter zijn als de slinger ergens in het midden belandt”, zegt Kim Van Houtven, Senior HR Consultant van SD Worx. Dit zijn haar tips om dat nieuwe hybride werken in goede banen te leiden.

1. Beslis welk werk thuis kan en welk werk op kantoor moet

Kim Van Houtven: "Bedrijven die kiezen voor een combinatie van thuis- en kantoorwerk moeten in de eerste plaats de oefening maken: welke zaken kunnen werknemers efficiënter thuis doen en wanneer is het beter dat iedereen samenkomt? Puur operationeel overleg kan perfect via een online meeting, taken die concentratie vragen lukken soms beter van thuis. Voor opleidingen, brainstorm of overleg met klanten, is telewerken dan weer minder ideaal."

2. Hou rekening met verschillende types medewerkers

Kim Van Houtven: "Sommige werknemers zijn het afgelopen jaar gecrasht op het gebrek aan sociale interactie en staan te popelen om terug naar de werkvloer te mogen. Meer introverte werknemers hebben misschien net de voordelen van thuiswerk ontdekt en zijn mogelijk wat terughoudend om opnieuw in een open space, omringd door rumoerige collega's, te moeten werken. Bij de invoering van een hybride werkstructuur wordt het zaak om met al die verschillende temperamenten rekening te houden."

3. Maak duidelijke afspraken

Kim Van Houtven: “Met een deel van je workforce thuis en een ander deel op de werkvloer zijn goede afspraken over bereikbaarheid, verantwoordelijkheden en communicatietools belangrijker dan ooit. Hetzelfde geldt voor een heldere communicatie. Als leidinggevende moet je ook sterk de vinger aan de pols houden bij de regelmatige thuiswerkers. Merk je dat een bepaalde werknemer er altijd voor kiest om in te bellen voor vergaderingen, pols dan wat hem of haar tegenhoudt om wat meer naar kantoor te komen.”

4. Creëer ruimte voor flexibiliteit

Kim Van Houtven: “Goede afspraken maken is een ding, maar daarom hoeft niet alles in steen gebeiteld te staan. Hybride werken vraagt zowel van werknemers als werkgevers enige flexibiliteit. Spreek bijvoorbeeld af met je medewerkers dat ze bepaalde vaste weekdagen van thuis uit kunnen werken, behalve als er brainstorms in teamverband of belangrijke meetings met klanten zijn gepland.

Wil dat zeggen dat persoon X in bepaalde weken 4 dagen naar kantoor komt in plaats van de gebruikelijke 3, dan moet dat kunnen. Of stel dat een werknemer aangeeft dat hij of zij thuis eigenlijk niet goed functioneert: waarom zou je die niet toelaten om toch dagelijks naar kantoor te komen? Geef je werknemers in de mate van het mogelijke de keuze. Het komt de motivatie en het engagement alleen maar ten goede.”

5. Blijf vertrouwen geven

Kim Van Houtven: “Voor leidinggevenden blijft de nieuwe hybride manier van werken een les in vertrouwen geven. Een bezorgdheid is dat sommigen postcorona in een kramp schieten en terug voluit de aanwezigheid op kantoor gaan opeisen. In het ideale scenario belandt de slinger ergens in het midden, met een goed evenwicht tussen wat het bedrijf nodig heeft en hoe de werknemers zelf graag hun werk willen organiseren.”

6. Zoek de juiste formule en evalueer

Kim Van Houtven: “Tot nu toe moesten we van de nood een deugd maken en konden we niet anders dan thuiswerk zo efficiënt mogelijk organiseren. Nu gaan we over naar een situatie waarin elke organisatie opnieuw eigen keuzes kan maken op maat van de bedrijfscultuur. Dat maakt het complex om rond hybride werken vaste regels op te stellen. De meest essentiële tip is misschien net dat het geen exacte wetenschap is. Elk bedrijf moet dus op zoek naar een formule die het beste werkt en die dan regelmatig evalueren samen met de medewerkers.”