Tijd en aanwezigheid: hoe ontrafel je het ingewikkeldste payrollproces?

Een glazen bol hebben we niet, maar we zijn er zeker van dat veel hr-teams ‘een betere aanpak van tijd en aanwezigheid' bovenaan op hun lijstje met voornemens voor 2023 hebben gezet. Hoe we dat weten? Onze Payroll Proficiency Index 2023 toont aan dat maar liefst 45% van de Europese ondernemingen 'tijd en aanwezigheid' in hun top 5 van ingewikkeldste payrollsubprocessen zet. Klinkt dat bekend in de oren, dan is er een eenvoudige manier om het tij te keren. Hier lees je hoe.

Vandaag zijn werknemers steeds dynamischer. Mensen werken op verschillende momenten en locaties, en met flexibele uurroosters. In veel sectoren is '9-tot-5' een vage herinnering geworden. Dat maakt het een stuk moeilijker om tijd en aanwezigheid bij te houden, zoals gewerkte tijd, overwerk, vakantie en ziekte.

Aan de andere kant zijn tijd- en aanwezigheidsgegevens nog steeds cruciaal om zakelijke beslissingen te ondersteunen. Ze helpen bij de prognose van omzetverwachtingen, het benodigde personeelsbestand, het aantal beschikbare uren voor je medewerkers en meer.

Hoe slaag je er dan in om een vlekkeloze tijd- en aanwezigheidsregistratie bij te houden in zo'n dynamische werkomgeving? Laten we eerlijk zijn, dat lukt alleen als je hr-technologie inzet. En niet zomaar om het even welke hr-technologie. Ons advies: stel 5 cruciale functies voorop.

#1 Een selfserviceportaal voor leidinggevenden en werknemers

Het spreekt voor zich dat een selfserviceportaal de administratieve werklast voor je hr-team flink kan verminderen. Niet alleen kunnen werknemers zelf inklokken, afwezigheden en overuren beheren, ze kunnen ook afwijkingen zelf oplossen. Dat betekent dat leidinggevenden minder fouten moeten corrigeren, terwijl ze wel voordeel halen uit een realtime overzicht van de personeelscapaciteit en -kosten. Anderzijds kunnen je werknemers via het selfserviceportaal hun eigen overuren en vakantiedagen opvolgen, net als de planning voor het hele team.

#2 Integratie met payrollsoftware

Een vlekkeloze payroll is afhankelijk van betrouwbare gegevens en een correcte verwerking. Steeds meer ondernemingen exporteren data daarom niet langer manueel, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Automatisering is de nieuwe heilige graal, en terecht. Als je kiest voor een aanpasbaar tijd- en aanwezigheidssysteem dat goed integreert met je payrollsoftware, sla je twee vliegen in één klap. De loonbrieven van je werknemers kloppen als een bus. Dat beperkt de nood aan rechtzettingen achteraf, ook een bijzonder complex payrollproces volgens onze Payroll Proficiency Index 2023.

#3 Een gebruiksvriendelijke interface

Tijd en aanwezigheid zijn niet de meest sexy payrollprocessen, maar dat betekent nog niet dat ook je softwaretool een grijze muis moet zijn. Integendeel, moderne tijdregistratietechnologie volgt de nieuwste standaarden rond gebruiksgemak en gebruikerservaring. Dat resulteert onder meer in eenvoudig te begrijpen interfaces, duidelijke commando's, een ergonomische uitstraling en een minimaal aantal kliks. Voor gebruikers wordt de tool een bondgenoot in plaats van een bron van nog meer technologische ballast. Let er bovendien op dat de software die je kiest, past bij de grootte, de sector en het profiel van je onderneming. Dat draagt ook bij tot de gebruiksvriendelijkheid.

#4 Mobiele compatibiliteit

Met veel werknemers die onderweg zijn of op verschillende plekken werken, wil je een systeem dat compatibel is met alle types mobiele toestellen en vanaf elke locatie toegankelijk is. Zo kunnen je werknemers tussendoor tijd en aanwezigheid registreren, in tegenstelling tot een omslachtig systeem dat ze alleen op bepaalde momenten en plaatsen kunnen gebruiken. Bovendien ontvangen werknemers met een mobiel systeem altijd proactieve meldingen als ze bijvoorbeeld vergeten in te klokken of bijna het te presteren aantal uren hebben bereikt. Een dergelijk geïntegreerd controlesysteem draagt bij aan een nauwkeurige registratie van tijd en aanwezigheid.

#5 Rapportering en analyse

Tijd en aanwezigheid zijn geen doel op zich. Ze zijn een middel om slimmere, beter onderbouwde zakelijke beslissingen te nemen. Ter illustratie: je kunt rapporten gebruiken voor prognoses over het toekomstige personeelsbestand, maar ook om de oorzaak van veelvuldig overwerk of onregelmatigheden in de aanwezigheid op te sporen. Zo monitor je onder meer frequentie en duur van afwezigheden, verlofverdeling, loonkosten, tijdsbesteding en verschillen tussen afdelingen. Denk dus goed na over de rapporterings- en analysemogelijkheden van tijd- en aanwezigheidspakketten voordat je investeert in een softwaresysteem.